Ανησυχείτε συνεχώς μήπως δεν έχετε αρκετό χρόνο για να ολοκληρώσετε τις καθημερινές σας εργασίες; Δυσκολεύεστε να διαχειριστείτε τη λίστα υποχρεώσεων σας; Οι υποβολές σας ολοκληρώνονται πάντα την τελευταία στιγμή;
Εάν απαντήσετε ναι σε αυτές τις ερωτήσεις, πρέπει να ρυθμίσετε το ημερολόγιό σας. Το ημερολόγιο παίζει σημαντικό ρόλο στη διαχείριση χρόνου και στη διαχείριση έργου και μας βοηθά να είμαστε πιο παραγωγικοί.
Τα ημερολόγια βοηθούν στην παρακολούθηση των προθεσμιών και σας υπενθυμίζουν τις επερχόμενες συναντήσεις. Θα σας βοηθήσει να προγραμματίσετε τις διακοπές και τις διακοπές σας. Ας συζητήσουμε πόσο βολικό είναι ένα Ημερολόγιο και πώς να προσθέσετε ένα ημερολόγιο στο Outlook:
Πίνακας περιεχομένων
Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα Ημερολόγιο;
Ας συζητήσουμε πόσο απαραίτητο και βολικό είναι ένα ημερολόγιο:
Αύξηση παραγωγικότητας
Ένας από τους κύριους λόγους για να ρυθμίσετε το ημερολόγιό σας είναι να αυξήσετε την παραγωγικότητα. Μας βοηθά να δημιουργήσουμε καθημερινές λίστες υποχρεώσεων και χρονοθυρίδες για εργασίες ρουτίνας. Η εργασία με ένα ημερολόγιο διασφαλίζει ότι οι σημαντικές εργασίες εκτελούνται στην ώρα τους και ότι θα έχετε χρόνο για άλλες μη συνηθισμένες εργασίες. Η χρήση του ημερολογίου σας ως το κύριο εργαλείο για την παρακολούθηση των εργασιών σας σας κάνει πιο παραγωγικούς.
Βοηθήστε να δώσετε προτεραιότητα στις εργασίες
Η ιεράρχηση των εργασιών είναι μια άλλη σημαντική χρήση του ημερολογίου, καθώς μας βοηθά να αποφασίσουμε και να προγραμματίσουμε τι πρέπει να κάνουμε πρώτα. Μπορείτε να οργανώσετε τις εργασίες σας σε διάφορες κατηγορίες όπως:
- Επείγον και Σημαντικό,
- Σημαντικό αλλά όχι Επείγον,
- Επείγον αλλά όχι σημαντικό, και
- Ούτε Επείγον ούτε Σημαντικό
Η οργάνωση και η ιεράρχηση των εργασιών σας σάς βοηθά να αποφύγετε να ξοδεύετε πολύ χρόνο σε εργασίες που δεν είναι επείγουσες ή απαραίτητες και να ολοκληρώσετε έγκαιρα σημαντικές εργασίες. Θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας με τη σωστή σειρά και με τον σωστό τρόπο.
Συνεχίστε να παρακολουθείτε
Βοηθώντας μας να γίνουμε πιο παραγωγικοί και δίνοντας προτεραιότητα σε εργασίες, τα ημερολόγια μας βοηθούν επίσης να παραμείνουμε σε καλό δρόμο και να χειριστούμε αποτελεσματικά τις προθεσμίες. Θα μας βοηθήσει να αποφύγουμε τους περισπασμούς και θα διατηρήσουμε την εστίασή μας σε σημαντικές εργασίες.
Προγραμματίστε διακοπές ή διακοπές
Το ημερολόγιο είναι σημαντικό όχι μόνο για τη διαχείριση της επαγγελματικής μας ζωής αλλά και της προσωπικής μας ζωής. Μας βοηθά να προγραμματίσουμε διακοπές ή μικρά διαλείμματα για να ανανεωθούμε.
Άλλα σημαντικά οφέλη ενός Ημερολογίου είναι τα ακόλουθα:
- Μας βοηθά να βελτιώσουμε τις ικανότητες διαχείρισης χρόνου και λήψης αποφάσεων.
- Μας βοηθά να πετύχουμε περισσότερα με λιγότερη προσπάθεια και να εργαστούμε έξυπνα.
- Η χρήση ημερολογίου αποφεύγει αποτελεσματικά το χάσιμο χρόνου και την αναβλητικότητα και μας βοηθά να αναπτύξουμε αυτοπειθαρχία.
- Βελτιώνει την ποιότητα της εργασίας μας.
- Με ένα ημερολόγιο, μπορείτε να χειριστείτε τις προθεσμίες χωρίς να αισθάνεστε υπερένταση ή άγχος.
Τι σημαίνει η προσθήκη του ημερολογίου κάποιου;
Η προσθήκη του ημερολογίου κάποιου σημαίνει ότι θα μοιράζεστε το ημερολόγιό σας με αυτό το άτομο ή μια ομάδα. Η κοινή χρήση ημερολογίων στην εργασία προάγει την αποτελεσματικότητα και ενθαρρύνει την επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας.
Οι διευθυντές, οι αρχηγοί ομάδων και οι υπάλληλοι μπορούν εύκολα να παρακολουθούν τα προγράμματα ολόκληρων μελών της ομάδας και μπορούν να κάνουν αλλαγές σε αυτά. Κάνει εύκολη την εξισορρόπηση και τη διαχείριση έργων σε όλη την ομάδα. Οι περισσότεροι οργανισμοί δίνουν προτεραιότητα στην εκπαίδευση των υπαλλήλων τους ώστε να μοιράζονται και να χρησιμοποιούν ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο.
Τα ημερολόγια μπορούν να μοιράζονται και με οικογένειες για να ζήσουν μια ισορροπημένη ζωή. Μπορεί να βοηθήσει τα ζευγάρια να βελτιώσουν την επικοινωνία, να διαχειριστούν την ευθύνη για τα παιδιά τους και να παρακολουθούν κάθε εργασία του σπιτιού. Θα εξασφαλίσει ότι δεν θα ξεχάσετε να περάσετε χρόνο μαζί.
Βήμα προς βήμα διαδικασία προσθήκης ημερολογίου στο Outlook.com και στο Outlook web
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε το ημερολόγιό σας στο Outlook.com ή στο Outlook web:
- Ανοίξτε τον λογαριασμό σας στο Outlook.com ή το Outlook στον Ιστό ή -> μεταβείτε στο εικονίδιο ημερολογίου -> κάντε κλικ στο “Προσθήκη ημερολογίου”
- Το επόμενο βήμα είναι να επιλέξετε προσθήκη προσωπικών ημερολογίων -> επιλέξτε τα ημερολόγιά σας για προσθήκη -> Εισαγάγετε τα στοιχεία του λογαριασμού σας
- Αφού συνδεθεί ο λογαριασμός σας, θα λάβετε μια ειδοποίηση μετά τον έλεγχο ταυτότητας, εάν χρειαστεί.
- Όλα τα συμβάντα ή τα προγράμματά σας από προσωπικά ημερολόγια θα συγχρονιστούν αυτόματα.
Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε ένα κοινόχρηστο ημερολόγιο:
- Το πρώτο βήμα είναι να αποδεχτείτε την πρόσκληση που έχετε μοιραστεί μαζί σας για να προσθέσετε το ημερολόγιο κάποιου.
- Μετά την αποδοχή, μπορείτε να προβάλετε το ημερολόγιο στο Outlook στην ενότητα “Κοινόχρηστα ημερολόγια”.
Τελικές Λέξεις
Τώρα που έχετε μάθει τη σημασία της προσθήκης και της κοινής χρήσης ημερολογίων και πώς να το κάνετε, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε. Ρυθμίστε το ημερολόγιό σας στο Outlook χρησιμοποιώντας τα παραπάνω βήματα. Η χρήση ημερολογίων του Outlook θα σας βοηθήσει να είστε πιο παραγωγικοί και να βελτιώσετε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση χρόνου.
Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε τις καλύτερες εφαρμογές για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας email (Gmail, Outlook, Yahoo).
Σας άρεσε να διαβάζετε το άρθρο; Τι θα λέγατε να μοιράζεστε με τον κόσμο;