Πώς να μετρήσετε την παραγωγικότητα εργασίας από το σπίτι των απομακρυσμένων εργαζομένων

Πώς αξιολογείτε την αξία που προσφέρουν τα μέλη του εργατικού δυναμικού σας στον οργανισμό σας;

Έχετε πολλές επιλογές για να αποκτήσετε εικόνα για την παραγωγικότητα του τακτικού προσωπικού, αλλά η απομακρυσμένη εργασία είναι ένα διαφορετικό παιχνίδι με μπάλα. Υπήρχε πάντα μια αυξανόμενη τάση των επιχειρήσεων να στραφούν σε απομακρυσμένους εργαζόμενους. Τώρα, η πανδημία του COVID-19 το έκανε τελικά κάπως απαραίτητο και δεν αποτελεί πλέον πολυτέλεια για τις περισσότερες εταιρείες.

Οι επιχειρήσεις από τούβλα και κονίαμα έχουν αρχίσει να βρίσκουν τρόπους να εξυπηρετούν τους πελάτες τους ενώ τηρούν κοινωνική απόσταση. Ωστόσο, οι περισσότεροι οργανισμοί έχουν απομακρυνθεί πλήρως ή εν μέρει. Ανακάλυψαν ότι όχι μόνο η απομακρυσμένη εργασία βοηθά στην αποφυγή της σωματικής επαφής, αλλά είναι επίσης πολύ ωφέλιμο για τον οργανισμό τους.

Πώς μπορώ να μετρήσω την παραγωγικότητα των απομακρυσμένων εργαζομένων μου;

Όταν οι υπάλληλοί σας εργάζονται από το σπίτι, θα είναι αρκετά πειθαρχημένοι για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους; Πώς ξέρετε ότι χρησιμοποιούν τις ώρες εργασίας για την επιχείρησή σας; Είναι πραγματικά λιγότερο παραγωγικοί που εργάζονται από το σπίτι;

Πριν απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, πρέπει να τους εμπιστευτείτε και να τους ενημερώσετε ότι το κάνετε. Μάουρα Τόμας από το RegainYourTime της δίνει δύο σεντς για την εμπιστοσύνη των απομακρυσμένων εργαζομένων:

Για την αποτελεσματική διαχείριση των απομακρυσμένων εργαζομένων, οι προϊστάμενοι πρέπει να πιστεύουν -εκτός αν έχουν αποδείξεις για το αντίθετο- ότι οι άνθρωποι εργάζονται ακόμα κι αν δεν βρίσκονται στο γραφείο. Αυτό που απαιτείται είναι μετρήσεις για να αντικρούσει ή να επιβεβαιώσει ανέκδοτα στοιχεία και προσωπικές υποθέσεις.

Επομένως, αν και αναζητάτε τρόπους να μετρήσετε καλύτερα την παραγωγικότητά τους, πρέπει να εμπιστευτείτε ότι κάνουν το καλύτερο δυνατό, εκτός εάν οι μετρήσεις λένε διαφορετικά.

Αυτό το άρθρο περιέχει απόψεις, συμβουλές και εργαλεία που χρησιμοποιούνται από διάσημους οργανισμούς σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο αξιολογούν την αξία που φέρνει στην εταιρεία τους το συγκεκριμένο προσωπικό από απόσταση.

#1. Αξία παραγωγής σε σχέση με την εργασία που καταβάλλεται

Οι οργανισμοί που είναι νέοι στον χώρο της απομακρυσμένης εργασίας θα ήταν συνηθισμένοι να βλέπουν το προσωπικό τους σε δράση. Επίσης, το «σπίτι» μπορεί να σημαίνει «χωρίς δουλειά» για πολλούς ηγέτες ομάδων. Ωστόσο, οι οργανισμοί πρέπει να συνειδητοποιήσουν ότι ο κύριος λόγος που οι εργαζόμενοι προτιμούν να εργάζονται εξ αποστάσεως είναι ότι εργάζονται με τον ρυθμό τους.

Ποιός ξέρει? Ο ρυθμός τους μπορεί απλώς να είναι αυτό που αναδεικνύει το καλύτερο τους.

  Μπορείτε να αγοράσετε skins εκδηλώσεων στο Apex Legends;

Έχετε ήδη προσωπικό που εργάζεται εξ αποστάσεως; Εδώ είναι τα καλύτερα εργαλεία τηλεδιάσκεψης για χρήση.

Αυτό Έρευνα ZDNet διαπίστωσε ότι οι εργαζόμενοι είναι γενικά πιο παραγωγικοί και πιο επικοινωνιακοί εργάζονται από το σπίτι.

Όταν ασχολείστε με απομακρυσμένο προσωπικό, είναι καλύτερο να μην δίνετε έμφαση στην παρακολούθηση των ωρών εργασίας των εργαζομένων. Αντίθετα, παρακολουθήστε τη δουλειά που έχετε κάνει. Ανεξάρτητα από το πόσο προσπαθείτε, δεν μπορείτε να ελέγξετε τον τρόπο με τον οποίο οι υπάλληλοί σας χρησιμοποιούν το χρόνο τους, ούτε μπορείτε να πείτε με βεβαιότητα πόση δουλειά καταβάλλουν. Το να είστε προσανατολισμένοι στα αποτελέσματα κρατά όλους εστιασμένους στην επίτευξη στόχων στους καθορισμένους χρόνους.

#2. Τιμή εσωτερικής ανατροφοδότησης

Μια χρήσιμη αλλά συχνά παραβλέπεται τεχνική για τη μέτρηση της παραγωγικότητας των απομακρυσμένων εργαζομένων είναι η εφαρμογή μιας εσωτερικής διαδικασίας ανάδρασης. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να αναθέσετε στους υπαλλήλους σας να συμπληρώσουν σύντομες έρευνες, όπου θα δίνουν ειλικρινείς απόψεις για τις επιδόσεις και τη στάση των συναδέλφων τους στην εργασία.

Μια τακτική είναι να κάνετε τους υπαλλήλους να συμπληρώνουν ερωτηματολόγια στα οποία απαντούν σε μερικές σύντομες ερωτήσεις ο καθένας σχετικά με τους συναδέλφους τους. Σε αυτό το ερωτηματολόγιο, ρωτήστε ποια πιστεύουν ότι είναι τα δυνατά σημεία του εν λόγω υπαλλήλου και ποιους τομείς μπορεί να βελτιώσει ο συνάδελφός του.

#3. Αγκαλιάστε τα εργαλεία

Η διοίκηση δεν μπορεί να παρακολουθεί την παραγωγικότητα των απομακρυσμένων υπαλλήλων χρησιμοποιώντας μη αυτόματες μεθόδους ή πολιτικές. Ευτυχώς, πολλά λογισμικά είναι διαθέσιμα για την απομακρυσμένη εργασία όσο πιο αποτελεσματική γίνεται.

Μερικά από αυτά τα εργαλεία περιλαμβάνουν:

ΟΜΑΔΙΚΗ ΔΟΥΛΕΙΑ

Το Teamwork προσφέρει μια προηγμένη πλατφόρμα για την εργασία των πελατών και σας βοηθά να οργανώσετε τα πάντα, να παρακολουθείτε κάθε χρεώσιμο λεπτό και να διασφαλίσετε ότι κάθε έργο παραδίδεται έγκαιρα και εντός του προϋπολογισμού. Μπορείτε να κλιμακώσετε την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών ή την επιχείρησή σας με λειτουργικότητα διαχείρισης έργου εντός της πλατφόρμας Teamwork.

Σε αντίθεση με το λογισμικό διαχείρισης έργων, μπορείτε να δημιουργήσετε έργα και εργασίες, να προσθέσετε σχόλια και να ανεβάσετε αρχεία. Η ομαδική εργασία σάς επιτρέπει να έχετε τα πάντα σε μια κεντρική τοποθεσία. Δείτε τα έργα σας ως προβολή πίνακα, γράφημα Gantt ή λίστα εργασιών. Προσαρμόστε την ομαδική εργασία σύμφωνα με την εμπειρία των χεριών σας και ξεκινήστε τη δουλειά σας.

Η ομαδική εργασία έχει όλα τα χαρακτηριστικά που χρειάζεται το λογισμικό διαχείρισης για να εκπληρώσει τις προσδοκίες σας, όπως διαχείριση χαρτοφυλακίου, πίνακες ελέγχου αναφορών, παρακολούθηση χρόνου, διαχείριση φόρτου εργασίας και πολλά άλλα. Μπορείτε να προβάλετε την κατάσταση της υγείας του έργου και να προβάλετε ενημερώσεις πίνακα από τους πίνακες εργαλείων για να ελέγξετε την πρόοδο του έργου και ό,τι απομένει.

Παρακολουθήστε ποιος εργάζεται σε ποια εργασία και χρησιμοποιήστε την επιλογή παρακολούθησης χρόνου για να μετρήσετε τον χρόνο που χρειάζεται ένα μέλος για να ολοκληρώσει μια εργασία. Δείτε τους πόρους της ομάδας σας, ώστε να μπορείτε να ελέγξετε ποιος είναι σε θέση και ποιος μπορεί να αναλάβει περισσότερη δουλειά. Ανάλογα με τις γνώσεις σας, μπορείτε να σχεδιάσετε νέα έργα αποτελεσματικά χωρίς ομαδική εξουθένωση.

  Μάθετε περισσότερα για τους ανθρώπους που χρησιμοποιούν αυτά τα 9 εργαλεία

Ενσωματώστε την ομαδική εργασία με τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε για τη λειτουργία της επιχείρησής σας. Ξεκινήστε να εργάζεστε μαζί και δείτε πώς η ομαδική εργασία θα είναι χρήσιμη για τις ομάδες σας, κάνοντας μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών. Χρησιμοποιήστε το δωρεάν για πάντα εάν είστε μικρή ομάδα ή επιλέξτε ένα πρόγραμμα σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας με 10 $/μήνα/χρήστη.

Δευτέρα.com

Τώρα εργαστείτε χωρίς όρια με το λειτουργικό σύστημα εργασίας Monday.com. Μπορείτε να δημιουργήσετε, να κλιμακώσετε και να εκτελέσετε τις ροές εργασίας της ομάδας σας σε μια ενιαία πλατφόρμα με ακρίβεια. Σας βοηθά επίσης να διαχειριστείτε έργα, αγορές, πωλήσεις και CRM, σχεδιασμό και δημιουργικότητα, ανάπτυξη λογισμικού, εργασίες, λειτουργίες, επαφές και πολλά άλλα.

Μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως με τα προσαρμόσιμα πρότυπα ή να δημιουργήσετε τα δικά σας ώστε να αισθάνεστε εύκολο στη χρήση του. Ενσωματώστε τη Δευτέρα με τα εργαλεία με τα οποία εργάζεστε όπως Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel κ.λπ.

Μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας σας σε δευτερόλεπτα για να αποφύγετε ανθρώπινο λάθος και να εστιάσετε καλύτερα στις εργασίες. Επιπλέον, προβάλετε τα δεδομένα ως ημερολόγιο, kanban, χρονοδιάγραμμα και χάρτη.

Επιλέξτε το μέγεθος της ομάδας σας για να έχετε το καλύτερο σχέδιο για εσάς. Εάν είστε άτομο, χρησιμοποιήστε το δωρεάν με απεριόριστους πίνακες, έγγραφα, 200+ πρότυπα κ.λπ. Μπορείτε να πάτε με 10 $/θέση/μήνα και να κάνετε μια δωρεάν δοκιμή για να το μάθετε καλύτερα για περισσότερες από δύο θέσεις.

Trello

Trello είναι ίσως μια από τις πιο δημοφιλείς λύσεις διαχείρισης έργων. Αυτό το βοηθητικό πρόγραμμα σάς παρέχει μια επισκόπηση των έργων που εκτελούνται και από ποιον. Το Trello είναι γεμάτο με χαρακτηριστικά που είναι απαραίτητα για τη σωστή απομακρυσμένη αξιολόγηση των εργαζομένων.

Στο διοικητικό συμβούλιο της Trello σε όλη την εταιρεία σας, ο διευθυντής μπορεί να ανακαλύψει τι εργάζεται κάθε προσωπικό ανά πάσα στιγμή. Η συνεχής επικοινωνία και οι ενημερώσεις αυξάνουν επίσης τη διαφάνεια στον οργανισμό σας.

Ανίπταμαι διαγωνίως

Μερικές φορές, η αποστολή μηνυμάτων δεν αρκεί. Ανίπταμαι διαγωνίως ήταν εδώ και λίγο καιρό, αλλά έχει δει μια έκρηξη κατά τη διάρκεια της κρίσης COVID-19. Αυτό το λογισμικό είναι μια εξαιρετική λύση τηλεδιάσκεψης για μικρές έως μεγάλες ομάδες.

Οι εναλλακτικές λύσεις για το Zoom περιλαμβάνουν το Google Meet, το Skype, το Microsft Teams, το GoToMeeting κ.λπ. Η τηλεδιάσκεψη θολώνει τη γραμμή μεταξύ των φυσικών και εικονικών χώρων εργασίας σας.

Έγγραφα Google

Χρησιμοποιώ Έγγραφα Google, στο οποίο η ομάδα μπορεί να έχει πρόσβαση ανά πάσα στιγμή. Τα Έγγραφα Google επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να επιλέγουν την εργασία στην οποία θέλουν να εργαστούν και στα έργα μπορούν να ανατεθούν εκτιμώμενοι χρόνοι.

  Πώς να ακυρώσετε τη διαδικτυακή συνδρομή σας στο Nintendo Switch

Η διοίκηση μπορεί να κρίνει ως πιο παραγωγικούς τους υπαλλήλους που ολοκληρώνουν συχνά τις εργασίες τους πριν από τους καθορισμένους εκτιμώμενους χρόνους. Το Google Workspace έχει πολλές πιο συναρπαστικές και χρήσιμες λειτουργίες που βοηθούν στην αξιολόγηση της παραγωγικότητας του προσωπικού από απόσταση.

Χαλαρότητα

Χαλαρότητα είναι, τα χέρια προς τα κάτω, το πιο δημοφιλές εργαλείο συνεργασίας. Χάρη στις χρήσιμες ενσωματώσεις και τη συλλογή εφαρμογών του, το Slack έχει γίνει το βασικό εργαλείο ανταλλαγής μηνυμάτων για επαγγελματίες και ομάδες. Οι περισσότεροι οργανισμοί θεωρούν ότι είναι ακόμη και το εικονικό τους γραφείο.

Συνδεθείτε στο χώρο εργασίας σας στο Slack και λάβετε άμεσες ενημερώσεις από τις απομακρυσμένες ομάδες σας. Το Slack έχει εφαρμογές που δημιουργούν αυτόματα αναφορές επιχειρηματικής δραστηριότητας. Παραδείγματα τέτοιων αναφορών περιλαμβάνουν τις πιο πρόσφατες κριτικές των προϊόντων/υπηρεσιών σας και τους νέους συνδρομητές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Αναφέρονται περισσότερα εργαλεία που μπορούν να βοηθήσουν όταν εργάζεστε από το σπίτι.

#4. Θέστε και επικοινωνήστε συχνά στόχους

Όταν αναλύετε τους στόχους σας σε μικρότερες εργασίες, γίνεται ευκολότερο να τους παρακολουθήσετε και λιγότερο κουραστικό από την πλευρά του υπαλλήλου. Οι οργανισμοί προσανατολισμένοι στα αποτελέσματα που προσλαμβάνουν προσωπικό εξ αποστάσεως θέτουν σαφείς στόχους και προθεσμίες όπως θα έκαναν για τους τακτικούς εργαζόμενους.

Με τη βοήθεια των μετρήσεων, θα αξιοποιήσετε στο έπακρο τις απομακρυσμένες ομάδες σας. Αυτές οι μετρήσεις διαφέρουν ανάλογα με τη φύση της επιχείρησής σας. Ορισμένες μετρήσεις απόδοσης λέξης από το σπίτι περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:

  • Ο αριθμός των πωλήσεων
  • Έσοδα που δημιουργούνται ανά μέλος της ομάδας
  • Θέματα πελατών
  • Μέσος χρόνος απόκρισης
  • Ποσοστό μετατροπής δυνητικού πελάτη
  • Κόστος απόκτησης πελατών (CAC)
  • Ποσοστό κύκλου εργασιών
  • Απόδοση επένδυσης μάρκετινγκ (ROMI)

Επιπλέον, όταν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι γνωρίζουν ότι θα λογοδοτήσουν για την εργασία τους, θα είναι περισσότερο επικεντρωμένοι στην ολοκλήρωση των εργασιών.

#5. Επιβράβευση των επιτευγμάτων

Δεν χρειάζεται να σταματήσετε στον καθορισμό στόχων για το απομακρυσμένο προσωπικό σας. Η ανταμοιβή τους όταν επιτυγχάνουν στόχους θα βελτιώσει άμεσα την παραγωγικότητά τους. Ανέφερα νωρίτερα πώς το Slack ενσωματώνεται με εφαρμογές για να επεκτείνει τις λειτουργίες του. ο HeyTaco! Η ενσωμάτωση, για παράδειγμα, σας επιτρέπει να γιορτάζετε τις νίκες των απομακρυσμένων εργαζομένων σας όλη την ημέρα.

Το κίνητρο των εργαζομένων είναι πιθανώς ο παράγοντας που ανησυχεί τους περισσότερους διευθυντές όταν έχουν να κάνουν με απομακρυσμένο προσωπικό και ένα χτύπημα στην πλάτη θα ήταν μια τέλεια τόνωση του ηθικού.

Τελικές σκέψεις…

Δεν κάνετε λάθος ή το παρακάνετε εάν θέλετε να παρακολουθείτε τους απομακρυσμένους εργάτες σας. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για μια υγιή απόδοση επένδυσης (ROI) στη συμβολή τους και ένας εξαιρετικός τρόπος για να εκτιμήσετε ή/και να ενθαρρύνετε την ανάπτυξή τους στη λειτουργία και την ιεραρχία του οργανισμού σας.

Η αξιολόγηση της παραγωγικότητας είναι μια συνεχής διαδικασία που κρατά υπό έλεγχο τους απομακρυσμένους υπαλλήλους. Το πιο σημαντικό, επιτρέπει επίσης στο προσωπικό να αξιολογήσει τον εαυτό του και να εργαστεί σκληρά για να φτάσει στο επίπεδο της παραγωγικότητας των συναδέλφων του.