Πώς να ενεργοποιήσετε πρόσθετα και συνδέσεις στο Outlook

Υπάρχουν πολλά πρόσθετα και υποδοχές τρίτων που διατίθενται για το Outlook. Ποια είναι η διαφορά μεταξύ των πρόσθετων και των υποδοχών σύνδεσης, πώς τα χρησιμοποιείτε και είναι ασφαλή στη χρήση τους; Έχουμε τις απαντήσεις για εσάς.

Τι είναι τα πρόσθετα και οι σύνδεσμοι;

Τα πρόσθετα και οι σύνδεσμοι είναι τρόποι σύνδεσης του Outlook με εφαρμογές τρίτων κατασκευαστών. Αυτές οι εφαρμογές περιλαμβάνουν εκείνες που έχουν ακούσει οι περισσότεροι (ακόμα κι αν δεν τις έχετε χρησιμοποιήσει) όπως Dropbox, Trello και Slack. Υπάρχουν πρόσθετα πρόσθετα και υποδοχές σύνδεσης που πιθανότατα δεν θα ακούσετε ποτέ έξω από εταιρικά περιβάλλοντα. Αυτά συνήθως διευκολύνουν δραστηριότητες όπως έξοδα, CRM (διαχείριση πελατειακών σχέσεων) και βιντεοσυναντήσεις.

Ωστόσο, ο στόχος όλων αυτών είναι ο ίδιος: να σας επιτρέψουν να αλληλεπιδράσετε με κάποιο τρόπο με μια άλλη εφαρμογή απευθείας από το Outlook.

Η διαφορά μεταξύ ενός πρόσθετου και ενός συνδέσμου αφορά την κατεύθυνση της ενοποίησης. Ένα πρόσθετο επιτρέπει στο Outlook να στείλει κάτι σε άλλη εφαρμογή. Μια εφαρμογή σύνδεσης επιτρέπει στην άλλη εφαρμογή να στείλει κάτι στο Outlook.

Τα πρόσθετα είναι διαθέσιμα μόνο για λογαριασμούς email που χρησιμοποιούν το Exchange, είτε πρόκειται για δωρεάν λογαριασμό Outlook.com/live.com/hotmail είτε για λογαριασμό Microsoft επί πληρωμή για τον δικό σας τομέα. Εάν χρησιμοποιείτε λογαριασμό που δεν ανήκει στο Exchange, όπως Gmail ή Yahoo! λογαριασμό, η επιλογή “Λήψη πρόσθετων” θα απενεργοποιηθεί.

Για παράδειγμα, υπάρχει ένα πρόσθετο Trello και μια υποδοχή Trello. Το πρόσθετο Trello σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε ή να τροποποιήσετε μια εργασία Trello απευθείας από ένα email. Η υποδοχή Trello θα επιτρέψει στο Trello να στέλνει ειδοποιήσεις και υπενθυμίσεις απευθείας στο Outlook.

Υπάρχουν δύο κύριοι τύποι πρόσθετων: αυτά που χρησιμοποιούν κουμπιά και αυτά που επισημαίνουν μέρη του email.

Τα πρόσθετα που χρησιμοποιούν κουμπιά τοποθετούν ένα κουμπί στην κορδέλα που μπορείτε να κάνετε κλικ κατά την προβολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κουμπί θα ενεργοποιηθεί η λειτουργία του πρόσθετου, όπως η αποστολή του email στο Trello για τη δημιουργία μιας εργασίας ή η δημοσίευση του περιεχομένου του email σε ένα κανάλι Slack. Σε αυτό το σημείο, το σχετικό περιεχόμενο από το email αποστέλλεται στην υπηρεσία τρίτου μέρους.

  Πώς να ανοίξετε και να προσαρμόσετε το κέντρο δράσης στα Windows 11

Όταν εγκαθίσταται ένα πρόσθετο που επισημαίνει περιεχόμενο, ενημερώνει το Outlook τι είδους πληροφορίες χρησιμοποιεί, όπως δεδομένα τοποθεσίας για ένα πρόσθετο χάρτη. Όταν ανοίγετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Outlook αναζητά αυτού του είδους τις πληροφορίες—για παράδειγμα μια διεύθυνση—και τις επισημαίνει. Όταν κάνετε κλικ στο επισημασμένο περιεχόμενο, οι σχετικές πληροφορίες (η διεύθυνση, σε αυτήν την περίπτωση) αποστέλλονται στην υπηρεσία τρίτου μέρους, ώστε να μπορούν να τις εμφανίσουν σε έναν χάρτη για εσάς.

Οι σύνδεσμοι είναι ελαφρώς διαφορετικοί, καθώς η εργασία που κάνουν πραγματοποιείται στην υπηρεσία τρίτου κατασκευαστή. Δεν υπάρχει κουμπί ή επισήμανση περιεχομένου με σύνδεση, απλώς η δυνατότητα της υπηρεσίας τρίτου κατασκευαστή να στέλνει πράγματα στο Outlook για να τα δει ο χρήστης.

Είναι ασφαλείς στην εγκατάσταση;

Ναι, εάν τα εγκαθιστάτε από το Microsoft Store. Μόνο τα πρόσθετα διαθέτουν κώδικα (JavaScript) για να κάνουν οτιδήποτε και η Microsoft επικυρώνει όλα τα πρόσθετα πριν επιτρέψει τη μεταφόρτωσή τους στο κατάστημα. Μπορείτε να δείτε τις δηλώσεις απορρήτου και τους όρους και τις προϋποθέσεις για οποιοδήποτε πρόσθετο έντυπο συναίνεσης στο κατάστημα της Microsoft.

Είτε το πρόσθετο χρησιμοποιεί ένα κουμπί είτε χρησιμοποιεί επισήμανση περιεχομένου, έχει πρόσβαση μόνο στα δεδομένα του μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο οποίο εργάζεστε.

Εάν εμπιστεύεστε τη Microsoft για την επικύρωση του πρόσθετου, τότε θα πρέπει να είστε σε θέση να εμπιστευτείτε ότι το πρόσθετο δεν είναι κακόβουλο. Εάν ενδιαφέρεστε, η Microsoft παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με την επικύρωση που κάνουν, τι επιτρέπεται και τι δεν επιτρέπεται να κάνουν οι προγραμματιστές και τη διαδικασία sandboxing στην οποία εκτελούνται όλα τα πρόσθετα.

Ενώ τα πρόσθετα κάνουν κάτι με πληροφορίες εντός του Outlook, μια εφαρμογή σύνδεσης είναι στην πραγματικότητα απλώς ένας τρόπος να δοθεί άδεια σε μια υπηρεσία τρίτου μέρους να εμφανίζει ειδοποιήσεις και ειδοποιήσεις στο Outlook. Η Microsoft επικυρώνει τις συνδέσεις, αλλά πραγματικά πρέπει να εμπιστεύεστε την υπηρεσία τρίτου κατασκευαστή. Ωστόσο, εάν έχετε λογαριασμό με αυτήν την υπηρεσία, προφανώς είστε ήδη άνετοι στη χρήση τους.

Όπως πάντα, συνιστούμε να εγκαθιστάτε μόνο πρόσθετα και συνδέσεις από το Microsoft Store.

Πώς τα προσθέτετε στο Outlook;

Η διαδικασία για την προσθήκη ενός πρόσθετου ή μιας εφαρμογής σύνδεσης στο Outlook είναι απλή, είτε χρησιμοποιείτε το Outlook Client είτε την εφαρμογή web του Outlook. Εάν εγκαταστήσετε ένα πρόσθετο ή μια εφαρμογή σύνδεσης στον υπολογιστή-πελάτη, θα εγκατασταθεί αυτόματα στην εφαρμογή web του Outlook και αντίστροφα.

  Πώς να κάνετε τα Windows 10 να μοιάζουν με τα Windows XP

Η διεπαφή για την προσθήκη ενός πρόσθετου ή μιας εφαρμογής σύνδεσης είναι η ίδια στον υπολογιστή-πελάτη και στην εφαρμογή Ιστού, απλώς η μέθοδος για να φτάσετε εκεί είναι ελαφρώς διαφορετική.

Η διαδικασία πελάτη του Outlook

Για να βρείτε ένα πρόσθετο ή μια εφαρμογή σύνδεσης στον πελάτη, κάντε κλικ στο κουμπί Αρχική σελίδα > Λήψη πρόσθετων.

Η διαδικασία της εφαρμογής web του Outlook

Για να βρείτε ένα πρόσθετο ή μια εφαρμογή σύνδεσης στην εφαρμογή Ιστού, κάντε κλικ στις τρεις κουκκίδες επάνω δεξιά ενώ προβάλλετε ένα τμήμα αλληλογραφίας.

Από το μενού περιβάλλοντος που εμφανίζεται, κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο “Λήψη πρόσθετων”.

Το μενού περιβάλλοντος με το

Από αυτό το σημείο, η διαδικασία εύρεσης και εγκατάστασης ενός πρόσθετου ή μιας εφαρμογής σύνδεσης είναι η ίδια τόσο στον πελάτη όσο και στην εφαρμογή Ιστού. Επομένως, ανεξάρτητα από το ποια χρησιμοποιείτε, θα ανοίξει ο πίνακας Add-in & Connectors.

ο

Ο πίνακας ανοίγει στην καρτέλα Πρόσθετα. Αν θέλετε να προσθέσετε μια εφαρμογή σύνδεσης, κάντε κλικ στην καρτέλα “Συνδέσεις”.

ο

Η διαδικασία είναι η ίδια τόσο για τα πρόσθετα όσο και για τις συνδέσεις, επομένως θα επικεντρωθούμε στην προσθήκη ενός πρόσθετου. Τα πρόσθετα εμφανίζονται αλφαβητικά ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο αναζήτησης επάνω δεξιά για να βρείτε γρήγορα όποια υπηρεσία ψάχνετε. Καθώς πληκτρολογείτε, η αναζήτηση θα βρει αντίστοιχες υπηρεσίες, σε αυτήν την περίπτωση, το Trello. Κάντε κλικ στο πρόσθετο όταν εμφανιστεί στη λίστα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη και το πρόσθετο θα εγκατασταθεί.

Κλείστε τον πίνακα Add-in & Connectors χρησιμοποιώντας το “x” επάνω δεξιά. Δύο κουμπιά Trello θα εμφανίζονται τώρα στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας όποτε έχετε επιλέξει ένα email.

Η εγκατάσταση ενός πρόσθετου θα έχει διαφορετικά αποτελέσματα ανάλογα με το τι κάνει το πρόσθετο. Για παράδειγμα, το πρόσθετο Giphy προσθέτει ένα κουμπί Giphy σε νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας επιτρέπει να εισάγετε εύκολα gif σε ένα email. Το πρόσθετο των Χαρτών Bing θα επισημάνει τις διευθύνσεις στο περιεχόμενο email και θα σας επιτρέψει να κάνετε κλικ σε αυτές για να ανοίξετε τους Χάρτες Bing.

Εγκαταστήσαμε το πρόσθετο Trello χρησιμοποιώντας τον πελάτη του Outlook. Όταν ανοίγουμε την εφαρμογή web του Outlook, το πρόσθετο Trello προστίθεται αυτόματα.

Η πρόσβαση στα πρόσθετά σας στην εφαρμογή Ιστού κάνοντας κλικ στις τρεις τελείες και κάνοντας κύλιση προς τα κάτω είναι λίγη προσπάθεια, ώστε να μπορείτε να καρφιτσώσετε τα πρόσθετα για να τα κάνετε πιο εύκολα διαθέσιμα. Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις > Προβολή όλων των ρυθμίσεων του Outlook.

  Το Memory Diag και το Battery Diag είναι δύο απλές εφαρμογές παρακολούθησης συστήματος [Mac]

Το Outlook

Ανοίξτε το Email > Προσαρμογή ενεργειών.

Το μενού Email με το

Στην ενότητα “Επιφάνεια μηνύματος”, ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου για το πρόσθετο που θέλετε να καρφιτσώσετε.

Αυτό θα προσθέσει ένα κουμπί Trello στα εικονίδια που εμφανίζονται όταν διαβάζετε τα εισερχόμενα email.

Εάν το πρόσθετο χρησιμοποιείται όταν συνθέτετε ένα μήνυμα, κάντε κύλιση προς τα κάτω στην επόμενη ενότητα, που ονομάζεται “Γραμμή εργαλείων”, και ενεργοποιήστε το σε αυτήν την ενότητα.

Μόλις ενεργοποιήσετε το πρόσθετο, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση επάνω δεξιά και το εικονίδιο για το πρόσθετο θα είναι ορατό στο email σας.

Πώς τα αφαιρείτε από το Outlook;

Η αφαίρεση ενός πρόσθετου ή ενός συνδέσμου είναι πολύ απλή. Ανοίξτε τον πίνακα Πρόσθετα & Εφαρμογές σύνδεσης, είτε από τον πελάτη (Αρχική σελίδα > Λήψη πρόσθετων) είτε από την εφαρμογή ιστού (τρεις κουκκίδες > Λήψη πρόσθετων) και κάντε κλικ στο “Τα πρόσθετά μου” (εάν χρησιμοποιείτε στην καρτέλα Συνδέσεις, αυτή η επιλογή βρίσκεται στην ίδια θέση, αλλά ονομάζεται “Διαμόρφωση”).

ο

Βρείτε το πρόσθετο που θέλετε να αποσυνδέσετε, κάντε κλικ στις τρεις τελείες και στο μενού που εμφανίζεται, επιλέξτε «Κατάργηση».

Κλείστε τον πίνακα Add-in & Connectors χρησιμοποιώντας το “x” επάνω δεξιά. Το πρόσθετο θα καταργηθεί αμέσως, τόσο στον πελάτη όσο και στην εφαρμογή Ιστού.

Αξίζουν να χρησιμοποιηθούν;

Εάν χρησιμοποιείτε μια υπηρεσία που προσφέρει ένα πρόσθετο ή μια εφαρμογή σύνδεσης, μπορεί να είναι χρήσιμα. Το να μπορείτε να στείλετε ένα συνημμένο απευθείας στο Dropbox ή να στείλετε ένα email σε ένα κανάλι Slack ή να μετατρέψετε ένα μήνυμα απευθείας σε μια εργασία Trello ή Jira είναι μια εξαιρετική εξοικονόμηση χρόνου. Ενώ πολλά από τα πρόσθετα πληρώνονται, ειδικά αυτά που έχουν σχεδιαστεί για εταιρική χρήση, πολλά είναι δωρεάν για εγκατάσταση.

Εκτός από αυτά που έχουν σχεδιαστεί για χρήση με μια συγκεκριμένη υπηρεσία, υπάρχουν δωρεάν πρόσθετα για αυτόνομα εργαλεία όπως το Giphy και το Boomerang που προσθέτουν λειτουργικότητα στο Outlook. Δεν υπάρχει κανένα πρόσθετο ή σύνδεσμος που θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε, αλλά πολλά που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε.

Όπως εξηγήθηκε παραπάνω, η Microsoft επικυρώνει όλα τα πρόσθετα και τις εφαρμογές σύνδεσης. Επιπλέον, η εταιρεία καθιστά ορατές τις λεπτομέρειες απορρήτου και τους όρους και τις προϋποθέσεις στο κατάστημα, ώστε να μπορείτε να είστε σίγουροι ότι είναι ασφαλείς.

Συνολικά, είναι ένα εύκολο και διαισθητικό σύστημα που προσθέτει λειτουργικότητα — συνήθως χωρίς να σας κοστίζει τίποτα.