Το Microsoft Word παρέχει ενσωματωμένα εργαλεία για τη δημιουργία και τη διευθέτηση διαφορετικών τύπων διαγραμμάτων ροής. Μπορείτε να δημιουργήσετε το δικό σας διάγραμμα ροής χρησιμοποιώντας διαφορετικά σχήματα και SmartArt. Δείτε πώς να το κάνετε.
Δημιουργία διαγράμματος ροής στο Word
Όταν εργάζεστε με σχήματα σε οποιαδήποτε εφαρμογή του Office, είναι πάντα χρήσιμο να χρησιμοποιείτε γραμμές πλέγματος για να βεβαιωθείτε ότι όλα έχουν το μέγεθος και τη σωστή τοποθέτηση. Για να εμφανιστούν οι γραμμές πλέγματος, μεταβείτε στην καρτέλα “Προβολή” και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου “Γραμμές πλέγματος”.
Οι γραμμές πλέγματος σας θα εμφανίζονται τώρα στο έγγραφο του Word.
Στη συνέχεια, μεταβείτε στην καρτέλα “Εισαγωγή” και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “Σχήματα” (θα εξετάσουμε το SmartArt αργότερα).
Ένα αναπτυσσόμενο μενού εμφανίζει μια μεγάλη βιβλιοθήκη σχημάτων από τα οποία μπορείτε να επιλέξετε. Θα εστιάσουμε σε δύο πράγματα εδώ: τις συνδέσεις στην ομάδα “Γραμμές” κοντά στην κορυφή και τα σχήματα στην ομάδα “Διάγραμμα ροής” κοντά στο κάτω μέρος.
Πριν συνεχίσουμε, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τον επιδιωκόμενο σκοπό των σχημάτων. Ίσως θελήσετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να διαβάσετε αυτήν την περιεκτική λίστα που περιγράφει λεπτομερώς το σημασία των σχημάτων διαγράμματος ροής, αλλά εδώ είναι μια γρήγορη επισκόπηση των βασικών.
Ορθογώνιο: Χρησιμοποιείται για τα βήματα της διαδικασίας.
Διαμάντι: Χρησιμοποιείται για την εμφάνιση σημείων απόφασης.
Οβάλ: Χρησιμοποιείται ως το σχήμα τερματισμού, υποδεικνύοντας τα σημεία έναρξης και λήξης μιας διαδικασίας.
Τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω σε οποιοδήποτε από τα σχήματα στο αναπτυσσόμενο μενού εμφανίζεται μια φυσαλίδα κειμένου που δείχνει τον σκοπό του σχήματος.
Ας προχωρήσουμε και εισάγουμε το πρώτο μας σχήμα. Πίσω στο μενού σχημάτων, επιλέξτε το σχήμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε στο διάγραμμα ροής. Δεδομένου ότι αυτό είναι το πρώτο μας σχήμα που χρησιμοποιείται στο διάγραμμα ροής, θα χρησιμοποιήσουμε το οβάλ σχήμα.
Μόλις επιλέξετε το σχήμα, θα παρατηρήσετε ότι ο κέρσορας σας μετατρέπεται σε σταυρόνημα. Για να σχεδιάσετε το σχήμα, κάντε κλικ και σύρετε.
Αφού σχεδιάσετε το σχήμα, θα παρατηρήσετε ότι εμφανίζεται μια νέα καρτέλα “Μορφοποίηση” με εντολές που σας επιτρέπουν να διαμορφώσετε το σχήμα σας, να αλλάξετε το περίγραμμα και το χρώμα γεμίσματος και πολλά άλλα.
Για να εισαγάγετε κείμενο μέσα στο σχήμα, επιλέξτε το σχήμα και μετά ξεκινήστε να πληκτρολογείτε.
Ας βάλουμε ένα άλλο σχήμα και μετά συνδέσουμε τα δύο σχήματα. Θα προσθέσουμε ένα ορθογώνιο για να υποδείξουμε ένα άλλο μέρος της διαδικασίας. Επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για να εισαγάγετε το σχήμα.
Για να συνδέσετε τα δύο σχήματα, επιστρέψτε στο μενού σχήματος και επιλέξτε την υποδοχή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε. Θα χρησιμοποιήσουμε ένα απλό βέλος γραμμής για αυτό το παράδειγμα.
Αφού επιλέξετε το βέλος, κάντε κλικ στην κεντρική λαβή στο πρώτο σχήμα και, στη συνέχεια, ενώ εξακολουθείτε να κρατάτε πατημένο το κουμπί του ποντικιού, σύρετε στην κεντρική λαβή στο επόμενο σχήμα.
Όπως και με τα σχήματα, μπορείτε επίσης να μορφοποιήσετε το βέλος με διαφορετικά πλάτη γραμμής, χρώματα και ούτω καθεξής.
Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε την ίδια μορφή γραμμής σε ολόκληρο το διάγραμμα ροής, κάντε δεξί κλικ στην εισαγόμενη γραμμή αφού τη μορφοποιήσετε και επιλέξτε “Ορισμός ως προεπιλεγμένη γραμμή”. Μπορείτε να το κάνετε αυτό και με σχήματα.
Δημιουργία διαγράμματος ροής με το SmartArt
Εκτός από τη χρήση σχημάτων για τη δημιουργία του διαγράμματος ροής σας, έχετε επίσης μερικές πολύ χρήσιμες επιλογές με το SmartArt. Μεταβείτε στην καρτέλα “Εισαγωγή” και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί “SmartArt”.
Στο παράθυρο “Επιλογή γραφικών SmartArt”, επιλέξτε την κατηγορία “Διαδικασία” στα αριστερά, επιλέξτε έναν τύπο διαδικασίας (εδώ χρησιμοποιούμε την επιλογή “Διαδικασία έμφασης εικόνας”) και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο “OK”.
Αυτό το γραφικό SmartArt έχει σχεδιαστεί ρητά για να περιγράφει λεπτομερώς μια διαδικασία. Ομαδοποιεί σχήματα για την προσθήκη φωτογραφιών (1) και κειμένου (2).
Εισαγάγετε τις σχετικές πληροφορίες. Εάν δεν χρειάζεστε ένα συγκεκριμένο αντικείμενο, μπορείτε να απαλλαγείτε από αυτό επιλέγοντάς το και πατώντας το πλήκτρο διαγραφής. Από την άλλη πλευρά, εάν μπορείτε να αντιγράψετε τα αντικείμενα, αν χρειαστεί να προσθέσετε πρόσθετες πληροφορίες.