Πώς να αποθηκεύσετε ένα φύλλο Excel ως PDF

Η αποθήκευση ενός υπολογιστικού φύλλου Excel ως PDF μπορεί να προκαλέσει σύγχυση και το τελικό αρχείο συχνά φαίνεται διαφορετικό από το πώς θέλουμε να παρουσιαστεί. Δείτε πώς μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα φύλλο ως αναγνώσιμο καθαρό αρχείο PDF.

Αρχεία Excel ως PDF

Υπάρχουν πολλά σενάρια όταν μπορεί να θέλετε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο του Excel ως αρχείο PDF αντί για υπολογιστικό φύλλο. Για παράδειγμα, εάν θέλετε να στείλετε μόνο ένα συγκεκριμένο τμήμα ενός μεγαλύτερου φύλλου ή δεν θέλετε να είναι επεξεργάσιμο. Ωστόσο, η μετατροπή ενός αρχείου Excel σε PDF μπορεί να είναι λίγο δύσκολη.

Συχνά δεν θεωρούμε τα υπολογιστικά φύλλα του Excel ως έγγραφα με περιθώρια, σελίδες και περιθώρια. Ωστόσο, όταν πρόκειται να μετατρέψετε αυτά τα αρχεία σε έγγραφα PDF που μπορούν να διαβαστούν, να εκτυπωθούν ή να διανεμηθούν σε άλλους, είναι κάτι που πρέπει να γνωρίζετε. Το αρχείο σας πρέπει να είναι ευανάγνωστο και κατανοητό, χωρίς τυχαίες αδέσποτες στήλες σε άλλες σελίδες ή μεγέθη κελιών που είναι πολύ μικρά για ανάγνωση.

Δείτε πώς μπορείτε να μετατρέψετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε ένα εμφανίσιμο και εκτυπώσιμο έγγραφο PDF.

Ρύθμιση της σελίδας

Εάν χρησιμοποιείτε Office 2008 ή νεότερη έκδοση, μεταβείτε στην καρτέλα Διάταξη σελίδας. Εδώ, θα δείτε πολλές επιλογές ομαδοποιημένες στην ενότητα Διαμόρφωση σελίδας. Εδώ είναι τα τρία πρώτα:

Περιθώρια: Πόσο μεγάλο είναι το κενό διάστημα μεταξύ της άκρης ενός εγγράφου και του πρώτου κελιού
Προσανατολισμός: Είτε θέλετε το τελικό αρχείο σας να είναι οριζόντιο είτε κατακόρυφο
Μέγεθος: Το μέγεθος σελίδας του τελικού εγγράφου σας

Αυτά λειτουργούν ως επί το πλείστον όπως λειτουργούν σε ένα έγγραφο του Word, επομένως ορίστε τα με βάση το πώς θέλετε να μοιάζει το τελικό PDF σας. Λάβετε υπόψη ότι τα περισσότερα υπολογιστικά φύλλα του Excel είναι πιο ευανάγνωστα σε οριζόντιο προσανατολισμό παρά σε κατακόρυφο προσανατολισμό, εκτός εάν έχετε πολύ λίγες στήλες. Τα φύλλα που αποθηκεύονται σε κατακόρυφο προσανατολισμό τείνουν να έχουν στήλες που βρίσκονται εκτός της τελικής περιοχής εκτύπωσης, γεγονός που μπορεί να κάνει πολύ δύσκολη την πλοήγηση και την ανάγνωση του εγγράφου σας.

  Πώς να αναζητήσετε προϊόντα που πωλούνται και αποστέλλονται από την ίδια την Amazon

Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε μια κεφαλίδα και ένα υποσέλιδο στην τελική σας διάταξη. Κάντε κλικ στο βέλος στην κάτω δεξιά γωνία της ενότητας Διαμόρφωση σελίδας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Κεφαλίδα/Υποσέλιδο. Μπορείτε να επιλέξετε μία από τις δημιουργημένες επιλογές του Office ή να δημιουργήσετε μία από τις δικές σας χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα “Προσαρμογή”.

Έχετε επίσης την επιλογή να αλλάξετε το φόντο της εκτύπωσής σας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο κουμπί Background στο Page Setup. Μπορείτε να επιλέξετε μια εικόνα από τον φορητό υπολογιστή σας ή από το cloud και αυτή η εικόνα θα τοποθετηθεί σε ολόκληρο το φύλλο σας.

Καθορισμός περιοχής εκτύπωσης και τοποθέτηση

Στη συνέχεια, πρέπει να προσδιορίσετε ποια περιοχή θα μετατραπεί σε PDF, καθώς και πόσες σειρές και στήλες θα υπάρχουν σε κάθε σελίδα.

Ο πρώτος τρόπος για να ορίσετε την περιοχή είναι χρησιμοποιώντας κλικ και σύρετε για να επιλέξετε όλα τα κελιά που θέλετε στο έγγραφό σας. Στη συνέχεια, μεταβείτε στην επιλογή Διαμόρφωση σελίδας > Περιοχή εκτύπωσης > Ορισμός περιοχής εκτύπωσης. Αυτό θα δημιουργήσει μια λεπτή γκρίζα γραμμή γύρω από ολόκληρη την περιοχή που θα εκτυπωθεί. Όταν δημιουργείτε το PDF σας, όλα εκτός αυτής της περιοχής δεν θα περιλαμβάνονται. Μπορείτε επίσης να εισαγάγετε μη αυτόματα τα κελιά κάνοντας κλικ στο βέλος στην κάτω αριστερή γωνία και μεταβαίνοντας στα Φύλλα > Περιοχή εκτύπωσης.

  Πώς να αποκλείσετε κάποιον χωρίς να το γνωρίζει στο Viber

Παρόμοια με το Microsoft Word, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε αλλαγές σελίδας για να τμηματοποιήσετε διαφορετικούς πίνακες. Αυτές οι αλλαγές σελίδας μπορεί να είναι οριζόντιες και κάθετες. Μεταβείτε στο κελί όπου θέλετε να τοποθετήσετε μια αλλαγή σελίδας, κάντε κλικ στην καρτέλα «Διάταξη σελίδας» στην κορδέλα και επιλέξτε Διαμόρφωση σελίδας > Διακοπές σελίδας > Εισαγωγή αλλαγής σελίδας. Αυτό θα δημιουργήσει ένα διάλειμμα ακριβώς πάνω και στα αριστερά του τρέχοντος κελιού σας.

Ένα άλλο σημαντικό πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να ορίσετε την επιλογή Scale to Fit. Στα δεξιά του Page Setup, θα δείτε τρεις επιλογές: Width, Height και Scale. Οι επιλογές Πλάτος και Ύψος σάς επιτρέπουν να ορίσετε σε πόσες σελίδες θα εμφανίζονται οι σειρές ή οι στήλες του πίνακα σας. Για παράδειγμα, εάν έχετε πολλές σειρές αλλά λίγες στήλες, η ρύθμιση του Πλάτους σε μία σελίδα είναι ιδανική. Η κλίμακα, από την άλλη πλευρά, θα καθορίσει τη συνολική αλλαγή μεγέθους ολόκληρης της περιοχής εκτύπωσης.

Επιλογές φύλλου

Το τελευταίο μενού που πρέπει να προσέξετε είναι οι Επιλογές φύλλων. Αυτές είναι ρυθμίσεις που επηρεάζουν την εμφάνιση του τελικού εκτυπωμένου φύλλου. Για πρόσβαση στις πλήρεις επιλογές φύλλου, κάντε κλικ στο βέλος στην κάτω αριστερή γωνία των ενοτήτων Επιλογές φύλλου.

Ακολουθεί μια επισκόπηση των διαφόρων προσαρμογών που μπορείτε να κάνετε σε αυτό το μενού:

Εκτύπωση τίτλων: Μπορείτε να σταθεροποιήσετε συγκεκριμένες γραμμές και στήλες του φύλλου στη θέση τους, ώστε να εμφανίζονται σε κάθε σελίδα, όπως κεφαλίδες και ετικέτες.
Γραμμές πλέγματος: Αυτό σας επιτρέπει να ορίσετε εάν θα εμφανίζονται ή όχι γραμμές πλέγματος, οι οποίες είναι οι γραμμές μεταξύ των κελιών που εμφανίζονται όταν δεν υπάρχει ζωγραφισμένο περίγραμμα σε αυτά.
Επικεφαλίδες: Αυτό σας επιτρέπει να εμφανίζετε επικεφαλίδες, οι οποίες είναι οι σταθερές αλφαβητικές (A, B, C) και αριθμητικές (1, 2, 3) ετικέτες στον άξονα x και στον άξονα y των υπολογιστικών φύλλων του Excel.
Σχόλια, σημειώσεις και σφάλματα: Εμφανίζει τα ενσωματωμένα σχόλια, σημειώσεις και προειδοποιήσεις σφαλμάτων στο τελικό έγγραφο.
Σειρά εκτύπωσης: Αυτό σας επιτρέπει να ορίσετε εάν θα δημιουργήσετε ένα έγγραφο που θα πηγαίνει πρώτα προς τα κάτω ή θα πηγαίνει δεξιά.

  Πώς να βρείτε κείμενο σε μια ιστοσελίδα στο Safari σε iPhone και iPad

Σε αυτό το μενού, μπορείτε να μεταβείτε στην οθόνη προεπισκόπησης εκτύπωσης, όπου μπορείτε να πάρετε μια γεύση από το τελικό σας έγγραφο. Μπορείτε επίσης να μεταβείτε στην οθόνη με τη συντόμευση Ctrl+P.

Αποθήκευση ή εκτύπωση ως PDF

Με το έγγραφό σας σωστά μορφοποιημένο και έτοιμο, υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε ένα PDF.

Για να αποθηκεύσετε το αρχείο ως PDF στο Excel, ανοίξτε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως και επιλέξτε PDF από το αναπτυσσόμενο μενού “Αποθήκευση ως τύπου”. Εναλλακτικά, μπορείτε να μεταβείτε στην επιλογή Εξαγωγή > Εξαγωγή σε XPS/PDF. Από εδώ, έχετε μερικές επιλογές. Μπορείτε να αποφασίσετε εάν θα βελτιστοποιήσετε το αρχείο για Standard ή Minimum, κάτι που θα καθορίσει την τελική ποιότητα και το μέγεθος αρχείου του εγγράφου. Στη συνέχεια, μπορείτε να κάνετε κλικ στο “Επιλογές” για να επιλέξετε την περιοχή για δημοσίευση:

Επιλογή: Τα τρέχοντα κελιά που έχετε επιλέξει
Ενεργά φύλλα: Το τρέχον φύλλο στο οποίο βρίσκεστε
Ολόκληρα βιβλία εργασίας: Όλα τα βιβλία εργασίας στο τρέχον αρχείο στο οποίο εργάζεστε
Πίνακας: Ένας καθορισμένος πίνακας που έχετε δημιουργήσει μέσω του Microsoft Excel

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να αγνοήσετε πλήρως την περιοχή εκτύπωσης που έχετε ορίσει.

Θα μπορούσατε επίσης να εκτυπώσετε το αρχείο ως PDF. Η Microsoft διαθέτει έναν ενσωματωμένο εκτυπωτή PDF που ονομάζεται Microsoft Print to PDF που μπορείτε να επιλέξετε από το αναπτυσσόμενο μενού του εκτυπωτή. Εάν έχετε άλλη μονάδα PDF, όπως το Adobe PDF, το Foxit ή το PDF Xchange, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα από αυτά. Πριν κάνετε κλικ στο “Εκτύπωση”, κοιτάξτε την προεπισκόπηση εκτύπωσης για να βεβαιωθείτε ότι όλα φαίνονται σωστά.