Η Microsoft σάς επιτρέπει να προσθέτετε επικεφαλίδες στο έγγραφό σας. Αυτές οι επικεφαλίδες δεν είναι απλώς ειδικά μορφοποιημένο κείμενο, δηλαδή η επικεφαλίδα σας δεν είναι επικεφαλίδα επειδή είναι μεγαλύτερη σε μέγεθος γραμματοσειράς και έχει διαφορετικό χρώμα. Οι επικεφαλίδες στο MS Word είναι ένα στοιχείο εγγράφου που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία του πίνακα περιεχομένων και τη χαρτογράφηση της ιεραρχίας ολόκληρου του εγγράφου. Οι επικεφαλίδες χαμηλού επιπέδου υποτάσσονται σε επικεφαλίδες υψηλού επιπέδου και διευκολύνουν τη δημιουργία ενοτήτων σε ένα έγγραφο. Εάν μετά τη δημιουργία ενός μεγάλου εγγράφου, συνειδητοποιήσετε ότι πρέπει να αλλάξετε πολλά επίπεδα επικεφαλίδων, θα χρειαστείτε έναν τρόπο να το κάνετε γρήγορα.
Για να είμαστε δίκαιοι, μπορείτε πάντα να επιλέξετε μια επικεφαλίδα μέσα σε ένα έγγραφο και να επιλέξετε το σωστό επίπεδο επικεφαλίδας για αυτήν από τη γραμμή εργαλείων στυλ επικεφαλίδων. Δεν υπάρχει τίποτα που να λέει ότι δεν λειτουργεί. Λειτουργεί, άψογα, αλλά θα πάρει περισσότερο χρόνο. Το πιο έξυπνο πράγμα που πρέπει να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο πλοήγησης.
Στο MS Word, κάντε κλικ στην ενότητα στο κάτω μέρος που σας δείχνει σε ποιον αριθμό σελίδας βρίσκεστε. Θα διαβάσει κάτι σαν Σελίδα x από x. Αυτό θα ενεργοποιήσει τη γραμμή πλοήγησης στα αριστερά. Εδώ, μεταβείτε στην καρτέλα Επικεφαλίδες. Αυτό θα εμφανίσει κάθε επικεφαλίδα του εγγράφου. Κάντε κλικ και σύρετε και αποθέστε μια επικεφαλίδα από τη μια ενότητα στην άλλη για να τη μετακινήσετε εύκολα. Το περιεχόμενο κάτω από τις επικεφαλίδες θα μετακινηθεί μαζί τους, πίνακες, εικόνες και κείμενο.
Τώρα που έχετε την επικεφαλίδα τοποθετημένη εκεί που θέλετε, μπορείτε να αλλάξετε πολλά επίπεδα επικεφαλίδας από τη γραμμή πλοήγησης.
Κάντε δεξί κλικ στην επικεφαλίδα για την οποία θέλετε να αλλάξετε το επίπεδο. Το μενού περιβάλλοντος θα έχει δύο επιλογές που ονομάζονται «Προώθηση» και «Υποβιβασμός». Η επιλογή Προώθηση θα αυξήσει το επίπεδο επικεφαλίδας της επιλεγμένης επικεφαλίδας κατά ένα. Για παράδειγμα, εάν προωθήσετε μια επικεφαλίδα που είναι Επικεφαλίδα 2, θα γίνει Επικεφαλίδα 1.
Ομοίως, η επιλογή Υποβιβασμός θα μειώσει κατά ένα το επίπεδο επικεφαλίδας της επιλεγμένης επικεφαλίδας. Για παράδειγμα, αν υποβιβάσετε μια επικεφαλίδα που είναι Επικεφαλίδα 2, θα γίνει Επικεφαλίδα 3.
Αφού αλλάξετε τα επίπεδα επικεφαλίδων, θα χρειαστεί να ανανεώσετε τον πίνακα περιεχομένων. Η γραμμή πλοήγησης θα ενημερωθεί αυτόματα.
Δυστυχώς, δεν μπορείτε να επιλέξετε πολλές επικεφαλίδες και να τις προωθήσετε ή να τις υποβιβάσετε όλες με μία κίνηση. Αυτό θα έκανε την εργασία εξαιρετικά πιο εύκολη, αλλά για λόγους που είναι γνωστοί μόνο στη Microsoft, αυτό δεν αποτελεί επιλογή. Ίσως η επόμενη έκδοση του MS Office, το MS Office 2019 να το υποστηρίζει αν και θα μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε μόνο εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή Windows 10.