Οι διαχειριστές έργων έχουν μια απλή αποστολή: να οδηγήσουν το έργο και την ομάδα μέχρι το τέλος με ποσοστό επιτυχίας 100%.
Πρέπει να φέρουν εις πέρας αυτή την ευθύνη κρατώντας κάθε εμπλεκόμενο άτομο ενήμερο και μεταδίδοντας τον στόχο του έργου ως ιστορία. Εδώ έρχεται το πρότυπο του οδικού χάρτη του έργου!
Ένας οδικός χάρτης έργου βοηθά έναν διαχειριστή έργου να προσφέρει μια πανοραμική άποψη του έργου στα ενδιαφερόμενα μέρη σε μια εύκολα κατανοητή μορφή. Ο απώτερος στόχος είναι να συμμετάσχουν όλοι οι ενδιαφερόμενοι χωρίς καμία αμφιβολία στο μυαλό τους σχετικά με τα ορόσημα του έργου, τα στοιχεία, τον προϋπολογισμό και τον απώτερο στόχο.
Είναι απλώς αφήγηση όπου απλοποιείς τα τεχνικά υλικά με παραδείγματα από την πραγματική ζωή. Στο τέλος της παρουσίασης, θα πρέπει να υπάρχει μια σαφής ρύθμιση προσδοκιών μεταξύ των ενδιαφερομένων, των διευθυντών ή των μελών της ομάδας εκτέλεσης.
Ως διαχειριστής έργου, έχετε πολλά πράγματα να ανησυχείτε και ένας οδικός χάρτης έργου δεν πρέπει να είναι άλλος. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο διάφοροι βετεράνοι φορείς διαχείρισης έργων και επαγγελματίες βασίζονται σε έτοιμα προς χρήση πρότυπα οδικού χάρτη έργων. Συνεχίστε την ανάγνωση για να βρείτε μια εις βάθος συζήτηση σχετικά με τον οδικό χάρτη του έργου και μερικά από τα επαγγελματικά πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι ο οδικός χάρτης στη διαχείριση έργων;
Ο οδικός χάρτης του έργου είναι μια εύκολα κατανοητή, υψηλού επιπέδου και αναλυτική επισκόπηση των ζωτικών στοιχείων οποιουδήποτε έργου. Είναι μια μη εμπιστευτική και φιλική προς το κοινό πηγή που οι διαχειριστές έργων μπορούν να μοιραστούν με μια δημόσια ή επαγγελματική ομάδα για να εξηγήσουν γρήγορα τα ακόλουθα:
- Ένα στιγμιότυπο από τους στόχους του έργου.
- Βασικά παραδοτέα του έργου.
- Εξαρτήσεις των εργασιών του έργου.
- Κρίσιμα ορόσημα του έργου.
- Κίνδυνοι έργου.
Χρησιμοποιήστε το για να μεταφέρετε την ιστορία του έργου πριν και κατά την έναρξη του έργου. Σας δίνουν τη δυνατότητα να μοιραστείτε σχέδια υψηλού επιπέδου, να θέσετε τις κατάλληλες προσδοκίες και να τονίσετε τα ζωτικά στοιχεία των επερχόμενων έργων του έργου.
Η σημασία της δημιουργίας ενός οδικού χάρτη έργου
Ένας οδικός χάρτης έργου είναι ένας αβίαστος τρόπος έκφρασης των στόχων ή των στόχων ενός έργου. Μερικές φορές, τέτοιες αναφορές μπορούν να τροποποιηθούν για να εξηγήσουν την κατάσταση του έργου και τον ρυθμό προόδου. Βρείτε παρακάτω τη σημασία της ύπαρξης ενός οδικού χάρτη έργου για οποιοδήποτε έργο:
#1. Διαχείριση Προσδοκιών των Ενδιαφερομένων
Ένα πρότυπο οδικού χάρτη έργου σάς βοηθά να ορίσετε τις σωστές προσδοκίες μεταξύ των ιδιοκτητών του έργου και των ενδιαφερόμενων μερών. Όταν απεικονίζετε συνοπτικά το κόστος, τους πόρους και το χρονοδιάγραμμα, οι προϊστάμενοί σας θα μπορούν να σας βοηθήσουν να καλύψετε τις ανάγκες του έργου σας.
#2. Μεταφέρετε Εύκολα Στόχους και Σχέδια
Οι χάρτες πορείας έργων είναι συνήθως σε οπτικές μορφές με επισκόπηση υψηλού επιπέδου. Επομένως, είναι ένα σημαντικό έγγραφο για τη γρήγορη μετάδοση ζωτικών πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους.
#3. Ενθαρρύνετε ταχύτερες αποφάσεις
Ο οδικός χάρτης του έργου σας περιγράφει ξεκάθαρα τα βασικά παραδοτέα και τους στόχους. Κάθε φορά που αντιμετωπίζετε διένεξη ιεράρχησης εργασιών κατά τη διάρκεια του έργου, ανατρέξτε στο πρωτότυπο έγγραφο του οδικού χάρτη του έργου για να κατανοήσετε ποια εργασία πρέπει να επισπευσθεί.
#4. Ενημερωμένα στιγμιότυπα έργου Craft
Ένα σημαντικό καθήκον του οδικού χάρτη του έργου είναι η δημιουργία διαφορετικών ενημερωμένων εκδόσεων καθώς το έργο εξελίσσεται. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτές τις ενημερωμένες αναφορές για να κάνετε μια παρουσίαση χωρίς μυαλό σχετικά με την κατάσταση του έργου που μπορεί να κατανοήσει οποιοδήποτε επίπεδο κοινού.
#5. Επικοινωνήστε με εξωτερικές ομάδες
Οι χάρτες πορείας έργων συνήθως δεν περιέχουν εμπιστευτικές πληροφορίες σχετικά με το έργο. Ως εκ τούτου, μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε το έγγραφο με εξωτερικά μέρη που εμπλέκονται στο έργο.
#6. Λειτουργεί ως Υπενθύμιση
Οποιοδήποτε έργο ενέχει τον κίνδυνο να βγει εκτός πίστας κατά τη διάρκεια τακτικών δραστηριοτήτων. Ωστόσο, θα πρέπει να δώσετε οδηγίες στην ομάδα σας να ανατρέξει στον οδικό χάρτη του έργου για να επανέλθει η κατάσταση στη σωστή κατεύθυνση.
Πλεονεκτήματα ενός Οδικού Χάρτη Έργου
Ο οδικός χάρτης του έργου έχει υποτιμηθεί ή υποτιμηθεί για μεγάλο χρονικό διάστημα, αλλά τώρα οι διαχειριστές του έργου δίνουν έμφαση σε αυτόν τον πόρο. Εάν ενσωματώσετε έναν οδικό χάρτη έργου στον προγραμματισμό του έργου σας, θα έχετε τα ακόλουθα πλεονεκτήματα έναντι των ανταγωνιστών σας:
- Καθιέρωση λογοδοσίας έργου
- Δώστε προτεραιότητα και ευθυγράμμιση
- Συντονιστείτε αποτελεσματικά
- Οραματιστείτε ξεκάθαρα τους ρόλους
- Αποσαφήνιση των στόχων του έργου
Στοιχεία ενός Τυπικού Οδικού Χάρτη Έργου
Ο οδικός χάρτης του έργου σας πρέπει να χωράει σε μία σελίδα. Ως εκ τούτου, πρέπει να επιλέξετε έξυπνα στοιχεία για τον οδικό χάρτη του έργου. Θα πρέπει να συμπεριλάβετε τα ακόλουθα στο πρότυπο οδικού χάρτη του έργου σας:
- Αρχικά, συμπεριλάβετε μια επισκόπηση του χρονοδιαγράμματος του έργου με αδιαπραγμάτευτες προθεσμίες.
- Μην παραλείπετε τα βασικά ορόσημα που στοχεύει να επιτύχει η ομάδα σας.
- Ο οδικός χάρτης θα πρέπει επίσης να τονίζει την κατανομή του προϋπολογισμού και των ανθρώπινων πόρων σε οπτική μορφή.
- Οποιεσδήποτε εξαρτήσεις εργασιών αναμένετε θα πρέπει επίσης να τονιστούν εδώ.
- Το έγγραφο του οδικού χάρτη του έργου θα πρέπει να περιλαμβάνει ζωτικές επαφές, ειδικά για εξωτερικούς συμβούλους και προμηθευτές.
- Περιγράψτε τους στόχους, τους στόχους και τις προτεραιότητες ως επισκόπηση υψηλού επιπέδου με λίγες προτάσεις.
Παρακάτω είναι μερικά από τα καλύτερα δωρεάν πρότυπα οδικού χάρτη έργων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.
Έξυπνο φύλλο
Έξυπνο φύλλο είναι ένας πολύ γνωστός πάροχος λογισμικού ως υπηρεσίας (SaaS) για διαχείριση εργασιών και απομακρυσμένη συνεργασία σε έργα. Μία από τις πιο πρόσφατες προσφορές της είναι ένας διαισθητικός και επεξεργάσιμος οδικός χάρτης έργου για επαγγελματίες διαχειριστές έργων.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από τα πρότυπα σε αυτήν την εφαρμογή Ιστού και να το διατηρήσετε σε όλο το έργο για λόγους ενημέρωσης. Αυτές οι μορφές είναι εύκολα προσβάσιμες, καθώς το Smartsheet σάς επιτρέπει να κάνετε λήψη του επεξεργασμένου προτύπου σε διάφορες μορφές όπως Word, Excel, PowerPoint, Έγγραφα, Φύλλα και Διαφάνειες.
Μερικά από τα έτοιμα πρότυπα που είναι σχετικά σήμερα είναι:
- Παράδειγμα οδικού χάρτη έργου για τεχνολογία πληροφοριών (IT)
- Παράδειγμα οδικού χάρτη πολλαπλών έργων
- Παράδειγμα οδικού χάρτη 3 ετών
- Πρότυπο οδικού χάρτη Agile Project
Επιπλέον, τα πρότυπα είναι δωρεάν για πρόσβαση, καθώς μπορείτε να δοκιμάσετε την πλατφόρμα ως δοκιμαστική και να κατεβάσετε το έγγραφο που χρειάζεστε. Επίσης, εάν βρείτε την πλατφόρμα πολύτιμη για τα έργα σας, μπορείτε επίσης να λάβετε μια πλήρη συνδρομή.
Χρονολόγιο γραφείου
Χρονολόγιο γραφείου είναι ένας άλλος δημοφιλής προορισμός για ποιοτικά πρότυπα οδικού χάρτη έργων που μπορείτε να πάρετε δωρεάν. Το εργαλείο σάς βοηθά να μετατρέψετε πολύπλοκα δεδομένα διαχείρισης έργων σε σαφείς οδικούς χάρτες έργων στο Microsoft PowerPoint.
Μπορείτε να παρουσιάσετε το έγγραφο του οδικού χάρτη εύκολα μπροστά σε ένα κοινό υψηλής αξίας με πλήρη εμπιστοσύνη. Η στοχαστική οπτική δομή του οδικού χάρτη του έργου σε αυτό το εργαλείο είναι εύκολο να θυμηθεί.
Τα διαθέσιμα πρότυπα εγγράφων οδικού χάρτη περιλαμβάνουν:
- Παράδειγμα εγγράφου οδικού χάρτη έργου
- Πρότυπο οδικού χάρτη προϊόντος
- Πρότυπο οδικού χάρτη πληροφορικής
- Πρότυπο στρατηγικής/επιχειρηματικού χάρτη πορείας
- Πρότυπο οδικού χάρτη τεχνολογίας
Προς το παρόν, το Office Timeline δεν προσφέρει άμεση λήψη προτύπων οδικού χάρτη έργων για αρχεία Google Workspace όπως Φύλλα, Έγγραφα και Παρουσιάσεις. Ωστόσο, μπορείτε εύκολα να ανοίξετε τα πρότυπα στην πλατφόρμα της Google, καθώς είναι εξαιρετικά συμβατό με αρχεία του Microsoft Office.
Αχα!
Αχα! τα πρότυπα οδικού χάρτη προϊόντων περιορίζουν τη χρονοβόρα εξατομίκευση των προτύπων. Μπορείτε να ξεκινήσετε την παρουσίαση σχεδίων έργων, στόχων και επισκοπήσεων υψηλού επιπέδου μέσα σε λίγα λεπτά, όταν χρησιμοποιείτε αυτά τα πρότυπα. Προς το παρόν, υπάρχουν 16 έγγραφα οδικού χάρτη έργου με δυνατότητα λήψης δωρεάν, τα οποία μπορείτε να προσαρμόσετε ανάλογα με το έργο σας.
Δεν είναι όλα τα παραδείγματα του οδικού χάρτη του έργου τα ίδια, επομένως πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε με σύνεση. Για παράδειγμα, μερικά από αυτά είναι κατάλληλα για την παρουσίαση επιχειρηματικών στόχων υψηλού επιπέδου ενός έργου. Από την άλλη πλευρά, ορισμένα είναι πιο κατάλληλα για εκδόσεις προϊόντων, επεξήγηση χαρακτηριστικών έργων κ.λπ.
Το Aha σάς επιτρέπει να κάνετε λήψη των αρχείων του οδικού χάρτη σε μορφές Microsoft PowerPoint και Excel. Ωστόσο, εάν χρειάζεστε ένα ειδικό εργαλείο για την ανάπτυξη και την οπτικοποίηση του οδικού χάρτη έργου, μπορείτε να εγγραφείτε στο εργαλείο Aha.
Template.net
Template.net είναι μια ακόμη αξιόπιστη πηγή για έγγραφα παραδειγμάτων οδικού χάρτη έργου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα δωρεάν παραδείγματά του για να δημιουργήσετε έναν αποτελεσματικό στρατηγικό χάρτη πορείας για την επιχείρησή σας. Παρέχει πρόσβαση σε διαφορετικούς τύπους εγγράφων οδικού χάρτη έργων, από δημιουργικά σχέδια infographic έως ευέλικτη διαχείριση έργου.
Ωστόσο, αυτός ο ιστότοπος μπορεί να μην είναι ιδανικός για εσάς εάν αναζητάτε δωρεάν πρότυπα οδικού χάρτη υψηλής ποιότητας. Προς το παρόν, η διαδικτυακή πύλη προσφέρει μόνο δύο βασικά πρότυπα οδικού χάρτη έργου.
Slite
Εάν δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε για να δημιουργήσετε έναν επαγγελματικό χάρτη πορείας έργου για το επερχόμενο έργο σας, μπορείτε να επισκεφθείτε Slite και δείτε τα δωρεάν πρότυπά του. Τα πρότυπα φαίνονται υπέροχα οπτικά και προσαρμόζονται εύκολα. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εφαρμογή Ιστού Slite για να επεξεργαστείτε ένα πρότυπο στο διαδίκτυο με έναν απομακρυσμένο συνεργάτη.
Σε αντίθεση με άλλους ιστότοπους προτύπων, δεν σας επιτρέπει απλώς να κάνετε λήψη μιας μορφής Word ή Docs για αυτοεπεξεργασία. Αντίθετα, ανοίγει το δωρεάν πρότυπο στο πρόγραμμα επεξεργασίας της εφαρμογής Slite, όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορα στοιχεία για την προσαρμογή του εγγράφου του χάρτη πορείας του έργου.
Το δωρεάν πρότυπο στην οθόνη έχει διαφορετικά τμήματα, όπως επικεφαλίδα οδικού χάρτη, αποστολή ομάδας, φόντο έργου, τριμηνιαία οπτικοποίηση οδικού χάρτη μέσω γραφήματος Gantt και επισκόπηση του οδικού χάρτη. Επομένως, μπορείτε εύκολα να εξατομικεύσετε αυτές τις ενότητες, καθώς είναι αυτονόητες.
Επιπλέον, μπορείτε επίσης να επισυνάψετε αρχεία από το Google Drive για να συμπληρώσετε το έγγραφο του οδικού σας χάρτη με επιπλέον αρχεία έργου από το cloud. Μόλις ολοκληρώσετε την επεξεργασία, μπορείτε είτε να εκτυπώσετε το έγγραφο είτε να το εξαγάγετε ως αρχείο PDF.
Τελικές Λέξεις
Ο οδικός χάρτης του έργου που παρουσιάζετε πρέπει να απεικονίζει μια μεγάλη εικόνα του έργου. Δεν πρέπει να είναι απλώς μια λεπτομερής ανάλυση των πόρων, των εργασιών ή του κόστους του έργου. Τα ενδιαφερόμενα μέρη έχουν τα διαγράμματα Gantt ή άλλο λογισμικό διαχείρισης έργου για να οπτικοποιήσουν αυτές τις λεπτομέρειες.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από τα παραπάνω πρότυπα οδικού χάρτη έργου για να δημιουργήσετε έναν επαγγελματικό οδικό χάρτη που θα γίνει συνοδός του αρχικού σχεδίου έργου. Ο οδικός χάρτης του έργου σας θα είναι επίσης απλός και συνοπτικός όταν χρησιμοποιείτε τα πρότυπα αντί να δημιουργείτε ένα από την αρχή.
Μπορείτε να δείτε αυτά τα εργαλεία για να δημιουργήσετε όμορφα γραφήματα Gantt για τα έργα σας και να παραμείνετε μπροστά από το χρονοδιάγραμμα.