Η χρήση λογισμικού για τη διαχείριση μιας ομάδας βελτιώνει την επικοινωνία και τον συντονισμό των εργασιών. Αυξάνει επίσης τη συνολική παραγωγικότητα και την ποιότητα της παραγόμενης εργασίας.
Ακόμη και τα πιο βασικά εργαλεία, όπως οι εφαρμογές που παρακολουθούν το χρόνο σας ή οι πίνακες εργασιών, μπορούν να σας βοηθήσουν να κάνετε πολλά. Υπάρχουν φορές που χρειάζεστε μια ολοκληρωμένη λύση για να θέσετε υπό έλεγχο όλη τη διοίκηση της ομάδας σας.
Οι λίστες υποχρεώσεων και ο προγραμματισμός συναντήσεων είναι μόνο δύο πτυχές της αποτελεσματικής διαχείρισης της ομάδας. Ο συνδυασμός διαφόρων λειτουργιών λογισμικού σάς επιτρέπει να βελτιώσετε τη συνεργασία και να αποθηκεύσετε ζωτικά δεδομένα σχετικά με τα έργα, τους πελάτες, τις εργασίες σας και άλλες δραστηριότητες και πόρους.
Ο αριθμός των λειτουργιών λογισμικού που συνδυάζετε εξαρτάται από το μέγεθος της ομάδας σας και το είδος της εργασίας που κάνετε.
Οι ακόλουθες είναι οι δυνατότητες που θα μπορούσε να χρειαστεί η ομάδα σας για να αξιοποιήσει πλήρως τις δυνατότητές της:
- Ο προγραμματισμός των εργασιών, συμπεριλαμβανομένης της ανάθεσης και κατάταξης εργασιών και η χρήση ενός κοινόχρηστου ημερολογίου.
- Συνομιλίες, κοινή χρήση αρχείων και άλλες μορφές επικοινωνίας και συνεργασίας.
- Η διαχείριση των έργων περιλαμβάνει την προσθήκη εργατικού δυναμικού και ευθυνών σε κοινές προσπάθειες και την παρακολούθηση της εξέλιξής τους.
- Η αποθήκευση δεδομένων παρέχει μια ενιαία τοποθεσία από την οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες, τις επαφές, την ομάδα, την εταιρεία και άλλα σχετικά θέματα, μεταξύ άλλων.
- Οι αναφορές και τα αναλυτικά στοιχεία περιλαμβάνουν αναφορές εργασίας και έργων, παρακολούθηση χρόνου και πίνακες εργαλείων.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα έχετε δύο επιλογές για να διαλέξετε:
Ποια είναι η δυσκολία; Υπάρχουν εκατοντάδες προγράμματα και εργαλεία που έχουν μόνο μία λειτουργία, αλλά υπάρχουν πολύ λιγότερες ολοκληρωμένες επιλογές. Λοιπόν, εδώ είμαστε με την ανασκόπηση λογισμικού του καλύτερου λογισμικού διαχείρισης ομάδας στην αγορά, το “Teamwork”.
Πίνακας περιεχομένων
Επισκόπηση ομαδικής εργασίας
Η Teamwork είναι μια εταιρεία λογισμικού που βασίζεται στο διαδίκτυο με την έδρα της στο Κορκ της Ιρλανδίας. Ένας ιδιωτικός όμιλος διευθύνει την εταιρεία στην Ιρλανδία. Το Teamwork αναπτύσσει λογισμικό που διευκολύνει τη διαχείριση εργασιών και τη συνεργασία της ομάδας.
Η εταιρεία ανέφερε ότι από το 2016, το λογισμικό της χρησιμοποιούνταν από περισσότερους από 370.000 οργανισμούς (συμπεριλαμβανομένων των Disney, Spotify και HP) και είχε περισσότερους από 2,4 εκατομμύρια χρήστες. Η εταιρεία ιδρύθηκε το 2007.
Η ομαδική εργασία σάς δίνει τη δυνατότητα να υπολογίσετε τον χρόνο που πιστεύετε ότι θα χρειαστεί για την ολοκλήρωση των εργασιών και, στη συνέχεια, να παρακολουθείτε τον χρόνο που αφιερώνετε εργάζεστε σε αυτά τα έργα.
Όσο περνά ο καιρός, θα γίνεστε πολύ καλύτεροι στην εκτίμηση και θα μπορείτε να προσδιορίζετε με ακριβή ακρίβεια πόσο χρόνο χρειάζεται για να κάνετε συγκεκριμένες εργασίες.
Η ομαδική εργασία είναι κάτι περισσότερο από λογισμικό φύλλου χρόνου. Σας επιτρέπει να διαχειρίζεστε έργα και τώρα δοκιμάζει beta δυνατότητες ομαδικής επικοινωνίας, όπως το Teamwork Chat. Η ομαδική εργασία είναι μια λύση all-in-one για τη διαχείριση του χρόνου και των έργων της ομάδας σας.
Η Teamwork είναι μια εταιρεία που πουλά διάφορες υπηρεσίες που εκτελούνται στο cloud. Αυτές οι εφαρμογές περιλαμβάνουν το Teamwork, το Teamwork Desk, το Teamwork Spaces, το Teamwork CRM και το Teamwork Chat.
Η ομαδική εργασία έγινε για πρώτη φορά διαθέσιμη στο κοινό στις 4 Οκτωβρίου 2007 και εκείνη την εποχή είχε δυνατότητες διαχείρισης χρόνου, διαχείρισης ορόσημων, κοινής χρήσης αρχείων, παρακολούθησης χρόνου και συνομιλίας.
Σύμφωνα με πληροφορίες, η πλατφόρμα που χρησιμοποιεί η Teamwork μπορεί να ενσωματωθεί με εφαρμογές τεχνολογίας μάρκετινγκ όπως το HubSpot και άλλα εργαλεία παραγωγικότητας όπως το Slack, το Microsoft Teams, το Zapier, το Dropbox και το QuickBooks.
Χαρακτηριστικά της ομαδικής εργασίας
Τα πολλά χαρακτηριστικά της ομαδικής εργασίας που εξοικονομούν χρόνο και αυτά που βελτιώνουν τη συνεργασία καθιστούν τη διαδικασία διαχείρισης έργων πολύ πιο αποτελεσματική και πρακτική.
#1. Χαρτοφυλάκιο
Το εργαλείο διαχείρισης έργων χαρτοφυλακίου της Teamwork διευκολύνει τη λήψη μιας επισκόπησης υψηλού επιπέδου πολλών έργων ταυτόχρονα. Αυτό είναι χρήσιμο είτε αναζητάτε μια εύκολη μέθοδο πρόσβασης σε κρίσιμες πληροφορίες είτε για ενημέρωση σχετικά με τη συνολική κατάσταση του έργου.
#2. Διαχείριση πόρων
Πρέπει να διαχειριστείτε αποτελεσματικά τους πόρους της ομάδας σας για να ολοκληρώσετε την εργασία των πελατών εγκαίρως και με χαμηλό προϋπολογισμό. Αυτό περιλαμβάνει τα πάντα, από τον μακροπρόθεσμο σχεδιασμό μέχρι την προετοιμασία για την καθημερινή ικανότητα.
Η ομαδική εργασία μπορεί να σας βοηθήσει να χειριστείτε τη διαχείριση της εργασίας σε πραγματικό χρόνο από την ομάδα σας. Θα έχετε μια πανοραμική άποψη για τις ικανότητες του καθενός με μια ματιά, καθιστώντας εύκολη την εκ νέου ανάθεση εργασίας και την εξάλειψη των σημείων συμφόρησης.
#3. Αυτοματοποίηση
Θα ελευθερώσετε χρόνο για να επικεντρωθείτε σε πιο στρατηγικές και δημιουργικές προσπάθειες, εάν χρησιμοποιήσετε την αυτοματοποίηση για να βελτιώσετε τη διαχείριση του έργου.
#4. Εφαρμογές
Δεν χρειάζεται να κάθεστε στο γραφείο σας για να κάνετε την καλύτερη δουλειά σας. Με τις εφαρμογές Teamwork για iOS και Android, μπορείτε να συνεχίσετε την εργασία σας ακόμα και όταν λείπετε από το γραφείο σας.
Οι εφαρμογές τους για κινητές συσκευές είναι γεμάτες με όλες τις δυνατότητες που χρειάζεστε για να δημιουργήσετε εξαιρετική δουλειά, καθιστώντας σας πιο απλό να διαχειριστείτε την ευρύτερη εικόνα ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε.
#5. Παρακολούθηση χρόνου
Για να διαχειριστείτε αποτελεσματικά την εργασία σας, τις χρεώσιμες ώρες και τα έργα σας, είναι ζωτικής σημασίας να έχετε μια σταθερή κατανόηση του πώς (και πού) ξοδεύεται ο χρόνος σας.
Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο η ομαδική εργασία μπορεί να βοηθήσει: Η χρήση λογισμικού διαχείρισης έργου με ενσωματωμένο διαδικτυακό πρόγραμμα παρακολούθησης χρόνου μπορεί να βοηθήσει τους χρήστες να διατηρήσουν τη συγκέντρωση, να διασφαλίσουν ότι η εργασία τους ολοκληρώνεται έγκαιρα και να αποκτήσουν βαθύτερες γνώσεις για την εργασία τους.
#6. Gantt διάγραμμα
Σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα διαδικτυακό γράφημα Gantt, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διασφαλίσετε ότι τα έργα σας παραμένουν εντός χρονοδιαγράμματος. Ανακαλύψτε πώς η χρήση ενός σχεδιαστή έργου Gantt μέσα στο Teamwork θα σας βοηθήσει στην καλύτερη διαχείριση των χρονοδιαγραμμάτων σας και στην παροχή εργασίας υψηλότερης ποιότητας.
#7. Συνεργάζομαι
Απλά πρέπει να κρατάτε στυλό και χαρτί για να παρακολουθείτε όλα όσα πρέπει να ολοκληρωθούν. Επομένως, το λογισμικό που χρησιμοποιείτε για τη διαχείριση έργων πρέπει να μπορεί να κάνει σημαντικό όγκο εργασίας για λογαριασμό σας.
Η ομαδική εργασία φροντίζει για τις λεπτομέρειες παρέχοντάς σας όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να διατηρήσετε την εργασία σας σε ένα μέρος, να μιλήσετε με την ομάδα σας αποτελεσματικά και να διευκολύνετε τη συνεργασία. Εξαιτίας αυτού, η ομάδα σας μπορεί να επικεντρωθεί σε αυτό που κάνει καλύτερα, κάτι που σας δίνει περισσότερο χρόνο για να κάνετε αυτό που κάνετε καλύτερα.
#8. Της ομάδας
Βελτιώστε τη διαδικασία σχεδιασμού και δημιουργίας ενός έργου αναθέτοντας εργασίες σε διαφορετικές ομάδες και υποομάδες. Αυτό θα σας εξοικονομήσει χρόνο για άλλες διοικητικές εργασίες και θα σας παρέχει μια ολοκληρωμένη επισκόπηση της ευθύνης και του φόρτου εργασίας κάθε ομάδας.
#9. Άποψη πίνακα Kanban
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πίνακες Kanban στο Teamwork για να χαρτογραφήσετε τη ροή εργασίας σας, να παρέχετε μια γρήγορη επισκόπηση της τρέχουσας κατάστασης των δραστηριοτήτων και να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας σας.
Επίσης, μπορείτε να αποκτήσετε πλήρη εικόνα για τα logistics του έργου σας και να παρακολουθήσετε την εξέλιξη των εργασιών σας σε πραγματικό χρόνο καθώς περνούν από τη διαδικασία διαχείρισης του έργου σας.
#10. Απεριόριστοι δωρεάν χρήστες πελατών
Οι πελάτες σας θα επωφεληθούν από τη βελτιωμένη συνεργασία, τη μεγαλύτερη προβολή και μια πιο γόνιμη εμπειρία, όταν τους παρέχετε τις πλήρεις δυνατότητες της ομαδικής εργασίας χωρίς επιπλέον κόστος.
Οι χρήστες πελατών σάς δίνουν τη δυνατότητα να συμπεριλάβετε τους πελάτες σας στα έργα σας χωρίς επιπλέον κόστος. Έτσι, αυτό το καθιστά ιδανική λύση για διαφημιστικές εταιρείες και άλλους επαγγελματίες παρόχους υπηρεσιών.
Τα χαρακτηριστικά χωρίζονται σε πέντε βήματα οποιουδήποτε έργου Διαχείρισης Έργου και έχουν υποκατηγοριοποιήσει περαιτέρω αυτές τις δυνατότητες.
Ας ρίξουμε μια ματιά σε αυτά τα χαρακτηριστικά.
#1. Σχέδιο
- Ημερολόγιο
- Ιδιοκτήτης Έργου
- Ορόσημα
- Πρότυπα λίστας εργασιών
- Tasks και Subtasks
#2. Συνεργάζομαι
- Τετράδια
- Αρχεία και έκδοση εκδόσεων
- Οπαδοί
- Μηνύματα
- Μυστικότητα
- Αδεια
#3. Παραδίδω
- Έξοδα Προϋπολογισμού
- Προϋπολογισμοί λίστας εργασιών
- Προϋπολογισμός έργου
- Χρέωση
- Μητρώο κινδύνου
- Καταγραφή χρόνου
#4. Κανω ΑΝΑΦΟΡΑ
- Κερδοφορία Έργου
- Φίλτρα
- Ταμπλό
- Ενημερώσεις έργου
- Ιστορικό εργασιών
#5. Ενσωματώνουν
- Χώροι ομαδικής εργασίας
- Γραφείο ομαδικής εργασίας
- CRM ομαδικής εργασίας
- Ομαδική συνομιλία
Πώς είναι χρήσιμες οι δυνατότητες του Teamwork για τη Διαχείριση ομάδας;
Η ομαδική εργασία έχει πολλαπλές δυνατότητες, όπως εξηγήθηκε προηγουμένως, από τις οποίες η δημιουργία μιας λίστας εργασιών μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη για τη διαχείριση ομάδας. Η δημιουργία λιστών εργασιών σάς επιτρέπει να εκχωρήσετε προτεραιότητα στην ομάδα σας.
Επιπλέον, μπορείτε να διαιρέσετε κάθε εργασία στις επιμέρους εργασίες της για να αποκτήσετε περισσότερες πληροφορίες και βάθος. Οι πιο πρόσφατες πληροφορίες είναι διαθέσιμες παρακολουθώντας την εξέλιξη της εργασίας σε πραγματικό χρόνο.
Η ομαδική εργασία θα σας ειδοποιήσει εάν προκύψουν προβλήματα, οι εργασίες έχουν ολοκληρωθεί, υπάρχουν οδοφράγματα και ούτω καθεξής. Καθώς διευκολύνεται η επίβλεψη της εργασίας ολόκληρης της ομάδας, αυτό μπορεί να αποδειχθεί εξαιρετικά χρήσιμο για εσάς στον ρόλο σας ως διευθυντής ομάδας.
Η ομάδα σας υστερεί ή τηρεί το πρόγραμμα; Θα μπορείτε να βρείτε την απάντηση σε αυτήν την ερώτηση με τη βοήθεια της λειτουργίας ορόσημα του Teamwork, η οποία σας επιτρέπει να παρακολουθείτε πίνακες εργαλείων που συγκρίνουν τις ημερομηνίες λήξης με τα υπάρχοντα αποτελέσματα.
Λόγω των ορόσημων, η ομάδα σας θα είναι σε θέση να ολοκληρώσει όλα όσα πρέπει να γίνουν. Αυτό σας επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε ξεκάθαρους στόχους, να επισυνάπτετε λίστες εργασιών και να παρακολουθείτε την πρόοδο.
Δεν ωφελεί να χάνουμε χρόνο ψάχνοντας για κρίσιμα αρχεία έργου που μπορεί να έχουν λανθασμένα τοποθετηθεί κατά την οργάνωση του έργου. Μπορείτε να αποθηκεύσετε όλα τα βασικά αρχεία σας σε μία τοποθεσία με το Teamwork και μπορείτε εύκολα να ανεβάσετε νέες εκδόσεις όποτε απαιτείται για να δείξετε την πρόοδο.
Η λειτουργία Followers του Teamwork επιτρέπει στους πελάτες σας να παρακολουθούν την ανάπτυξη ενός έργου σε πραγματικό χρόνο. Αυτό είναι χρήσιμο εάν έχετε πελάτες που ενδιαφέρονται να παρακολουθούν την πρόοδο ενός έργου.
Τιμολόγηση της ομαδικής εργασίας
Η τιμολόγηση αυτού του λογισμικού διαχείρισης ομάδας χωρίζεται σε τέσσερις κατηγορίες: Free Forever, Deliver, Grow και Scale, τα οποία μπορεί να είναι χρήσιμα για διαφορετικές εταιρείες με βάση τις ανάγκες και την ικανότητά τους.
Η ομαδική εργασία σάς παρέχει επίσης δύο επιλογές συχνότητας πληρωμής: Μηνιαία και Ετήσια. Είναι προφανές ότι το Ετήσιο πρόγραμμα είναι φθηνότερο από το μηνιαίο.
Μηνιαίο πρόγραμμα/Χρήστη Ετήσιο πρόγραμμα/Χρήστη Δωρεάν για πάντα$0$0Παράδοση 13,99$119,8$Αύξηση 24,99$215,8ΚλίμακαΕπικοινωνία Ομαδική εργασίαΕπικοινωνία Ομαδική εργασία
Εναλλακτικές λύσεις ομαδικής εργασίας
Wrike
Το Wrike είναι ένα ισχυρό εργαλείο που έχει καλή βαθμολογία στο λογισμικό επικοινωνίας και διαχείρισης έργων. Σχεδιάστηκε ρητά με γνώμονα τις ομάδες. Το Wrike είναι μια διαδικτυακή πλατφόρμα επικοινωνίας ομάδας για διαχείριση εργασιών και έργων.
Η εταιρεία, στην οποία ανήκει πλέον η Citrix, συνεχίζει να επεκτείνεται σε αυτούς τους τομείς, ενώ παράλληλα εισάγει δυνατότητες που συνδέονται με αυτές.
Η εφαρμογή έχει πλέον ενημερωθεί για να περιλαμβάνει πρόσθετες δυνατότητες ευφυΐας εργασίας, όπως πρόβλεψη πότε οποιοδήποτε έργο κινδυνεύει να καθυστερήσει και επισημαίνει πιθανούς λόγους για αυτόν τον κίνδυνο.
Το Wrike είναι πιο απλό στην εγκατάσταση και την έναρξη χρήσης από πολλές παρόμοιες εφαρμογές διαχείρισης έργων, αν και η τιμή του είναι στην υψηλότερη τιμή.
SmartSuite
Το SmartSuite είναι μια συλλογική πλατφόρμα διαχείρισης εργασίας που επιτρέπει στις ομάδες να σχεδιάζουν, να μετρούν και να διαχειρίζονται οποιαδήποτε ροή εργασίας, ανεξάρτητα από το αν σχετίζεται με ένα έργο, μια συνεχή διαδικασία ή με τακτικές καθημερινές δραστηριότητες. Η τιμή ανά χρήστη κάθε μήνα ξεκινά από 10 $ και προσφέρονται 15 διαφορετικές γλώσσες.
Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα εργαλεία για την ανάπτυξη ενός ενοποιημένου συστήματος διαχείρισης έργων σε μια ενιαία, ενοποιημένη πλατφόρμα.
Θα μπορείτε να παρακολουθείτε την τρέχουσα κατάσταση οποιουδήποτε έργου διαχειριζόμενοι τις εργασίες, τα ορόσημα, τους κατόχους και τους πόρους του. Οι ευέλικτες αναφορές και οι προβολές χρονοδιαγράμματος θα σας επιτρέψουν να δείτε πώς όλα μπαίνουν στη θέση τους.
Η αντίληψη του συγγραφέα για την ομαδική εργασία
Καθώς η ομαδική εργασία είναι απλή στη χρήση και διαθέτει διάφορες δυνατότητες, συμπεριλαμβανομένης της τιμολόγησης και της τιμολόγησης, είναι κατάλληλη για ομάδες που χειρίζονται χρεώσιμη εργασία πελατών, επειδή διαθέτει και τις δύο δυνατότητες.
Παρόλο που η τιμή του αυξάνεται σταδιακά, εξακολουθεί να είναι μια εξαιρετική επένδυση. Το Teamwork διαθέτει μια εφαρμογή για κινητά για συσκευές iOS και Android, δίνοντας τη δυνατότητα σε όλους να παραμένουν ενημερωμένοι σε έργα και εργασίες ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται.
Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν εργάζεστε με συναδέλφους συχνά εν κινήσει. Η εφαρμογή Teamwork για κινητά σάς παρέχει μια επισκόπηση της τρέχουσας κατάστασης της εργασίας και των σχετικών χρονικών πλαισίων.
Ωστόσο, δεν περιλαμβάνει όλες τις λειτουργίες που είναι διαθέσιμες στην ηλεκτρονική εφαρμογή. Επομένως, είναι χρήσιμο να διατηρείτε επαφή με την ομάδα σας ενημερώνοντας την κατάστασή σας ή προσθέτοντας ώρες που αφιερώνετε σε μια εργασία, αλλά η εφαρμογή για κινητά δεν προορίζεται σε καμία περίπτωση να αντικαταστήσει την διαδικτυακή εφαρμογή.
Συμπέρασμα
Μπορείτε να δημιουργήσετε αναφορές, να οπτικοποιήσετε την εργασία σας χρησιμοποιώντας το Kanban, να αναθέσετε εργασίες, να δημιουργήσετε λίστες, να διαχειριστείτε χρόνο, να αλληλεπιδράσετε με άλλους χρήστες και πολλά άλλα, όλα μέσω της φιλικής και απλής διεπαφής του Teamwork.
Η ομαδική εργασία μπορεί να σας βοηθήσει να εκτελέσετε με επιτυχία και να έχετε τα αποτελέσματα που εσείς και η ομάδα σας επιδιώκετε, ανεξάρτητα από την εμπειρία σας στη διαχείριση έργου ή αν αυτή είναι η πρώτη φορά που διαχειρίζεστε ένα έργο. Το καλύτερο είναι ότι μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε την Ομαδική εργασία χωρίς να ξοδεύετε δεκάρα.