Ο διαχωρισμός των καθηκόντων (SoD) είναι ένα κρίσιμο στοιχείο στις στρατηγικές διαχείρισης κινδύνου ενός οργανισμού.
Μια έκθεση του 2022 από την Ένωση Πιστοποιημένων Εξεταστών Απάτης (ACFE) υπογραμμίζει ότι οι εταιρείες υφίστανται ζημίες περίπου 1.783.000 $ για απάτη των εργαζομένων ανά περίπτωση.
Αυτό εξηγεί γιατί οι σύγχρονες επιχειρήσεις πρέπει να έχουν βιώσιμη διαχείριση κινδύνου σε αυτήν την εποχή αυξανόμενης απάτης, απάτης και λαθών.
Και το SoD στοχεύει στον έλεγχο, τη διαχείριση και ακόμη και τον μετριασμό αυτών των κινδύνων για να έχει καλύτερους οργανωτικούς ελέγχους με αυξημένη ασφάλεια και ευαισθητοποίηση.
Σε αυτό το άρθρο, θα συζητήσω τι είναι το SoD, τη σημασία του και άλλες βασικές ορολογίες που σχετίζονται με αυτό.
Λοιπόν, ας ξεκινήσουμε και ας μάθουμε πώς να ανακτήσουμε τον έλεγχο!
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι ο Διαχωρισμός Καθηκόντων;
Ο Διαχωρισμός Καθηκόντων (SoD) είναι μια σημαντική έννοια της διαχείρισης κινδύνου και των εσωτερικών ελέγχων ενός οργανισμού, όπου περισσότερα από ένα άτομα αναλαμβάνουν την ευθύνη να ολοκληρώσουν τα διαφορετικά μέρη μιας εργασίας. Εφαρμόζεται για την πρόληψη της κακής χρήσης πληροφοριών, της απάτης, της κλοπής και άλλων κινδύνων που σχετίζονται με την ασφάλεια.
Η εργασία, ωστόσο, μπορεί να ολοκληρωθεί από ένα άτομο, αλλά είναι χωρισμένη σε μέρη. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι κανένα άτομο δεν έχει τον αποκλειστικό έλεγχο της εργασίας ή τους υπερβολικούς ελέγχους, αρκετά ώστε να γίνει κατάχρηση του ελέγχου για μη εξουσιοδοτημένους σκοπούς ή δόλιες δραστηριότητες. Αντίθετα, θα το μοιράζονται τουλάχιστον δύο άτομα.
Σήμερα, το SoD εφαρμόζεται σε διάφορους τομείς, όπως η λογιστική, τα οικονομικά, η μισθοδοσία, η διοίκηση κ.λπ. Στην πολιτική, γίνεται ο διαχωρισμός των εξουσιών σε δημοκρατίες όπου η κυβέρνηση χωρίζεται σε δικαστική, εκτελεστική και νομοθετική.
SoD στη Διαχείριση Κινδύνων
Το SoD λειτουργεί με βάση την αρχή των κοινών ευθυνών και ότι η διαχείριση ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης δεν πρέπει να είναι δουλειά ενός ατόμου. Δεν πρέπει να εμπιστεύεστε ένα μεμονωμένο άτομο για να αποκτήσει τον πλήρη έλεγχο για την εκτέλεση μιας εργασίας που ενδέχεται να οδηγήσει σε απάτη, λάθη ή βλάβη στη φήμη της εταιρείας σας.
Στην πραγματικότητα, το SoD είναι ένα ζωτικό στοιχείο της διαχείρισης κινδύνου και της συμμόρφωσης της επιχείρησης με κανονισμούς όπως ο νόμος Sarbanes-Oxley του 2002 (SOX).
Ο διαχωρισμός των καθηκόντων μεταξύ πολλαπλών υπευθύνων μειώνει τις πιθανότητες ενός υπαλλήλου ή ενός τρίτου από:
- Κατάχρηση οργανωτικών εμπιστευτικών πληροφοριών
- κλοπή κεφαλαίων
- Παραποίηση αρχείων (όπως οικονομικά) για παραπλάνηση των ενδιαφερομένων ή διόγκωση των τιμών των μετοχών
- Ξεκινώντας μια εκστρατεία εκδίκησης μετά από υποτιθέμενη κακομεταχείριση
- Εμπλοκή σε εταιρική κατασκοπεία
Και αν δεν εφαρμόζετε μια ασφαλή στρατηγική όπως το SoD, θα μπορούσε να οδηγήσει σε σημαντικές ζημιές στον οργανισμό σας όσον αφορά τα οικονομικά, τις κυρώσεις που βασίζονται στη συμμόρφωση και την εικόνα της επωνυμίας σας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο συνιστάται η εφαρμογή SoD σε μια επιχείρηση, από τη λογιστική και τη μισθοδοσία έως τα τμήματα τεχνολογίας πληροφοριών (IT) και κυβερνοασφάλειας.
Παραδείγματα SoD
Ας δούμε μερικά από τα παραδείγματα όπου μπορείτε να εφαρμόσετε το SoD.
Λογιστική
Στη λογιστική, οι οργανισμοί μπορούν να απαγορεύσουν σε μεμονωμένα άτομα να αποκτήσουν υπερβολική δύναμη για να κρύψουν περιουσιακά στοιχεία και οικονομικά λάθη.
Το SoD θα σας ζητήσει να αναλύσετε διεξοδικά όλους τους λογιστικούς ρόλους στον οργανισμό σας και να διαχωρίσετε τα καθήκοντα, έτσι ώστε το ίδιο άτομο να μην μπορεί να έχει τον πλήρη έλεγχο μιας δεδομένης λειτουργίας. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να επιτρέπεται στο ίδιο άτομο να παραλαμβάνει τις επιταγές και να καταγράφει τις λαμβανόμενες επιταγές.
IT και κυβερνοασφάλεια
Οι πολιτικές SoD μπορούν να βοηθήσουν στην πρόληψη κινδύνων ελέγχου πρόσβασης στο τμήμα IT. Διαχωρίζετε τα καθήκοντα ροής εργασιών, διασφαλίζοντας ότι στην ίδια ομάδα ή άτομα δεν δίνονται δικαιώματα πολλαπλής πρόσβασης.
Εάν ένα άτομο αποκτήσει πρόσβαση στην εξουσία πέρα από τα καθήκοντά του, μπορεί να την κάνει κατάχρηση και να εκθέσει πληροφορίες σε τρίτους ή να του χορηγήσει άδεια πρόσβασης. Την ίδια στιγμή, κανείς άλλος δεν έχει ιδέα για αυτό.
Αυτή η κατάσταση μπορεί να είναι καταστροφική. Για παράδειγμα, δεν πρέπει να επιτρέπεται στο ίδιο άτομο να λαμβάνει ειδοποιήσεις από συστήματα ασφαλείας καθώς και να διαχειρίζεται τα δικαιώματα πρόσβασης αυτού του συστήματος.
Συμμόρφωση και Έλεγχοι
Η εφαρμογή σταθερών στρατηγικών SOD μπορεί να βοηθήσει στην εξάλειψη των σφαλμάτων των εργαζομένων, σκόπιμα ή ακούσια. Μπορείτε επίσης να συλλάβετε δόλιες αρχειοθήκες, εάν υπάρχουν. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να προστατεύσετε τον οργανισμό σας από παραβιάσεις συμμόρφωσης. Για παράδειγμα, πρέπει να ορίσετε το ίδιο άτομο υπεύθυνο για την υποβολή οικονομικών πληροφοριών και τον έλεγχό τους.
Άλλα Παραδείγματα
Το ίδιο άτομο δεν πρέπει να είναι υπεύθυνο για:
- Δημιουργία και έγκριση επιταγών
- Δημιουργία και έγκριση τιμολογίων προμηθευτών
- Προετοιμασία του τιμολογίου και καταχώρηση συναλλαγών πωλήσεων στο καθολικό
- Καταβολή μισθών και πρόσληψη υπαλλήλων
- Καταγραφή ληφθέντων μετρητών και δημιουργία πιστωτικών σημειωμάτων
- Εμπορία μετοχών και διαχείριση συγχωνεύσεων και εξαγορών
- Ρύθμιση αγοραστών και έγκριση αιτήσεων ή παραγγελιών αγοράς
Πλεονεκτήματα του SoD
Μερικά από τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής SoD στον οργανισμό σας είναι:
#1. Πρόληψη και Ανίχνευση Απάτης
Οι οργανισμοί γίνονται θύματα απάτης περισσότερο από ποτέ. Περιλαμβάνει δόλιες δραστηριότητες όπως παραβίαση επιταγών, παραποίηση μετρητών, υπεξαίρεση περιουσιακών στοιχείων, πλαστογραφία εγγράφων, παραποιημένες αποδείξεις, τιμολόγια, σφάλματα λογιστικών αρχείων και πολλά άλλα.
Με το SoD, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι κανένα άτομο ή ομάδα δεν είναι υπεύθυνο για την εκτέλεση όλων των λειτουργιών μιας δεδομένης εργασίας. Αυτό θα αποτρέψει την ευκαιρία διάπραξης απάτης και απόκρυψής της. Έχοντας περισσότερα μάτια σε μια εργασία σημαίνει ότι ο καθένας μπορεί να εντοπίσει, να αναφέρει και να βοηθήσει στην αποτροπή εξωτερικής ή εσωτερικής απάτης.
#2. Μείωση ανθρώπινων σφαλμάτων
Εάν εφαρμόσετε σωστά το SoD στον οργανισμό σας, πιθανότατα θα δείτε σημαντική μείωση των ανθρώπινων λαθών και των σχετικών κινδύνων στις κρίσιμες οικονομικές διαδικασίες σας. Μπορεί να περιλαμβάνει σφάλματα όπως ανεπαρκή τεκμηρίωση των συναλλαγών, χαμηλό ανθρώπινο δυναμικό στη λογιστική, λάθη εισαγωγής δεδομένων, απρόσεκτους ελέγχους κ.λπ.
Η πρόσληψη πολλών ατόμων σε κρίσιμες συναλλαγές αυξάνει ουσιαστικά την πιθανότητα ένα άτομο να παρατηρήσει οποιοδήποτε σφάλμα που συνέβη και να το επιλύσει.
#3. Βελτιωμένοι έλεγχοι
Η μείωση των πιθανοτήτων κινδύνων και λαθών θα βελτιώσει την τήρηση αρχείων για το τμήμα οικονομικών, μισθοδοσίας, λογιστικής, πληροφορικής ή κυβερνοασφάλειας. Το SoD θα βοηθήσει να διασφαλιστεί ότι τα αρχεία έχουν τακτοποιηθεί σωστά, εξαλείφοντας ζητήματα όπως διπλασιάσματα, καθυστερημένα τέλη, κίνδυνοι συμμόρφωσης κ.λπ.
Με αυτόν τον τρόπο, θα είστε καλύτερα προετοιμασμένοι για ελέγχους, είτε είναι ετήσιοι, εξαμηνιαίοι ή τριμηνιαίοι. Θα νιώσετε επίσης μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση πριν συμμορφωθείτε με τους κανονισμούς και θα αποφύγετε τις κυρώσεις.
#4. Αυξάνει την Αποδοτικότητα
Κάποιοι μπορεί να πιστεύουν ότι η προσθήκη περισσότερων ρόλων θα οδηγήσει σε αναποτελεσματικότητα και υψηλότερο κόστος. Ωστόσο, εάν σχεδιάζετε καλά το SoD, θα προωθήσει την αποτελεσματικότητα. Είναι επειδή διαιρείτε μια εργασία σε πολλαπλές υπο-εργασίες, καθεμία από τις οποίες εκτελείται από ένα κατάλληλο, εξειδικευμένο άτομο με καλύτερη ακρίβεια και ταχύτητα.
Αυτό όχι μόνο μειώνει τους κινδύνους, αλλά παρέχει επίσης υψηλότερη αποτελεσματικότητα σε σύγκριση με την περίπτωση που ένα άτομο πρέπει να εκτελέσει ολόκληρη την εργασία. Επιπλέον, το κόστος των ζημιών στην εταιρεία ελλείψει SoD είναι πολύ μεγαλύτερο από αυτό που επενδύετε για την πρόσληψη περισσότερου προσωπικού.
Μερικές ορολογίες SoD
Για να κατανοήσετε περισσότερο το SoD, πρέπει να μάθετε για τις ακόλουθες ορολογίες:
#1. Συγκρούσεις SoD
Μια σύγκρουση SoD μπορεί να προκληθεί όταν ένα άτομο ενεργεί ενάντια στα συμφέροντα του οργανισμού και προς το συμφέρον του. Αυτό σημαίνει ότι έχουν αποκτήσει πολλαπλούς ρόλους προκειμένου να εκτελούν πολλαπλές σημαντικές λειτουργίες σε μια διαδικασία. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε ενδεχομένως να επηρεάσει την ακεραιότητα της διαδικασίας καθώς και την εταιρεία.
Οι διενέξεις SoD μπορούν να προκύψουν σε διαφορετικούς τομείς ενός οργανισμού, όπως Order to Cash (O2C) ή Purchase to Pay (P2P). Για να μετριαστούν οι συγκρούσεις SoD, πρέπει να αναλύσετε και να αξιολογήσετε τέτοια περιστατικά. Οι οργανισμοί πρέπει επίσης να εφαρμόζουν αυστηρούς ελέγχους και να προστατεύονται από εργαζόμενους που συμμετέχουν σε παράνομες δραστηριότητες.
Μια καλή στρατηγική για την αποφυγή συγκρούσεων SoD θα μπορούσε να είναι η εφαρμογή Ελέγχων Πρόσβασης βάσει Ρόλων (RBAC) στον οργανισμό σας. Το RBAC διασφαλίζει ότι τα δικαιώματα πρόσβασης και οι έλεγχοι παρέχονται στους χρήστες με βάση τους ρόλους και τις ευθύνες τους στον οργανισμό, όχι περισσότερο από αυτό.
Σε αυτό, μπορείτε να αναθέσετε σε ένα εξουσιοδοτημένο άτομο να αναλύει κάθε ρόλο και άδεια πρόσβασης που του έχει εκχωρηθεί για επικαλύψεις SoD τόσο μεταξύ ρόλων όσο και εντός των ρόλων.
Ωστόσο, κάθε σύγκρουση δεν σημαίνει ότι προκαλεί ζημιά ή οδηγεί σε παράνομες ενέργειες. Ένας χρήστης θα μπορούσε να το κάνει κατά λάθος, από απροσεξία ή να εκτελέσει μια απαιτούμενη λειτουργία για την εταιρεία που χρειάζεται περισσότερα δικαιώματα.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι εταιρείες θα πρέπει να εξετάσουν διεξοδικά την υπόθεση και να αξιολογήσουν τις πολιτικές παραβίασης SoD για να διασφαλίσουν ότι οι συγκρούσεις δεν θα μετατραπούν σε απάτη ή παράνομη δραστηριότητα.
#2. Παραβίαση SoD
Οι παραβιάσεις του SoD μπορούν να συμβούν εάν ο υπάλληλος ενός οργανισμού εκμεταλλευτεί τον ρόλο που του έχει ανατεθεί και αποκτήσει σκόπιμα πρόσβαση σε πληροφορίες ή πραγματοποιήσει μια απαγορευμένη δραστηριότητα. Αυτό σημαίνει ότι παραβιάζουν την εσωτερική πολιτική ή τους εξωτερικούς κανονισμούς του οργανισμού.
Οι εργαζόμενοι μπορούν να προβούν σε παραβίαση SoD όταν έχουν αποκτήσει έλεγχο σε πολλαπλά βήματα της διαδικασίας, υπερβαίνοντας τα επιτρεπόμενα βήματα. Στη συνέχεια, κάνουν κατάχρηση της πρόσβασης προς όφελός τους.
Παράδειγμα: Μια εταιρεία μπορεί να εφαρμόσει μια πολιτική σύμφωνα με την οποία το άτομο που προσλαμβάνει υπαλλήλους δεν μπορεί επίσης να διανέμει μισθούς. Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι εάν εκτελούν και τις δύο δραστηριότητες, μπορεί να το αξιοποιήσουν προς δικό τους όφελος και να ενορχηστρώσουν απάτη ή παράνομη δραστηριότητα. Έτσι, αυτό θα μετατραπεί σε παραβίαση SoD.
Έτσι μοιάζει μια εσωτερική παραβίαση SoD. Ας καταλάβουμε πώς μπορεί να συμβεί μια εξωτερική παραβίαση SoD. Για παράδειγμα, ένας ανώτερος υπεύθυνος λήψης αποφάσεων όπως ο Διευθύνων Σύμβουλος ενός οργανισμού επιδίδεται στη χειραγώγηση των οικονομικών καταστάσεων, παραβιάζοντας τους κανονισμούς SOX.
Μπορεί να οδηγήσει σε τεράστια πρόστιμα για τον οργανισμό και ο εργαζόμενος μπορεί επίσης να εκτίσει ποινή φυλάκισης. Αυτό είναι επιζήμιο για τον οργανισμό όσον αφορά τη φήμη και το κόστος.
Για να μετριαστούν οι παραβιάσεις SoD, ένας οργανισμός πρέπει να παρακολουθεί τις παραβιάσεις τους και τη δραστηριότητα κάθε εργαζομένου. Πρέπει επίσης να συνεχίσουν να ενημερώνουν τις πολιτικές τους με την αλλαγή του τεχνολογικού χώρου.
#3. SoD Matrix
Ο πίνακας SoD είναι μια προσέγγιση που ακολουθούν οι διαχειριστές προκειμένου να μειώσουν την πολυπλοκότητα του SoD. Επιτρέπει στους διευθυντές να διακρίνουν διαφορετικές ευθύνες, ρόλους και κινδύνους σε έναν οργανισμό.
Επιπλέον, η μήτρα SoD μπορεί να ανιχνεύσει πιθανές συγκρούσεις σε ολόκληρο τον οργανισμό και να βοηθήσει στην έγκαιρη επίλυσή τους, παρέχοντας παράλληλα ασφάλεια από σοβαρές ζημιές.
Οι πίνακες SoD δημιουργούνται αυτόματα σε σύγχρονες εταιρείες που βασίζονται σε λογισμικό ERP. Μια μήτρα SoD που δημιουργείται βασίζεται στις εργασίες και τους ρόλους ενός χρήστη που ορίζονται στο λογισμικό ERP του.
Εδώ, κάθε εργασία θα πρέπει να ταιριάζει με μια διαδικασία σε μια δεδομένη ροή εργασίας συναλλαγών προκειμένου να ομαδοποιηθούν εργασίες και ρόλοι, διασφαλίζοντας ότι κανένας χρήστης δεν επιτρέπεται να εκτελέσει περισσότερα από ένα βήματα στη ροή εργασίας.
Επιπλέον, ένας πίνακας SoD μπορεί να αναπαρασταθεί από μια γραφική παράσταση όπου οι ρόλοι των χρηστών διατηρούνται και στους δύο άξονες – X και Y που δηλώνουν συγκρούσεις SoD. Επίσης, αντιστοιχίζει τα καθήκοντα και τις δραστηριότητες σε ρόλους σε μια ροή εργασιών, προκειμένου να επιτρέψει στις ομάδες συμμόρφωσης να διαχωρίσουν τις ασυμβίβαστες ευθύνες.
Μπορείτε είτε να δημιουργήσετε μια μήτρα SoD χρησιμοποιώντας λογισμικό όπως το MS Excel είτε χειροκίνητα σε ένα φύλλο χαρτιού. Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο ERP.
Παράδειγμα: Ακολουθεί ένα παράδειγμα για το πώς μπορείτε να δημιουργήσετε έναν πίνακα SoD για μισθοδοσία για έναν εργαζόμενο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε σημαίνον, όπως ναι/όχι, χρωματιστές σημαίες ή βέλη, ένα σημάδι κ.λπ. για ρόλους και ευθύνες. Ας χρησιμοποιήσουμε το Y/N στην παρακάτω γραφική παράσταση.
ΔιαδικασίαΕργαζόμενοςΕνσωματωμένοι υπάλληλοιΔημιουργία επιταγών μισθών Εκκαθάριση πληρωμώνΔιαχείριση οφελώνΕργαζόμενοι στο πλοίο1YNNNCΔημιουργία επιταγών αμοιβών2NYYNCΕκκαθάριση πληρωμών3NYYNΔιαχείριση παροχών4NNNY
Στο παραπάνω διάγραμμα, φαίνεται ότι ο υπάλληλος 2 έχει την εξουσιοδότηση να δημιουργήσει μισθολογικές επιταγές και να τις εκκαθαρίσει. Επομένως, δεν πρέπει να αλλάζουν παροχές ή να προσλαμβάνουν υπαλλήλους. Εάν το κάνουν, τότε μπορεί να προκύψει σύγκρουση SoD. Ομοίως, ο υπάλληλος 1 είναι υπεύθυνος για την πρόσληψη νέων υπαλλήλων. Ως εκ τούτου, δεν πρέπει να δημιουργούν μισθολογικές επιταγές, να διαχειρίζονται οφέλη ή να εκκαθαρίζουν πληρωμές. Διαφορετικά, μπορεί να προκύψει σύγκρουση SoD.
Πώς να εφαρμόσετε το SoD
Έτσι, εάν σκέφτεστε να εφαρμόσετε το SoD αλλά έχετε σύγχυση σχετικά με το πού να ξεκινήσετε, εδώ είναι τα βήματα που μπορείτε να ακολουθήσετε:
Καθορισμός Οργανωτικών Διαδικασιών και Πολιτικών
Πρώτα απ ‘όλα, πρέπει να ορίσετε όλες τις βασικές οργανωτικές διαδικασίες για τις οποίες είναι υπεύθυνοι οι εργαζόμενοι. Θα μπορούσε να βασίζεται στο μέγεθος και τον τύπο του κλάδου του οργανισμού σας. Αφού ορίσετε κάθε διαδικασία και εργασία, αναφέρετε και τις πολιτικές σας. Καθορίστε πολιτικές για τους εσωτερικούς υπαλλήλους σας, τους εξωτερικούς προμηθευτές και άλλες οντότητες με τις οποίες συναλλάσσεστε.
Για παράδειγμα, στο τμήμα ανθρώπινου δυναμικού σας, μπορεί να θέλετε να αναφέρετε εργασίες όπως πρόσληψη και ενσωμάτωση υπαλλήλων, δημιουργία παροχών και αποζημιώσεων, εκκαθάριση πληρωμών, τήρηση αρχείων κ.λπ. , υπογραφή επιταγών, πληρωμή τιμολογίων κ.λπ.
Επιπλέον, θα χρειαστεί να περιγράψετε τις πολιτικές που έχετε δημιουργήσει για τα τμήματα και τους υπαλλήλους σας. Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος που εκδίδει πληρωμή δεν πρέπει να είναι και αυτός που υπογράφει επιταγές. Ένα άλλο παράδειγμα πολιτικής θα μπορούσε να είναι – ο υπάλληλος που είναι υπεύθυνος για την πώληση ενός προϊόντος δεν πρέπει επίσης να επιβεβαιώσει την παράδοσή του.
Δημιουργήστε ένα SoD Matrix
Αφού καθορίσετε τις εργασίες και τις πολιτικές σας, πρέπει να δημιουργήσετε μια μήτρα SoD για να απαριθμήσετε όλους τους ρόλους και τις εργασίες. Θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε ποιοι υπάλληλοι είναι υπεύθυνοι για ποιες εργασίες και εάν υπάρχει οποιαδήποτε πιθανότητα σύγκρουσης SoD ή παραβίασης.
Το παραπάνω γράφημα θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έναν πίνακα SoD για τον οργανισμό σας. Αλλά μερικές φορές, γίνεται δύσκολο να ανιχνευθούν συγκρούσεις SoD, ειδικά όταν οι αναπαραστάσεις δεν ταιριάζουν σωστά με τις εργασίες. Για αυτό, μπορείτε να ακολουθήσετε δύο προσεγγίσεις κατά τη δημιουργία ενός πίνακα SoD:
Καθορίστε με σαφήνεια όλες τις εργασίες και επισημάνετε κάθε σύγκρουση SoD: δημιουργεί μια μεγάλη μήτρα, αλλά προσφέρει καλύτερη ακρίβεια στην οπτική αναπαράσταση των εργασιών και των ρόλων.
Παραλείψτε κάποιες εργασίες ή ομαδοποιήστε τις: Θα σας παρέχει μια συμπυκνωμένη μήτρα, η οποία είναι εύκολο να αναλυθεί και να επικεντρωθεί σε συγκρούσεις SoD. Ωστόσο, θα μπορούσε να οδηγήσει σε ψευδή θετικά αποτελέσματα και σφάλματα που επηρεάζουν τα αποτελέσματα και τις συγκρούσεις SoD.
Αναθέστε Εργασίες
Μόλις εντοπίσετε όλες τις συγκρούσεις SoD, ξεκινήστε να αναθέτετε εργασίες και δευτερεύουσες εργασίες σε υπαλλήλους, αξιοποιώντας την έννοια του διαχωρισμού καθηκόντων. Εάν συναντήσετε ένα σενάριο όπου δεν μπορείτε να εφαρμόσετε το SoD, βρείτε έναν σταθερό τρόπο ελέγχου και παρακολούθησης του υπαλλήλου που εκτελεί την εργασία, προκειμένου να αποτρέψετε τυχόν κινδύνους.
Διαχείριση και αναθεώρηση
Είναι ζωτικής σημασίας να παρακολουθείτε και να αναθεωρείτε τις εργασίες και τους ρόλους σας για να διασφαλίσετε ότι το SoD εφαρμόζεται σωστά και ότι δεν υπάρχει πιθανή σύγκρουση ή παραβίαση. Και αν εντοπίσετε κάποια, διαχειριστείτε τους ρόλους και τις εργασίες σας αναθέτοντάς τους ξανά. Συνεχίστε την παρακολούθηση για την αποφυγή κινδύνων.
συμπέρασμα
Ο διαχωρισμός καθηκόντων (SoD) παρέχει έναν εξαιρετικό τρόπο διαχείρισης των εσωτερικών ελέγχων και πρόληψης απάτης και λαθών. Θα συμβάλει στη διασφάλιση της ασφάλειας του οργανισμού, ώστε κανείς να μην αποκτήσει υπερβολικό έλεγχο, αρκετή για να προκαλέσει ζημιά στον οργανισμό σας όσον αφορά διαρροές δεδομένων, απάτη ή παράνομες δραστηριότητες. Έτσι, εφαρμόστε το SoD στον οργανισμό σας και παραμείνετε ασφαλείς και σε εγρήγορση.
Μπορείτε επίσης να εξερευνήσετε ορισμένα εργαλεία ανίχνευσης και πρόληψης απάτης για διαδικτυακές επιχειρήσεις.