Οι επιχειρήσεις, μικρές και μεγάλες, δεν μπορούν να λειτουργήσουν χωρίς συμφωνίες. Οι συμβάσεις συμφωνούν με τα μέρη νομικά εκτελεστά με τη δημιουργία, τον καθορισμό και τη ρύθμιση αμοιβαίων δικαιωμάτων και υποχρεώσεων μεταξύ τους.
Τα συμβόλαια χρησιμοποιήθηκαν πολύ πριν από την εκβιομηχάνιση και δημιουργηθεί μια καπιταλιστική οικονομία. Στην εποχή των βασιλιάδων και των αυτοκρατοριών τους, οι συμφωνίες καθόριζαν τους όρους της συμφωνίας και τα μέρη έπρεπε να τηρήσουν τους όρους.
Καθώς οι δεκαετίες περνούσαν και ο κόσμος υπέστη ανυπέρβλητες αλλαγές, τα θεμελιώδη στοιχεία πίσω από τα συμβόλαια παρέμειναν τα ίδια. Contract Management είναι η διαδικασία διαχείρισης των συμβάσεων. Περιλαμβάνει συμφωνίες διαχείρισης, από την προέλευσή τους έως την εκτέλεσή τους από το επιλεγμένο μέρος και την ενδεχόμενη καταγγελία της σύμβασης.
Δεδομένου ότι τα συμβόλαια έχουν πολλαπλές πτυχές, η διαχείριση των συμβάσεων έχει εισαγάγει διάφορα επίπεδα/στάδια για να αντιπροσωπεύει κάθε πτυχή της συμφωνίας. Σημαντικά στοιχεία της διαχείρισης συμβολαίων περιλαμβάνουν ανάλυση απόδοσης για τη μεγιστοποίηση της λειτουργικής και οικονομικής απόδοσης, ενώ ταυτόχρονα εντοπίζεται και μετριάζεται ο οικονομικός κίνδυνος και ο κίνδυνος φήμης που προκύπτει από τη μη συμμόρφωση με τους όρους της σύμβασης.
Πίνακας περιεχομένων
Βασικές αρχές διαχείρισης συμβολαίων
Για να διαχειριστεί την εργασία και τα άτομα που εμπλέκονται σε μια σύμβαση, η ομάδα πρέπει να κατανοήσει ξεκάθαρα την εργασία, τους πόρους και τον χρόνο που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας. Η σαφής κατανόηση όλων αυτών των πτυχών είναι το θεμέλιο της διαχείρισης συμβολαίων.
Οφέλη Διαχείρισης Συμβάσεων
- Η ποιότητα της εργασίας διατηρείται: Η όλη διαδικασία διαχείρισης της σύμβασης στοχεύει στη διατήρηση της ποιότητας της εργασίας που εκτελείται. Διασφαλίζει ότι η εργασία εκτελείται αποτελεσματικά στο σωστό χρονικό διάστημα και ότι οι πόροι χρησιμοποιούνται με τον πιο οικονομικό τρόπο. Εξασφαλίζει ότι η εταιρεία λαμβάνει την καλύτερη σχέση ποιότητας/τιμής από κάθε σύμβαση που συνάπτει. Γίνεται με τον εντοπισμό και τον μετριασμό των οικονομικών κινδύνων και των κινδύνων φήμης.
- Καλύτερος έλεγχος έργου: Η διαχείριση έργου είναι απαραίτητη για τη διαχείριση της εργασίας κατά το στάδιο της έναρξης. Διασφαλίζει ότι η εργασία ξεκινά σωστά.
- Αυξημένα έσοδα: Τα υψηλότερα έσοδα δημιουργούνται όταν εφαρμόζεται η διαχείριση συμβολαίων. Συμβαίνει με δύο τρόπους. Πρώτον, η εταιρεία μπορεί να παραμείνει ανταγωνιστική στην αγορά και να κερδίσει περισσότερα συμβόλαια. Δεύτερον, η δουλειά που κάνει η εταιρεία είναι υψηλότερης ποιότητας. Παράγει αποτελέσματα υψηλότερης ποιότητας και η επιχείρηση μπορεί να χρεώσει ένα ασφάλιστρο.
Διαχείριση συμβολαίων Vs. Διαχείριση Συμβάσεων
Το πεδίο της Διαχείρισης Συμβάσεων περιλαμβάνει ολόκληρο τον κύκλο ζωής, από τη δημιουργία του έως τη λήξη του. Ωστόσο, η Διαχείριση Συμβάσεων ενσωματώνει τις διαδικασίες που υπάγονται στον σχεδιασμό των συμβάσεων μεταξύ των δύο μερών. Ο κύκλος διαχείρισης της σύμβασης λήγει όταν συμφωνηθεί και υπογραφεί η σύμβαση. Παράλληλα, η διαχείριση της σύμβασης αρχίζει μετά την υπογραφή και λήγει με τη λύση της σύμβασης.
Οι διαχειριστές συμβάσεων είναι υπεύθυνοι να διασφαλίζουν ότι και τα δύο μέρη είναι ευχαριστημένα με τη σύμβαση που δημιούργησαν μαζί. Από την άλλη πλευρά, οι Contract Managers διασφαλίζουν ότι όλα τα μέρη της συμφωνίας συμμορφώνονται με όλους τους όρους.
Στάδια Διαχείρισης Συμβάσεων
Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, η διαχείριση συμβολαίων είναι πολύ περισσότερα από την υπογραφή των συμφωνιών. Περιλαμβάνει μια σειρά ενεργειών που καθοδηγούν και αναπτύσσουν διαδικασίες για το χειρισμό κάθε κόμβου στη συμφωνία. Αυτό γίνεται εφικτό κρατώντας τα πάντα ξεκάθαρα και εμπεριστατωμένα στη σύμβαση.
Στάδιο Δημιουργίας
Γνωρίζουμε ότι ο σχεδιασμός παίζει καθοριστικό ρόλο στην επιτυχία οποιασδήποτε στρατηγικής. Ένας καλός διευθυντής σχεδιάζει πάντα το έργο του. Το στάδιο δημιουργίας της διαχείρισης συμβολαίων περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός ευέλικτου οδικού χάρτη για την αντιμετώπιση ορισμένων απρόβλεπτων καταστάσεων.
Το στάδιο της δημιουργίας είναι το αρχικό βήμα στον μακρύ και εμπεριστατωμένο δρόμο της διαχείρισης συμβολαίων. Σε αυτό το στάδιο, αξιολογείτε τις ανάγκες και τους πόρους της εταιρείας. Περιλαμβάνει καταιγισμό ιδεών στα κρίσιμα στοιχεία της στρατηγικής του συμβολαίου. Αυτό διατηρεί όλα τα επόμενα βήματα επίκαιρα και ασφαλή και τα κάνει έτοιμα για αυτοσχεδιασμούς κατά τη διάρκεια απρόβλεπτων. Τα χαρακτηριστικά που πρέπει να ληφθούν υπόψη κατά το στάδιο του σχεδιασμού είναι:
- Τα είδη των συμβάσεων προς διαχείριση
- Πρότυπα που χρησιμοποιούνται στις συμφωνίες
- Ευθύνη για κάθε στάδιο
- Απαιτήσεις για βέλτιστη απόδοση της εργασίας
- Προβλήματα/ Σημεία συμφόρησης για κάθε βήμα και επακόλουθες λύσεις
- Απαιτούμενοι πόροι για την υλοποίηση της στρατηγικής της σύμβασης
Το στάδιο της δημιουργίας θέτει τις βάσεις για τα ακόλουθα στάδια/επίπεδα που θα ακολουθήσουν.
Στάδιο Συνεργασίας
Το στάδιο της συνεργασίας έρχεται μετά τη Δημιουργία, μέσω της οποίας έχει συσταθεί το ίδρυμα διαχείρισης συμβολαίων. Βοηθά πρωτίστως στην εφαρμογή των θεμελίων που έχουν τεθεί για νέες και νέες συμβάσεις. Περιλαμβάνει επίσης την ανάπτυξη νέων τυπικών συμφωνιών για καθημερινές και δύσκολες καταστάσεις. Η εξέχουσα πρόκληση που αντιμετωπίζουν οι διαχειριστές συμβολαίων σε αυτό το στάδιο είναι η δημιουργία μιας εξίσωσης που παρέχει ό,τι απαιτείται, μειώνοντας ταυτόχρονα τους κινδύνους.
Η σκηνή γίνεται η πιο εύκολη για καθημερινές καταστάσεις. Όλοι οι διευθυντές πρέπει να βρουν τον σωστό τύπο σύμβασης και να δουν τις σχετικές πληροφορίες, ενώ δεν κάνουν ή δεν κάνουν μικρές αλλαγές στο έγγραφο της σύμβασης. Ωστόσο, η εργασία γίνεται δύσκολη όταν συζητούνται πιο περίπλοκες καταστάσεις, οπότε δημιουργείται ένα νέο αρχείο από την αρχή, εξασφαλίζοντας συμμόρφωση, πρότυπα και δικαιώματα. Μια ηλεκτρονική υπογραφή ακολουθεί το κράτος προ-επαφής για την οριστικοποίηση της σύμβασης.
Στάδιο Υπογραφής
Το Στάδιο Υπογραφής είναι το επόμενο πιο κρίσιμο βήμα στη Διαχείριση Συμβάσεων. Εδώ προσπαθείτε να εκτελέσετε τις στρατηγικές που έχετε σχεδιάσει στο προηγούμενο στάδιο. Είναι επίσης το στάδιο όπου αναπτύσσετε λογισμικό διαχείρισης συμβολαίων για να σας βοηθήσει να εκτελέσετε εργασίες που σχετίζονται με συμβόλαια. Το λογισμικό είναι επίσης γνωστό για τη μετεγκατάσταση συμβάσεων με ένα κεντρικό αποθετήριο.
Το λογισμικό διαχείρισης συμβάσεων είναι ένα ψηφιακό εργαλείο που δίνει τη δυνατότητα στους χρήστες να παρακολουθούν και να διαχειρίζονται συμβόλαια σε διάφορα στάδια του κύκλου ζωής τους. Αυτό το λογισμικό επιτρέπει επίσης στις επιχειρήσεις να ανανεώνουν τις ειδοποιήσεις, τη διαχείριση συμμόρφωσης, τη λήψη ψηφιακών υπογραφών και τη διαχείριση προτύπων συμβολαίων.
Ένα άλλο σημαντικό χαρακτηριστικό του σταδίου υλοποίησης είναι η ενσωμάτωση. Εξασφαλίζεται ότι κάθε συμβαλλόμενο μέρος στη σύμβαση κατανοεί το όραμα και τους στόχους της σύμβασης και του διαχειριστή συμβάσεων και είναι επίσης άνετα με τα εργαλεία που χρησιμοποιούνται.
Μετά την ολοκλήρωση του Σταδίου Υλοποίησης, ακολουθούμενη από την ηλεκτρονική υπογραφή και των δύο ατόμων, έρχεται το στάδιο παράδοσης, όπου διασφαλίζεται ότι η σύμβαση είναι απαλλαγμένη από λάθη και ελαττώματα. Κάθε ρόλος, ευθύνη, ορόσημο και στόχος επιβεβαιώνεται.
Στάδιο Παρακολούθησης
Είναι όταν ζωντανεύουν όλοι οι στόχοι που περιγράφονται στα συμβόλαιά σας. Είναι επομένως επίσης το στάδιο όπου θα πρέπει να προσέχετε περισσότερο όλους τους όρους που ορίζονται στη συμφωνία και να τους παρακολουθείτε τακτικά για να βεβαιωθείτε ότι όλα γίνονται όπως θα έπρεπε.
Ο ρόλος των διευθυντών στο στάδιο της σύμβασης είναι να βεβαιωθούν ότι όλα είναι σε καλό δρόμο και σύμφωνα με τους όρους που ορίζονται στη σύμβαση. Είναι υπεύθυνοι για τον εντοπισμό προβλημάτων και την ύπαρξη συστημάτων έγκαιρης προειδοποίησης.
Οι διευθυντές μπορούν να αντλήσουν έμπνευση από το Στάδιο Σχεδιασμού για αυτό. Θα μπορούσε κανείς να επινοήσει μια σωστά ταξινομημένη λίστα με όλα τα στοιχεία της σύμβασης που πρέπει να επαληθευτούν και να ελεγχθούν. Όχι μόνο δεν θα αφήσει κανένα μέρος της σύμβασης να μείνει ανεξέλεγκτο, αλλά θα είναι ένας γρήγορος τρόπος για να βρείτε αποκλίσεις μεταξύ των συμφωνηθέντων στοιχείων και της εκτελούμενης εργασίας.
Στάδιο Ανανέωσης
Το στάδιο της Ανανέωσης δεν είναι ουσιαστικά ένα στάδιο. Ωστόσο, είναι σκόπιμο να δοθεί προσοχή σε αυτό μετά το στάδιο της σύμβασης. Αλλά οι αρχές του Σταδίου Ανανέωσης θα πρέπει να εφαρμόζονται σε όλες τις τοποθεσίες.
Το στάδιο Ανανέωσης στη διαχείριση συμβολαίου είναι κατά κύριο λόγο μια κατάσταση στον κύκλο ζωής του συμβολαίου σας, όπου αποφασίζετε εάν θέλετε να συνεχίσετε τη σύμβασή σας ή να το τερματίσετε. Εφόσον υπάρχουν ρήτρες κυρώσεων ή αθέτησης ενέργειας, σε περίπτωση μη συμμόρφωσης με τη συμφωνία, είναι πιο σημαντικό να εξετάζετε προληπτικά τη λήξη της σύμβασης στις άλλες αποφάσεις σας για τη σύμβαση.
Η ανανέωση περιλαμβάνει την αξιολόγηση της απόδοσης της σύμβασης και πολλές αποφάσεις που περιλαμβάνουν ανανέωση και αλλαγές στη σύμβαση εάν απαιτείται. Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να γνωρίζουν τις ημερομηνίες καταγγελίας και ανανέωσης και να διασφαλίζουν ότι και τα δύο μέρη έχουν άφθονο χρόνο για να συλλέξουν πληροφορίες προτού οι αποφάσεις κλειδωθούν σε μια ακόμη σύμβαση.
Μετασυμβατικό Στάδιο
Το στάδιο μετά τη σύμβαση είναι η σύναψη της σύμβασης. Ακολουθεί τη λύση των συμβάσεων. Σε αυτό το στάδιο, η καθαριότητα διασφαλίζει ότι όλα γίνονται σωστά, εκδίδοντας ή πληρώνοντας οριστικά τιμολόγια και αρχειοθετώντας τα συμβόλαια.
Επιπλέον, πολλοί διευθυντές συμβάσεων τείνουν να πραγματοποιούν μια μεταθανάτια εξέταση στις επαφές τους για να μάθουν σχετικά με τα σεμινάρια για τα επόμενα συμβόλαια. Αυτή η νεκροψία παρέχει πολύτιμες πληροφορίες και διδάγματα που είναι βέβαιο ότι θα βελτιώσουν τα αποτελέσματα των μελλοντικών συμβολαίων.
συμπέρασμα
Τα συμβόλαια είναι τόσο καλά όσο το άτομο που τα διαχειρίζεται. Ανεξάρτητα από το πόσο καλοί είναι οι όροι των συμβάσεων, κανένα συμβαλλόμενο μέρος των συμβάσεων δεν παίρνει στο σπίτι του μια καλή συμφωνία εάν δεν αντιμετωπίζεται επαρκώς. Επομένως, είναι σημαντικό να ακολουθείτε τις κατευθυντήριες γραμμές με πειθαρχημένο τρόπο για να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα συμβόλαιά σας.
Μπορείτε επίσης να δείτε πού μπορείτε να βρείτε πρότυπα νομικών εγγράφων για τις συμβάσεις σας.