Τα ορόσημα είναι τα σημαντικά γεγονότα που είναι ζωτικής σημασίας για ολόκληρο το έργο. Οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν πρότυπα γραφημάτων ορόσημων για να μετρήσουν την πρόοδο ενός έργου.
Τα ορόσημα δείχνουν επίσης πώς επιτυγχάνετε τους στόχους του έργου που έχουν τεθεί στην αρχή του έργου.
Μπορεί να είναι ένας απλός και βασικός τρόπος για να ορίσετε ένα ορόσημο. Ωστόσο, όλοι στην ομάδα έργου μπορεί να μην κατανοούν τα ορόσημα του έργου με τον ίδιο τρόπο. Ως εκ τούτου, μπορεί να αντιμετωπίσετε δυσκολίες στη διαχείριση του έργου εάν τα μέλη της ομάδας δεν είναι συγχρονισμένα.
Χωρίς να χάνουμε περισσότερο χρόνο, ας εμβαθύνουμε στο θέμα των ορόσημων του έργου. Διαβάστε το άρθρο για να μάθετε ορόσημα, γραφήματα ορόσημων, πρότυπα, οφέλη και πολλά άλλα σε μια εύκολα κατανοητή γλώσσα.
Πίνακας περιεχομένων
Τι είναι ένα διάγραμμα ορόσημο;📈
Πριν πάμε στα γραφήματα ορόσημων, ας κατανοήσουμε πρώτα τα ορόσημα. Τα ορόσημα λειτουργούν ως σημεία ελέγχου για την αξιολόγηση της προόδου του έργου καθώς το έργο προχωρά στον τελικό στόχο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ορόσημα έργου ως αναρτήσεις σήματος για σημαντικές φάσεις στο χρονοδιάγραμμα του έργου. Για παράδειγμα:
- Η ημερομηνία έναρξης και η ημερομηνία ολοκλήρωσης ενός έργου.
- Μια προσχεδιασμένη ανασκόπηση του έργου από τον πελάτη, ένα τρίτο μέρος ή τα ενδιαφερόμενα μέρη.
- Ένα σημείο στο έργο όπου πρέπει να συζητήσετε την ενημέρωση του προϋπολογισμού με τους επενδυτές.
- Υποβολή ενός σημαντικού παραδοτέου όπως η αποστολή της πρωτότυπης εφαρμογής για κινητά📱 στην ομάδα εμπειρίας πελατών για σχόλια από τους χρήστες κατά τη διάρκεια της ευέλικτης διαδικασίας ανάπτυξης προϊόντος.
Τα ορόσημα υπάρχουν, ώστε να μπορείτε να απεικονίσετε με σαφήνεια σημαντικά στοιχεία που εμπλέκονται σε ένα έργο. Επίσης, δείχνουν εύκολα πού βρίσκεστε στην ανάπτυξη του προϊόντος ή στον κύκλο ζωής του έργου σε οποιαδήποτε συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα.
Τώρα, ο καθορισμός ενός γραφήματος ορόσημο γίνεται εύκολος. Είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργου για την οπτικοποίηση του έργου ή των ορόσημων ανάπτυξης προϊόντος. Συνήθως, το λογισμικό διαχείρισης έργου χρησιμοποιεί γραφήματα Gantt ή άλλες δομές χρονοδιαγράμματος έργου και τοποθετεί τα ορόσημα εκεί.
Τα ορόσημα σε ένα χρονοδιάγραμμα έργου περιλαμβάνουν συχνά ζωτικής σημασίας λεπτομέρειες ορόσημων, όπως ημερομηνία έναρξης, ημερομηνία λήξης, σε ποιον να αναφέρετε και ούτω καθεξής. Παρόμοια με τα γραφήματα Gantt, τα γραφήματα ορόσημων χρησιμοποιούν επίσης πολλά βασικά σύμβολα που επικαλύπτονται σε ένα χρονοδιάγραμμα ή ένα ημερολόγιο έργου. Μια τέτοια δομή παρέχει πληροφορίες σχετικά με τις πραγματικές και τις προγραμματισμένες ημερομηνίες ολοκλήρωσης των ορόσημων.
Τα σύμβολα γραφήματος ορόσημων θα μπορούσαν να είναι ένα κατακόρυφο λευκό βέλος για την προγραμματισμένη ολοκλήρωση και ένα όρθιο μαύρο βέλος που υποδεικνύει την πραγματική ολοκλήρωση. Επίσης, ένα σχήμα λευκού διαμαντιού υποδηλώνει μια προηγουμένως προγραμματισμένη ολοκλήρωση που εξακολουθεί να χρονολογείται στο μέλλον και ένα μαύρο χρώματος διαμαντιού♦️ σχήμα υποδηλώνει μια προηγουμένως προγραμματισμένη ολοκλήρωση για την οποία έχει ήδη παρέλθει η ημερομηνία.
Γιατί τα γραφήματα ορόσημων είναι απαραίτητα για τους διαχειριστές έργων
Εάν είστε διαχειριστής έργου ή υπεύθυνος ενός κύκλου ανάπτυξης προϊόντων, θα βρείτε γραφήματα ορόσημων χρήσιμα για τους ακόλουθους λόγους:
Παρακολούθηση προθεσμίας
Ο διαχωρισμός ενός μεγάλου έργου σε τμήματα εργασιών και ορόσημων σάς βοηθά να δημιουργήσετε πολλές προθεσμίες αντί για μία. Έτσι, η ομάδα του έργου εργάζεται κατάλληλα για να επιτύχει αυτούς τους στόχους αντί να περιμένει την τελευταία προθεσμία.
Κρατήστε σημαντικές ημερομηνίες στο προσκήνιο
Τα πρότυπα γραφημάτων ορόσημων σάς βοηθούν να σχεδιάσετε το έργο σας λαμβάνοντας υπόψη τις επερχόμενες μεγάλες διακοπές, τις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου, την εκπαίδευση της ομάδας κ.λπ.
Αναγνωρίστε τα σημεία συμφόρησης του έργου
Οι εργασίες ανάπτυξης προϊόντων που περιλαμβάνουν εξαρτήσεις εργασιών από εξωτερικούς συνεργάτες ή προμηθευτές είναι πιθανό να μπουν σε συμφόρηση, καθώς το χρονοδιάγραμμα διαχείρισης του έργου σας δεν τις λαμβάνει υπόψη.
Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν γραφήματα ορόσημων για να συμπεριλάβουν εξωτερικούς παράγοντες, όπως μια προμήθεια προμηθευτή που απαιτείται για την προώθηση μιας εργασίας στο επόμενο ορόσημο. Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο οι έξυπνοι διαχειριστές έργων κρατούν τα έργα τους εκτός αδιεξόδου.
Χρησιμοποιήστε την ομάδα του έργου σας
Οι διαχειριστές έργων χρησιμοποιούν γραφήματα ορόσημων για να χωρίσουν ένα μεγάλο έργο σε μικρά κομμάτια. Στη συνέχεια αναλύουν αυτά τα ορόσημα για να ανακαλύψουν ποιες δεξιότητες είναι απαραίτητες. Αντίστοιχα, μπορούν να αναθέσουν τα ορόσημα στην ομάδα με βάση τις δεξιότητές τους.
Διαφάνεια στη χρηματοδότηση
Τα ορόσημα του έργου είναι ένα απαραίτητο στοιχείο κατά την αναφορά της κατάστασης του έργου στους επενδυτές. Βοηθά τους εταίρους χρηματοδότησης να οπτικοποιήσουν πού πηγαίνουν τα χρήματα και ποια είναι η προβλεπόμενη απόδοση. Ως εκ τούτου, μπορείτε να πείσετε τους χρηματοδότες και να διατηρήσετε τη ροή μετρητών.
Γιατί τα γραφήματα ορόσημων είναι καλύτερα από τα υπολογιστικά φύλλα
Τα παρακάτω είναι μερικά μειονεκτήματα της χρήσης υπολογιστικών φύλλων για ορόσημα έργου αντί για εργαλείο γραφήματος ορόσημων:
#1. Τα υπολογιστικά φύλλα δεν διαθέτουν τον αυτοματισμό που απαιτείται για τις ενημερώσεις καρτών. Ως εκ τούτου, πρέπει να περάσετε από δεκάδες φύλλα εργασίας για να γνωρίζετε την τρέχουσα κατάσταση των έργων και των ορόσημων. Στη συνέχεια, πρέπει να γράψετε μη αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να παρακολουθήσετε τον πόρο που είναι υπεύθυνος για την εργασία.
#2. Τα γραφήματα ορόσημων που βασίζονται σε υπολογιστικά φύλλα δεν ειδοποιούν αυτόματα ολόκληρη την ομάδα όταν επιτυγχάνετε ένα ορόσημο. Πρέπει να παρακολουθήσετε όλα τα φύλλα εργασίας και να αναζητήσετε τα ολοκληρωμένα ορόσημα.
#3. Οι περισσότερες εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων δεν προσφέρουν ενσωμάτωση με άλλα εργαλεία διαχείρισης έργου, διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM), παρακολούθησης χρόνου και τηλεδιάσκεψης. Ως εκ τούτου, για να παρουσιάσετε γρήγορα δεδομένα ή καταστάσεις έργων στους ενδιαφερόμενους, πρέπει να κάνετε πολλές προετοιμασίες πριν από τη συνάντηση.
#4. Οι περισσότερες εφαρμογές υπολογιστικών φύλλων δεν προσφέρουν προηγμένες δυνατότητες αναφοράς εκτός από αριθμητικούς υπολογισμούς, γραφήματα, γραφήματα και πίνακες. Αντίθετα, μια αποκλειστική εφαρμογή διαχείρισης έργου με γραφήματα ορόσημων προσφέρει εξειδικευμένες δυνατότητες αναφοράς όπως γραφήματα καύσης, γραφήματα ταχύτητας, αθροιστικά γραφήματα ροής, γραφήματα καύσης κ.λπ.
Πώς να δημιουργήσετε ένα γράφημα ορόσημο
#1. Το πρώτο βήμα προς τη δημιουργία γραφήματος ορόσημο είναι ο καθορισμός των στόχων του έργου. Ως εκ τούτου, αποκτήστε πρόσβαση σε οποιοδήποτε εργαλείο διαχείρισης έργου και δημιουργήστε ένα χρονοδιάγραμμα έργου. Θα χρειαστεί επίσης να γράψετε τους στόχους του έργου σε κάρτες εργασιών. Τέλος, δώστε μια εκτιμώμενη ημερομηνία έναρξης και ημερομηνία λήξης για το έργο σας.
#2. Η επόμενη εργασία είναι η δημιουργία μιας λίστας εργασιών για το έργο. Καταγράψτε τις εργασίες του έργου με χρονολογική σειρά. Για παράδειγμα, για ένα έργο ανάπτυξης προϊόντος ιστότοπου, πρέπει να εγγραφείτε για έναν πάροχο τομέα και φιλοξενίας και, στη συνέχεια, θα ξεκινήσετε να εργάζεστε στον πραγματικό ιστότοπο.
#3. Πρέπει να συνδέσετε εργασίες έργου με εύρη ημερομηνιών ή ημερομηνίες ανάλογα με την προσπάθεια που απαιτείται για την ολοκλήρωση αυτών των εργασιών.
#4. Τώρα, πρέπει να προσδιορίσετε τα ορόσημα στο έργο σας. Για να διαπιστώσετε εάν ένα στοιχείο του έργου πληροί τις προϋποθέσεις για να είναι ορόσημο, πρέπει να κάνετε τις ακόλουθες ερωτήσεις. Εάν η απάντηση είναι Ναι σε όλες τις ερωτήσεις, το στοιχείο του έργου είναι ορόσημο:
- Είναι το στοιχείο ένα σημαντικό σημείο ελέγχου που υποδεικνύει την πρόοδο του έργου;
- Η συνιστώσα του έργου επηρεάζει την προθεσμία;
- Χρειάζεται τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου να επανεξετάσουν τα στοιχεία;
#5. Είναι καιρός να δημιουργήσετε ένα χρονοδιάγραμμα έργου στην εφαρμογή διαχείρισης έργου συναρμολογώντας στόχους, εργασίες, παραδοτέα, φάσεις και ορόσημα σε μια λογική σειρά. Κατά τη δημιουργία της γραμμής χρόνου, θα εντοπίσετε επίσης εξαρτήσεις εργασιών που θα μπορούσαν να θέσουν το έργο σε αδιέξοδο.
#6. Τέλος, μοιραστείτε το γράφημα ορόσημο με την ομάδα του έργου και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Μπορεί επίσης να θέλετε να ενεργοποιήσετε τις ειδοποιήσεις και τα email για να λαμβάνετε ενημερώσεις έργου.
Προσδιορίστε ορόσημα στη διαχείριση προϊόντων
Δεδομένου ότι οι περισσότερες διαδικασίες ανάπτυξης προϊόντων ακολουθούν το ευέλικτο πλαίσιο, οι βασικές ημερομηνίες δεν είναι πλέον λογικά ορόσημα. Επειδή τα προϊόντα σας κυκλοφορούν συνεχώς και οι βελτιώσεις είναι επίσης σε πραγματικό χρόνο.
Επομένως, στη διαχείριση προϊόντων, τα ορόσημα πρέπει να είναι συγκεκριμένοι στόχοι που πρέπει να επιτύχει η ομάδα σας όταν τελειώσει ένας κύκλος ανάπτυξης ή ένα σπριντ. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα ορόσημων για τη διαχείριση προϊόντων:
- Επίτευξη στόχου βασικού δείκτη απόδοσης (KPI).
- Προσθήκη νέων λειτουργιών στο προϊόν
- Εκκίνηση μιας εφαρμογής για κινητά σε μια νέα αγορά εφαρμογών
- Ενεργοποίηση της ομάδας πωλήσεων και μάρκετινγκ
- Συμμετοχή σε συνέδριο ή εμπορική έκθεση και προώθηση του προϊόντος
- Έναρξη ή τέλος ενός οικονομικού τριμήνου
Ακολουθούν μερικά από τα καλύτερα πρότυπα γραφημάτων ορόσημων για διαχειριστές προϊόντων.
Δωρεάν Πρότυπα Έργων Milestone
Δοκιμάστε αυτά Έξυπνο φύλλο πρότυπα για την εμπειρία γραφημάτων ορόσημων διαφορετικών σχεδίων και τύπων. Τα πρότυπα είναι διαθέσιμα ως ορόσημα έργων, χρονοδιαγράμματα έργων με ορόσημα, ορόσημα απόκτησης επιχειρήσεων, οδικοί χάρτες ορόσημων κ.λπ.
Εάν σκοπεύετε να διαχειριστείτε έργα ή εξελίξεις προϊόντων με αυτά τα πρότυπα, πρέπει να παρακολουθείτε μη αυτόματα τις καταστάσεις. Ο λόγος είναι ότι αυτά τα πρότυπα βασίζονται σε μορφές Microsoft Word, Excel και PowerPoint. Ορισμένα είναι επίσης διαθέσιμα σε αρχεία PDF για εύκολη αποστολή μέσω email των αναφορών ορόσημων του έργου.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με το βασικό πρότυπο ορόσημο. Περιλαμβάνει ένα στατικό γράφημα για ορόσημα και ένα οπτικό χρονοδιάγραμμα. Ο στατικός πίνακας περιέχει κεφαλίδες όπως ο ανάδοχος ορόσημο, σχόλια, κατάσταση κ.λπ.
Διάγραμμα ορόσημο
ο Διάγραμμα ορόσημο Lucidspark σας επιτρέπει να οπτικοποιήσετε εύκολα τους βασικούς στόχους και ορόσημα του έργου. Το γράφημα είναι αρκετά απλό και μπορείτε να οργανώσετε γρήγορα τα ορόσημα του έργου σας εισάγοντας τις λεπτομέρειες. Δεν χρειάζεται να επενδύσετε πολύ χρόνο στην επεξεργασία του προτύπου.
Από σχεδίαση, είναι μια μήτρα 3 επί 4 καρτών τετράγωνου σχήματος. Από τα αριστερά προς τα δεξιά, οι στήλες αντιπροσωπεύουν το ορόσημο 1, το ορόσημο 2, το ορόσημο 3 και τον τελικό στόχο. Οι σειρές από πάνω προς τα κάτω αντιπροσωπεύουν τα παραδοτέα, τα βήματα και τις ημερομηνίες.
Μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τα υπάρχοντα πλαίσια κειμένου για τον Τίτλο και την Περιγραφή για να φιλοξενήσετε τις εργασίες ή τα παραδοτέα που αντιπροσωπεύουν ορόσημα του έργου. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Dragline από τη λειτουργία σχήματος για να συνδέσετε τα ορόσημα με εργασίες, φάσεις, εξαρτήσεις κ.λπ.
Πρότυπα γραφημάτων ορόσημων
Εάν εσείς και η ομάδα σας συνεργάζεστε σε ένα μεγάλο έργο με πολλές εργασίες, προθεσμίες και παραδοτέα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το αβίαστο παράδειγμα γραφήματος ορόσημο από Miro.
Το έτοιμο γράφημα ορόσημο είναι κατάλληλο για την παρακολούθηση πολλαπλών έργων και εργασιών χρησιμοποιώντας στατικά γραφήματα και οπτικά χρονοδιαγράμματα. Ο σχεδιασμός σας διευκολύνει να σχεδιάσετε σημαντικά γεγονότα που έχουν προγραμματιστεί να συμβούν σε συγκεκριμένα χρονικά διαστήματα κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.
Το παράδειγμα γραφήματος ορόσημο σάς επιτρέπει επίσης να συνεργάζεστε σε πραγματικό χρόνο με την ομάδα ανάπτυξης προϊόντων σας μέσω της κοινής χρήσης συνδέσμων. Επιπλέον, μπορείτε να μετατρέψετε τον πίνακα σε λειτουργία παρουσίασης εάν χρειάζεται να παρουσιάσετε επιτεύγματα ορόσημο στους ενδιαφερόμενους φορείς του έργου.
Δημιουργός γραφημάτων Gantt
ProjectManager είναι ένα κορυφαίο εργαλείο PM που σας επιτρέπει να δημιουργείτε γραφήματα Gantt με ορόσημα έργου. Αυτά τα γραφήματα είναι διαθέσιμα στο διαδίκτυο, ώστε να μπορείτε να ρυθμίσετε αυτόματες ειδοποιήσεις, αναφορές, αξιολόγηση προόδου έργου και πολλά άλλα.
Το εργαλείο σάς επιτρέπει να οπτικοποιείτε εύκολα ορόσημα στη λίστα, τον πίνακα και την προβολή ημερολογίου ενός έργου. Τα ορόσημα έχουν σχεδιαστεί με τρόπο που να ταιριάζουν καλά με το διάγραμμα Gantt. Όλα τα ορόσημα ορίζονται μέσω διαμαντιών συμβόλων στο χρονοδιάγραμμα του έργου.
Μπορείτε να προσθέσετε και να προσαρμόσετε ορόσημα από το μενού κορδέλας γραφήματος Gantt. Μόλις πάτε στην κορδέλα Gantt, θα δείτε ένα σύμβολο διαμαντιού. Κάντε κλικ σε αυτό για να προσθέσετε ένα νέο ορόσημο ή να επεξεργαστείτε ένα υπάρχον.
Ορόσημα έργου
Creately είναι μια ακόμη δημοφιλής πλατφόρμα για επαγγελματικά πρότυπα και διαγράμματα. Μπορείτε να επισκεφτείτε τον ιστότοπο για να αποκτήσετε πρόσβαση σε μερικά εντυπωσιακά πρότυπα γραφημάτων ορόσημων που κατανοούν εύκολα οι ομάδες ανάπτυξης προϊόντων και οι ενδιαφερόμενοι.
Εάν σχεδιάζετε σωστά το γράφημα ορόσημο χρησιμοποιώντας γραφήματα Gantt και χρονοδιαγράμματα έργων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το γράφημα ως κεντρικό μέρος για τη διαχείριση έργου. Το Creately σάς επιτρέπει να συνεργάζεστε ζωντανά με εξωτερικούς και εσωτερικούς πόρους. Επιπλέον, μπορείτε να ρυθμίσετε έξυπνες ειδοποιήσεις για να γνωρίζετε κάθε φορά που κάποιος κάνει αλλαγές στον πίνακα ορόσημο.
Διάγραμμα ορόσημο έργου
Χρονολόγιο γραφείου είναι επίσης ένας δημοφιλής προορισμός για πρόσθετα που λειτουργούν στο διαδίκτυο ή εκτός σύνδεσης με τις αγαπημένες σας εφαρμογές του Microsoft Office όπως το PowerPoint και το Excel. Αν και τα περισσότερα από αυτά τα εργαλεία χρονοδιαγράμματος πληρώνονται, μπορείτε να κάνετε λήψη μιας δωρεάν δοκιμαστικής έκδοσης για να οπτικοποιήσετε τα ορόσημα σας. Εάν βρίσκετε το πρότυπο ωφέλιμο, μπορείτε να αγοράσετε μια εμπορική άδεια από το Office Timeline.
Το διάγραμμα ορόσημών του περιέχει ένα χρονοδιάγραμμα έργου και βασικά σύμβολα όπως διαμάντια, κύκλους και τετράγωνα για να υποδηλώσουν τα ορόσημα. Το χρονοδιάγραμμα του έργου είναι ουσιαστικά ένα οριζόντιο χρονοδιάγραμμα στο οποίο εμφανίζονται ορόσημα. Μπορείτε να προσθέσετε δεδομένα ορόσημων, όπως ημερομηνία έναρξης, περιγραφή, πόρους και ημερομηνία λήξης.
FAQ
Είναι το γράφημα Gantt διαφορετικό από ένα γράφημα ορόσημο;
Τα γραφήματα Gantt είναι διαφορετικά εργαλεία διαχείρισης έργου από τα γραφήματα ορόσημων. Τα διαγράμματα Gantt θα σας πουν ποιες δραστηριότητες πρέπει να ολοκληρώσετε για να ολοκληρώσετε ένα έργο.
Αντίθετα, ένα γράφημα ορόσημο σάς λέει τις ημερομηνίες λήξης έως τις οποίες πρέπει να παραδώσετε συγκεκριμένα παραδοτέα έργα ή να παρουσιάσετε μια αναφορά.
Τελικές Λέξεις
Τα ορόσημα κάνουν μεγάλη διαφορά για κάθε έργο με διάφορους τρόπους. Εάν είστε διαχειριστής έργου και δεν έχετε ορίσει ορόσημα έργου, είναι η κατάλληλη στιγμή να το κάνετε. Αντίθετα, εάν είστε μέλος της ομάδας έργου και θέλετε να ορίσετε ορόσημα για μια αβίαστη πλοήγηση στο έργο ή στις διαδικασίες ανάπτυξης προϊόντος, μιλήστε με τον επικεφαλής του έργου τώρα.
Μέχρι στιγμής, έχετε διαβάσει τις απλές βασικές αρχές των ορόσημων, των διαγραμμάτων ορόσημων και των πλεονεκτημάτων τους. Έχετε μάθει επίσης πώς να δημιουργείτε ένα για οποιοδήποτε έργο ή ανάπτυξη προϊόντος. Επιπλέον, σας παρουσιάσαμε μερικά από τα καλύτερα πρότυπα γραφημάτων ορόσημων που μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτήν τη στιγμή χωρίς να χάνετε χρόνο δημιουργώντας ένα από την αρχή.
Μπορεί επίσης να θέλετε να διαβάσετε το άρθρο Project Roadmap: Guide and Free Templates για καλύτερη αναφορά έργων στα ενδιαφερόμενα μέρη.