Τώρα μπορείτε να υπαγορεύετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με φωνή στο Microsoft Outlook, αλλά θα έπρεπε;

Βασικά Takeaways

  • Το εργαλείο Dictate της Microsoft επιτρέπει στους χρήστες να συντάσσουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook χρησιμοποιώντας φωνητικές εντολές και φωνητική αναγνώριση που υποστηρίζεται από AI.
  • Το εργαλείο Υπαγόρευσης στο Microsoft 365 Outlook προσφέρει πρόσθετες δυνατότητες, όπως η προσθήκη παραληπτών και θεμάτων χρησιμοποιώντας φωνητικές εντολές.
  • Ενώ το εργαλείο Υπαγόρευσης αποδίδει καλύτερα στο Microsoft 365 Outlook, άλλες εκδόσεις του Outlook ενδέχεται να έχουν ασυνεπή αποτελέσματα με τα δικά τους εργαλεία Υπαγόρευσης.

Αν δυσκολεύεστε να χρησιμοποιήσετε τα χέρια σας ή απλά θέλετε να ξεκουράσετε τα δάχτυλά σας, τότε τα εργαλεία υπαγόρευσης είναι σωτήρια. Η Microsoft έχει προσθέσει ένα νέο εργαλείο υπαγόρευσης για το Outlook που σας επιτρέπει να συντάσσετε τα email σας μόνο με ένα μικρόφωνο. Αξίζει όμως τον χρόνο και τον κόπο σας για χρήση;

Πίστωση εικόνας: pavel89l/Shutterstock

Το εργαλείο Υπαγόρευσης του Microsoft Outlook σάς επιτρέπει να χρησιμοποιείτε το μικρόφωνό σας για να γράφετε τα email σας. Μόλις ενεργοποιηθεί, οτιδήποτε λέτε στο μικρόφωνο θα γραφτεί στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Είναι μια καλή επιλογή για άτομα που δυσκολεύονται να πληκτρολογήσουν ή άτομα που προτιμούν να υπαγορεύουν τις σκέψεις τους αντί να τις πληκτρολογούν.

Το εργαλείο υπαγόρευσης του Outlook είναι λίγο διαφορετικό από τη χρήση μιας εφαρμογής υπαγόρευσης στα Windows για τη σύνταξη του email σας.

  Τι είναι το Gartner Magic Quadrant; Πώς επωφελούνται οι επιχειρήσεις από αυτό

Αρχικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Υπαγόρευσης του Outlook για να εκτελέσετε ενέργειες που σχετίζονται με μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως αποστολή email, προσθήκη περισσότερων ατόμων στη λίστα παραληπτών ή σύνταξη της γραμμής θέματος.

Δεύτερον, η ανακοίνωση για το χαρακτηριστικό Microsoft 365 Insider δηλώνει ότι η δυνατότητα υπαγόρευσης του Outlook χρησιμοποιεί “φωνητικές εντολές που υποστηρίζονται από AI”, γεγονός που υποδηλώνει ότι υπάρχει λίγη περισσότερη επεξεργασία κάτω από την κουκούλα σε σύγκριση με άλλες εφαρμογές ομιλίας σε κείμενο.

Πριν ξεκινήσετε, αξίζει να ελέγξετε ξανά ότι το Outlook υποστηρίζει τη γλώσσα σας. Μπορείτε να δείτε μια πλήρη λίστα γλωσσών στο Υποστήριξη της Microsoft.

Πώς να αποκτήσετε πρόσβαση στη φωνητική υπαγόρευση στο Microsoft Outlook

Για να ξεκινήσετε με το Dictate, ανοίξτε ένα νέο πρόχειρο ή απαντήστε είτε στο Microsoft 365 Outlook είτε στο Outlook για το web. Κάντε κλικ στο κουμπί Μήνυμα στην επάνω γραμμή.

Τώρα, κάντε κλικ στο κουμπί Υπαγόρευση στη γραμμή που εμφανίζεται. Μοιάζει με ένα μικρό μπλε μικρόφωνο και εμφανίζεται στη δεξιά πλευρά της γραμμής. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο μικρό βέλος στα δεξιά του μικροφώνου για να ορίσετε τη γλώσσα εισαγωγής

Το Outlook θα σας δώσει μια ηχητική ένδειξη όταν το Dictate αρχίσει να ακούει το μικρόφωνό σας. Τώρα, οτιδήποτε πείτε θα γραφτεί στο email. Εάν θέλετε να σταματήσετε να υπαγορεύετε, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί του μικροφώνου.

  Τα πλήκτρα πολυμέσων του πληκτρολογίου σας λειτουργούν σε όλα τα σύγχρονα προγράμματα περιήγησης Ιστού

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη φωνητική υπαγόρευση στο Microsoft Outlook

Μόλις ενεργοποιηθεί το μικρόφωνο, έχετε τον έλεγχο του email. Εάν χρησιμοποιείτε την έκδοση Microsoft 365 του Outlook, μπορείτε να πείτε “Προσθήκη [name] στο email” για να προσθέσετε κάποιον στη λίστα παραληπτών ή “Προσθήκη [name] στο CC/BCC” για να προσθέσετε άτομα στα πεδία CC ή BCC αντίστοιχα. Μόλις ρυθμιστούν οι παραλήπτες σας, μπορείτε να πείτε “Ρύθμιση πεδίου θέματος σε [subject]” για να δώσετε το σωστό θέμα στο email σας.

Σε άλλες εκδόσεις του Outlook, οι παραπάνω εντολές ενδέχεται να μην λειτουργούν. Ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Υπαγόρευση για να γράψετε τα email σας. Εφόσον το εικονίδιο του μικροφώνου δείχνει ότι είστε ενεργοί, οτιδήποτε πείτε θα γράφεται στο σώμα του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Πρέπει να δώσετε στην υπαγόρευση μια μικρή καθοδήγηση. Εάν θέλετε να τελειώσετε μια πρόταση με θαυμαστικό, πρέπει να δηλώσετε “θαυμαστικό” στο τέλος. Για παράδειγμα, λέγοντας «Βρήκα το τέλειο δώρο για σένα θαυμαστικό» θα προσθέσει ένα στο τέλος της φράσης σου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε νομίσματα και μαθηματικά σύμβολα με τον ίδιο τρόπο.

Μόλις τελειώσετε, εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft 365, μπορείτε να στείλετε το email με τη φωνή σας. Απλώς πείτε “αποστολή email” και μετά πείτε “ναι” όταν το Outlook σας ρωτήσει εάν είστε σίγουροι.

Πρέπει να χρησιμοποιείτε φωνητική υπαγόρευση στο Microsoft Outlook;

Τα εργαλεία φωνητικής υπαγόρευσης είναι εξαιρετικά στο χαρτί, αλλά αν δεν κάνουν αυτό που θέλετε, μπορεί να σας απογοητεύσουν πολύ γρήγορα. Ως εκ τούτου, έδωσα μια περιστροφή σε αυτό το χαρακτηριστικό για να δω πόσο καλά αποδίδει.

  11 καλύτερες υπηρεσίες Cloud Gaming για όλους

Βρήκα τη δυνατότητα λίγο περιοριστική όταν τη χρησιμοποιούσα εκτός του Outlook στο Microsoft 365. Καμία από τις ενδιαφέρουσες λειτουργίες δεν είχε προστεθεί εκεί και η ακρίβεια της φωνητικής υπαγόρευσης δεν ήταν πολύ καλή. Επίσης, μερικές φορές παρέλειπε τις λέξεις που έλεγα, τις λέξεις λάθος ή έκλεινε το μικρόφωνο ενώ μιλούσα.

Η γνώμη μου άλλαξε εντελώς όταν κατέβασα το Microsoft 365 και χρησιμοποίησα το Outlook εκεί. Τώρα που όλες οι χρήσιμες λειτουργίες ήταν έτοιμες για χρήση, μπορούσα να ρυθμίσω τους παραλήπτες, τη γραμμή θέματος και να ξεκινήσω να γράφω το email με τις φωνητικές εντολές και το Outlook δεν με παρεξήγησε. Είναι σίγουρα ένα από τα κορυφαία χαρακτηριστικά μου στην εφαρμογή Microsoft 365.

Όταν χρησιμοποιείτε το Dictate στο Microsoft 365, εμφανίζεται μια μικρή γραμμή όταν ενεργοποιείτε το μικρόφωνο. Συνιστώ ανεπιφύλακτα να κάνετε κλικ στο γρανάζι σε αυτήν τη γραμμή και να επιλέξετε Ενεργοποίηση αυτόματης στίξης, καθώς έκανε εξαιρετική δουλειά μαντεύοντας πού ήθελα να προσθέσω κόμματα μόλις επεξεργαστεί αυτό που είπα.

Συνολικά, πιστεύω ότι αξίζει να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Υπαγόρευσης του Outlook στο Microsoft 365. Εάν σκοπεύετε να γράψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο, σας συνιστώ να μεταβείτε στο Λογαριασμό της Microsoft, κατεβάζοντας το Microsoft 365 και, στη συνέχεια, χρησιμοποιώντας το Outlook μέσω του διανομέα Microsoft 365. Ωστόσο, οι άλλες εκδόσεις του Outlook έχουν αρκετά αποτελέσματα με τα δικά τους εργαλεία Dictate.