Τροποποιήστε αυτές τις 12 ρυθμίσεις του Gmail για να έχετε την καλύτερη εμπειρία

Το Gmail διευκολύνει την οργάνωση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την παρατήρηση όσων είναι σημαντικά για εσάς. Εάν χρησιμοποιείτε το Gmail ως το κύριο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, τότε πιθανότατα θα σας ενδιαφέρει να το βελτιστοποιήσετε για να αξιοποιήσετε στο έπακρο.

Το Gmail έχει στην πραγματικότητα μια δέσμη επιλογών προσαρμογής που μπορείτε να τροποποιήσετε ανάλογα με την ανάγκη σας για καλύτερη διαχείριση των email. Είτε θέλετε να αλλάξετε τη διεπαφή χρήστη, είτε να λάβετε βοήθεια για τη σύνταξη email ή να διαχειριστείτε τη συμπεριφορά αποστολής/λήψης email, όλα μπορούν να τροποποιηθούν στις ρυθμίσεις.

Για να σας βοηθήσω να έχετε την καλύτερη εμπειρία στο Gmail, θα σας δείξω ορισμένες ρυθμίσεις του Gmail που μπορείτε να προσαρμόσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας για να είστε πιο παραγωγικοί ή απλώς να κάνετε το Gmail να φαίνεται καλύτερο.

Σημείωση: Όλες οι ρυθμίσεις που αναφέρονται παρακάτω βρίσκονται είτε στο μενού Gear στην επάνω δεξιά γωνία της εφαρμογής Ιστού Gmail είτε στις ρυθμίσεις στις οποίες μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση κάνοντας κλικ στο κουμπί Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων στο μενού Gear.

Αλλαγή πυκνότητας email

Στο μενού Gear, υπάρχει μια επιλογή αλλαγής της πυκνότητας των email, ώστε περισσότερα email να χωρούν στην οθόνη κάθε φορά. Η επιλογή Προεπιλογή εμφανίζει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μαζί με τα εικονίδια των συνημμένων τους. Μπορείτε να μεταβείτε στην επιλογή Άνετο για να μην εμφανίζονται τα εικονίδια των συνημμένων για μείωση της πυκνότητας.

Εάν θέλετε να μειώσετε περαιτέρω την πυκνότητα, μεταβείτε στη λειτουργία Συμπαγής και κάθε σειρά του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα συρρικνωθεί περαιτέρω για να εμφανιστούν περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Προσωπικά μου αρέσει να χρησιμοποιώ τη λειτουργία Compact, καθώς διευκολύνει την περιήγηση πολλών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς υπερβολική κύλιση. Αν και μπορείτε να δοκιμάσετε και την Άνετη λειτουργία, αν έχετε συνηθίσει στην Προεπιλεγμένη λειτουργία, καθώς κρύβει μόνο τα εικονίδια των συνημμένων, ενώ όλα τα άλλα φαίνονται ίδια.

Αναίρεση απεσταλμένων email

Δεν είναι ασυνήθιστο να πατήσετε κατά λάθος το κουμπί αποστολής σε ένα email κατά τη σύνταξη ή να θυμάστε να επεξεργαστείτε κάτι στο email μετά την αποστολή του. Εάν αυτό σας συμβαίνει συχνά, τότε υπάρχει μια επιλογή στο Gmail για να αναιρέσετε τα απεσταλμένα μηνύματα πριν από μια καθορισμένη περίοδο.

Στις κύριες ρυθμίσεις του Gmail, θα βρείτε την επιλογή Αναίρεση αποστολής στην καρτέλα Γενικά. Μπορείτε να επιλέξετε μια περίοδο ακύρωσης 5, 10, 20 ή 30 δευτερολέπτων για να αναιρέσετε ένα απεσταλμένο email πριν περάσει ο επιλεγμένος χρόνος.

Μόλις ενεργοποιηθεί, θα λαμβάνετε ένα αναδυόμενο παράθυρο Αναίρεσης κάθε φορά που στέλνετε ένα email που θα παραμείνει για τη χρονική περίοδο που έχετε επιλέξει στις ρυθμίσεις. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο Αναίρεση για να σταματήσετε το email και θα αποθηκευτεί ως επεξεργάσιμο πρόχειρο.

  Top 18 Καλύτερο Λογισμικό Ελεγκτή Ταχύτητας Ανεμιστήρων

Ωστόσο, λάβετε υπόψη ότι αυτό θα καθυστερήσει την παράδοση του email σας, καθώς το Gmail δεν θα παραδώσει το email μέχρι να περάσει ο επιλεγμένος χρόνος.

Αλλάξτε τον αριθμό των email που εμφανίζονται ανά σελίδα

Μπορείτε να αυξήσετε/μειώσετε τον αριθμό των email που εμφανίζονται ανά σελίδα. Εάν λαμβάνετε πολλά email κάθε μέρα, τότε είναι καλύτερο να αυξήσετε αυτόν τον αριθμό, ώστε να μην χρειάζεται να κάνετε συχνά κλικ στο κουμπί της επόμενης σελίδας.

Για να το αλλάξετε αυτό, μεταβείτε στη ρύθμιση Μέγιστο μέγεθος σελίδας στην καρτέλα Γενικά και επιλέξτε τον αριθμό των email εκεί. Μπορείτε να επιλέξετε τουλάχιστον 10 και μέγιστο 100 email ανά σελίδα.

Αλλαγή παραθύρου ανάγνωσης

Εάν έχετε βαρεθεί να ανοίγετε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να προβάλετε το περιεχόμενο, τότε μπορείτε να αλλάξετε το παράθυρο ανάγνωσης ώστε να εμφανίζεται το περιεχόμενο email δίπλα-δίπλα με τη λίστα των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στο τέλος του μενού Gear, θα βρείτε την ενότητα Παράθυρο ανάγνωσης όπου μπορείτε να επιλέξετε Δεξιά από εισερχόμενα ή Κάτω από εισερχόμενα.

Η επιλογή Right of the inbox θα εμφανίσει το περιεχόμενο email στη δεξιά πλευρά των εισερχομένων με τη λίστα των email στην αριστερή πλευρά. Και η επιλογή κάτω από τα εισερχόμενα θα εμφανίσει το περιεχόμενο email στο κάτω μέρος και τη λίστα των email στην κορυφή. Μπορείτε να αυξήσετε ή να μειώσετε το μέγεθος των πάνελ όπως σας βολεύει.

Απενεργοποιήστε/ενεργοποιήστε την Έξυπνη Σύνταξη

Η λειτουργία Έξυπνης Σύνταξης του Gmail προσφέρει έξυπνες προτάσεις γραφής για να σας βοηθήσει να γράφετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πιο γρήγορα συμπληρώνοντας αυτόματα κοινές προτάσεις. Οι προτάσεις που προσφέρει είναι εξατομικευμένες στο στυλ γραφής σας και βελτιώνονται περαιτέρω χρησιμοποιώντας την έξυπνη τεχνητή νοημοσύνη.

Ωστόσο, υπάρχει πιθανότητα να μην σας αρέσει αν δεν σας προσφέρει καλές προτάσεις και να το βρείτε περισσότερο ως απόσπαση της προσοχής παρά για βοήθεια. Είτε θέλετε να το ενεργοποιήσετε είτε να το απενεργοποιήσετε, απλώς μετακινηθείτε στην επιλογή Έξυπνη Σύνταξη στην καρτέλα Γενικά και ενεργοποιήστε/απενεργοποιήστε την.

Ακριβώς κάτω από αυτήν την επιλογή, μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε την εξατομίκευση για την Έξυπνη Σύνταξη, εάν δεν θέλετε να κάνει προτάσεις με βάση τα γραπτά σας.

Απενεργοποίηση/ενεργοποίηση προβολής συνομιλίας

Το Gmail ομαδοποιεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το ίδιο θέμα για να διευκολύνει την παρακολούθηση μιας συνομιλίας και την απάντηση, και ονομάζεται Προβολή συνομιλίας. Ωστόσο, μπορείτε να το απενεργοποιήσετε για να διαχωρίσετε κάθε email και να το προβάλετε ξεχωριστά, αν προτιμάτε το παλιό στυλ email.

Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε την προβολή συνομιλίας, ανοίξτε το μενού Gear και μετακινηθείτε προς τα κάτω προς τα κάτω. Εδώ καταργήστε την επιλογή/επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην προβολή Συνομιλία στην ενότητα Νηματοποίηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

  Πώς να αποδέχεστε και να απορρίπτετε αυτόματα προσκλήσεις σε συσκέψεις στο Outlook

Απενεργοποίηση/ενεργοποίηση Nudges

Το Nudges είναι μια δυνατότητα υπενθύμισης του Gmail, σας υπενθυμίζει να απαντάτε σε ένα email ή να παρακολουθείτε ένα σταλμένο email σε περίπτωση που το ξεχάσετε. Αν και το Nudges είναι ένα εύχρηστο χαρακτηριστικό, μπορεί να γίνει γρήγορα ενοχλητικό για μερικούς ανθρώπους. Καθώς εξακολουθεί να είναι μια λειτουργία βασισμένη στην τεχνητή νοημοσύνη που μπορεί να σας ειδοποιήσει για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε καν να ακολουθήσετε, κάτι που μπορεί να γίνει ενοχλητικό.

Για να απενεργοποιήσετε/ενεργοποιήσετε τα Nudges, μπορείτε να μετακινηθείτε στην επιλογή Nudges στην καρτέλα Γενικά και να επεξεργαστείτε τις δύο επιλογές εκεί. Φυσικά, μπορείτε να ενεργοποιήσετε/απενεργοποιήσετε μόνο ένα από αυτά εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε εν μέρει τη δυνατότητα Nudges.

Εικονίδιο λήψης μη αναγνωσμένων μηνυμάτων

Υπάρχει μια επιλογή στο Gmail για λήψη μη αναγνωσμένων μηνυμάτων στο εικονίδιο της καρτέλας. Αυτό μπορεί να είναι πολύ χρήσιμο εάν χρειάζεστε ενημερώσεις για τα τρέχοντα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail χωρίς να χρειάζεται να αλλάξετε καρτέλες.

Για να το ενεργοποιήσετε, μεταβείτε στην καρτέλα Για προχωρημένους στις κύριες ρυθμίσεις του Gmail και ενεργοποιήστε την επιλογή Εικονίδιο μη αναγνωσμένου μηνύματος. Τώρα θα δείτε τα μη αναγνωσμένα email σας να μετρούν ακριβώς πάνω από το εικονίδιο του Gmail στην καρτέλα. Αν και παρακολουθεί μόνο μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάτω από 100.

Προσωπικοί δείκτες επιπέδου

Εάν είναι σημαντικό για εσάς να γνωρίζετε εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στάλθηκε απευθείας σε εσάς, σε μια ομάδα ατόμων ή σε μια λίστα αλληλογραφίας, τότε πρέπει να ενεργοποιήσετε τους δείκτες Προσωπικού επιπέδου στο Gmail. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν δυσκολεύεστε να καταλάβετε εάν ένα email είναι μια προσωπική προσφορά για εσάς ή απλώς μια διαφήμιση λίστας αλληλογραφίας.

Στην καρτέλα Γενικά, κάντε κύλιση προς τα κάτω στο κάτω μέρος και επιλέξτε Εμφάνιση δεικτών δίπλα στην επιλογή Προσωπικοί δείκτες επιπέδου. Μόλις ενεργοποιηθεί, θα δείτε ένα νέο εικονίδιο βέλους πάνω από τα email με ένα, δύο ή κανένα βέλος μέσα σε αυτό. Ένα βέλος σημαίνει ότι το email στάλθηκε σε μια ομάδα, δύο βέλη σημαίνει ότι στάλθηκε μόνο σε εσάς και κανένα βέλος σημαίνει ότι στάλθηκε σε μια λίστα αλληλογραφίας.

Στείλτε email από διαφορετική διεύθυνση

Εάν διαθέτετε περισσότερους από έναν λογαριασμούς Gmail — ας πούμε επαγγελματικούς και προσωπικούς λογαριασμούς — τότε μπορείτε να τους προσθέσετε στον κύριο λογαριασμό σας και να στείλετε email χωρίς να συνδεθείτε σε αυτούς. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει πραγματικά χρόνο, εάν χρειάζεται να στέλνετε email από διαφορετικές διευθύνσεις συχνά και δεν θέλετε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ λογαριασμών.

Στις ρυθμίσεις του Gmail, μεταβείτε στην καρτέλα Λογαριασμοί και Εισαγωγή και μεταβείτε στην ενότητα Αποστολή αλληλογραφίας. Εδώ κάντε κλικ στο Προσθήκη άλλης διεύθυνσης email.

Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο. Δώστε τη δευτερεύουσα διεύθυνση email και το όνομά της και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο βήμα. Τώρα το Gmail θα στείλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να το επαληθεύσει και θα προστεθεί μετά την επαλήθευση.

  Τι είναι το Google Classroom και ποιος πρέπει να το χρησιμοποιεί;

Μόλις προστεθεί, θα έχετε την επιλογή να στείλετε email από τις κύριες ή δευτερεύουσες διευθύνσεις email σας κατά τη σύνταξη ενός νέου email.

Χρησιμοποιήστε τα Εισερχόμενα προτεραιότητας

Αν και τα προεπιλεγμένα εισερχόμενα λειτουργεί καλά για τους περισσότερους ανθρώπους, εάν θέλετε να εστιάσετε πρώτα σε σημαντικά πράγματα. τότε τα Εισερχόμενα προτεραιότητας μπορεί να είναι καλύτερα για εσάς. Όπως υποδηλώνει το όνομα, τα Εισερχόμενα προτεραιότητας δημιουργούν τμήματα των εισερχομένων σας για να εμφανίζουν πρώτα σημαντικά μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μετά τα μηνύματα με αστέρι και οτιδήποτε άλλο στην τρίτη ενότητα.

Το ενδιαφέρον εδώ είναι ότι θα σας εμφανίζει σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την ετικέτα All Mail, επομένως θα εμφανίζει ακόμη και σημαντικά μηνύματα από προωθήσεις και την ενότητα κοινωνικής δικτύωσης. Σε περίπτωση που δεν γνωρίζετε πώς το Gmail μαθαίνει ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντικά για εσάς, ρίξτε μια ματιά σε αυτό Σελίδα υποστήριξης Gmail.

Για να μεταβείτε στα Εισερχόμενα προτεραιότητας, μεταβείτε στην καρτέλα Εισερχόμενα στις ρυθμίσεις του Gmail και επιλέξτε Εισερχόμενα προτεραιότητας στην ενότητα Τύπος εισερχομένων.

Οι ενότητες εδώ είναι πλήρως προσαρμόσιμες. Μπορείτε να προσθέσετε μια ακόμη ενότητα, να αλλάξετε τον αριθμό των στοιχείων σε κάθε ενότητα, να αλλάξετε την προτεραιότητα ενότητας, να αποκρύψετε την ενότητα όταν είναι άδεια και να κάνετε πολλά περισσότερα.

Χρησιμοποιήστε και επεξεργαστείτε συντομεύσεις πληκτρολογίου

Σε περίπτωση που δεν τα χρησιμοποιείτε ήδη, το Gmail διαθέτει συντομεύσεις πληκτρολογίου για σχεδόν κάθε ενέργεια που βασικά σας επιτρέπουν να το χρησιμοποιείτε χωρίς να αγγίζετε το ποντίκι. Εδώ είναι όλες οι συντομεύσεις πληκτρολογίου για το Gmailμπορείτε να απομνημονεύσετε αυτό που χρειάζεστε πιο συχνά.

Ωστόσο, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι ενεργοποιημένες στις ρυθμίσεις του Gmail. Στην καρτέλα Γενικά, βεβαιωθείτε ότι οι συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι ενεργοποιημένες στην ενότητα Συντομεύσεις πληκτρολογίου.

Ερχόμενοι τώρα στο πιο ενδιαφέρον μέρος, μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου του Gmail για να χρησιμοποιήσετε τις δικές σας. Ωστόσο, μπορείτε να επεξεργαστείτε μόνο τις κύριες συντομεύσεις πλοήγησης και διαχείρισης εισερχομένων, οι οποίες είναι και οι πιο σημαντικές.

Πρώτα, πρέπει να ενεργοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα. Μεταβείτε στην καρτέλα Για προχωρημένους και ενεργοποιήστε την επιλογή Προσαρμοσμένες συντομεύσεις πληκτρολογίου.

Θα εμφανιστεί μια νέα καρτέλα Συντομεύσεις πληκτρολογίου όπου θα δείτε τη λίστα με τις προσαρμόσιμες συντομεύσεις. Μπορείτε να αντιστοιχίσετε δύο συντομεύσεις σε κάθε ενέργεια, επεξεργάζοντας τα πλαίσια δίπλα της.

Σκέψεις που τελειώνουν

Προσωπικά εκμεταλλεύομαι όλες αυτές τις ρυθμίσεις που αναφέρθηκαν παραπάνω και πραγματικά κάνουν την αποστολή email πολύ πιο εύκολη στο Gmail. Αν και ορισμένες από αυτές τις ρυθμίσεις είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή (όπως η Έξυπνη Σύνταξη), είναι καλό να ελέγξετε ξανά και να βεβαιωθείτε ότι αυτές οι ρυθμίσεις έχουν διαμορφωθεί όπως προτιμάτε.