Πώς να χρησιμοποιήσετε το πεδίο προσάρτησης στο Airtable

Το Airtable έχει κερδίσει δημοτικότητα ως ευέλικτο εργαλείο παραγωγικότητας χάρη στην ποικιλία χαρακτηριστικών του. Η δυνατότητα σύνδεσης και ενσωμάτωσης με απεριόριστο όγκο δεδομένων και πληροφοριών είναι ένα από τα μοναδικά πλεονεκτήματα της Airtable.

Ένα από τα ξεχωριστά χαρακτηριστικά του Airtable που το επιτρέπει είναι η δυνατότητα επισύναψης αρχείων απευθείας στα αρχεία σας. Ακολουθεί μια ματιά στο πεδίο Συνημμένο του Airtable και πώς μπορείτε να το προσθέσετε στη βάση σας.

Τι είναι το πεδίο προσάρτησης στο Airtable;

Το πεδίο Συνημμένο στο Airtable σάς επιτρέπει να συνδέσετε οποιοδήποτε αρχείο απευθείας στις εγγραφές στη βάση σας. Αυτό σας επιτρέπει να προσθέτετε υποστηρικτικές πληροφορίες, όπως εικόνες, έγγραφα, παρουσιάσεις διαφανειών ή υπολογιστικά φύλλα απευθείας στα δεδομένα σας, βοηθώντας σας να διαχειρίζεστε αβίαστα τα έργα σας με το Airtable.

Το πεδίο Συνημμένο υποστηρίζει διάφορες πηγές για τα συνημμένα των αρχείων σας, συμπεριλαμβανομένης της αποθήκευσης του τοπικού υπολογιστή σας και δημοφιλών υπηρεσιών cloud όπως το Google Drive, το OneDrive και το Dropbox. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα μεταφορτωμένα αρχεία πρέπει να είναι μικρότερα από πέντε gigabyte.

Οι συνήθεις τύποι αρχείων, όπως εικόνες PNG και JPG, έγγραφα Word, αρχεία Photoshop και PDF, μεταξύ άλλων, θα εμφανίζουν προεπισκοπήσεις μικρογραφιών στον πίνακά σας. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε αυτές τις μικρογραφίες για μια προεπισκόπηση του αρχείου σε πλήρη οθόνη. Οι πιο ασυνήθιστοι τύποι αρχείων δεν θα εμφανίζουν προεπισκόπηση, αλλά θα εξακολουθείτε να μπορείτε να αλληλεπιδράτε μαζί τους στο Airtable.

Πώς να προσθέσετε το πεδίο προσάρτησης στη βάση Airtable σας

Υπάρχουν δύο απλές μέθοδοι για να προσθέσετε το πεδίο Συνημμένο στη βάση σας στο Airtable. Μπορείτε να προσθέσετε το πεδίο από προβολές Airtable, όπως η προβολή Πλέγματος, ή απευθείας από μια εγγραφή.

1. Προσθήκη πεδίων συνημμένων με χρήση της προβολής πλέγματος

Μέσα στην προβολή πλέγματος του Airtable, κάντε κλικ στο σύμβολο συν (+) στο τέλος της επάνω σειράς επικεφαλίδων του πίνακα σας. Ίσως χρειαστεί να κάνετε κύλιση προς τα δεξιά, ανάλογα με το μέγεθος της οθόνης σας και τον αριθμό των πεδίων που έχετε ήδη.

Θα ανοίξει ένα αναδυόμενο μενού που θα εμφανίζει όλα τα διαθέσιμα πεδία. Κάντε κλικ στο Συνημμένο από αυτήν τη λίστα για να προσθέσετε το πεδίο Συνημμένο. Εάν θέλετε, μπορείτε να εισαγάγετε ένα όνομα για το πεδίο, το οποίο θα εμφανίζεται μεταξύ των επικεφαλίδων. Όταν ολοκληρώσετε τη ρύθμιση του πεδίου σας, κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία πεδίου για να το προσθέσετε στη βάση σας.

2. Προσθήκη πεδίων συνημμένων σε μια εγγραφή

Σε μια εγγραφή στη βάση σας, κάντε κλικ στην Προσθήκη νέου πεδίου σε αυτόν τον πίνακα στο κάτω μέρος της εγγραφής. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού κειμένου μιας γραμμής και επιλέξτε Συνημμένο από τη λίστα. Εισαγάγετε έναν τίτλο εάν θέλετε και κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Στο αναδυόμενο πεδίο Επεξεργασία, μπορεί επίσης να δείτε μια εναλλαγή για Εμφάνιση συνημμένων με αντίστροφη σειρά, ιδιαίτερα εάν χρησιμοποιείτε πρότυπο. Αυτή η εναλλαγή προσθέτει νέα συνημμένα στην αρχή της λίστας και όχι στο τέλος. Αυτή η ρύθμιση διακόπηκε από τον Απρίλιο του 2020 και, αντ’ αυτού, μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε συνημμένα στο πεδίο για να τα αναδιατάξετε μη αυτόματα.

Επισύναψη αρχείου με χρήση του πεδίου συνημμένου

Αφού προσθέσετε το πεδίο Συνημμένο, μπορείτε να αλληλεπιδράσετε μαζί του μέσα από την προβολή Πλέγματος ή μεμονωμένες εγγραφές.

Στην προβολή Πλέγμα, κάντε κλικ στο πεδίο Συνημμένο στη σειρά μιας εγγραφής για να αποκτήσετε πρόσβαση στις επιλογές για την προσθήκη νέου αρχείου (μέσω του κουμπιού συν) ή σύρετε και αποθέστε ένα αρχείο απευθείας στο κελί.

Μέσα σε μια εγγραφή, το πεδίο Συνημμένο εμφανίζεται ως ένα μεγάλο πλαίσιο που διαβάζει Σύρετε αρχεία εδώ ή περιηγηθείτε. Μπορείτε είτε να σύρετε και να αποθέσετε αρχεία στο πλαίσιο είτε να κάνετε κλικ στο σύνδεσμο αναζήτηση αρχείων για να ανοίξετε ένα αναδυόμενο παράθυρο επιλογής αρχείου με περισσότερες επιλογές.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί “σύμβολο συν” στην προβολή πλέγματος ή στον σύνδεσμο αναζήτηση αρχείων σε μια εγγραφή ανοίγει ένα αναδυόμενο παράθυρο όπου μπορείτε να επιλέξετε αρχεία από πολλές πηγές. Μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε αρχεία από τον τοπικό σας χώρο αποθήκευσης για να τα προσθέσετε ως συνημμένα.

Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξετε μία από τις άλλες επιλογές στην πλαϊνή γραμμή για να βρείτε ένα αρχείο για επισύναψη. Μπορείτε να συνδέσετε ένα αρχείο από μια διεύθυνση URL ή μια αναζήτηση ιστού, να τραβήξετε μια φωτογραφία από την κάμερα web ή να προσθέσετε αρχεία από διαδικτυακές υπηρεσίες αποθήκευσης όπως το Google Drive, το OneDrive, το Dropbox και το Box, καθώς και φωτογραφίες από το Facebook.

Σημειώστε ότι θα πρέπει να συνδέσετε τους λογαριασμούς σας από αυτές τις υπηρεσίες στο Airtable πριν προσθέσετε αρχεία στη βάση σας. Μπορείτε να συνδέσετε τους εξωτερικούς λογαριασμούς σας ακολουθώντας τις παρεχόμενες προτροπές αφού κάνετε κλικ σε μια υπηρεσία.

Συνδέστε τη ροή εργασιών σας χωρίς κόπο με το Airtable

Με τόσα πολλά κομμάτια που μπορείτε να παρακολουθείτε στις σημερινές ψηφιακές ροές εργασίας, το να διατηρείτε την εργασία σας οργανωμένη και συνδεδεμένη με τις σχετικές πληροφορίες μπορεί να είναι πρόκληση.

Το πεδίο Συνημμένο στο Airtable σάς βοηθά να το διαχειριστείτε συνδέοντας τα αρχεία σας απευθείας με τις πληροφορίες που χρειάζεστε μέσα στο ισχυρό οικοσύστημα βάσης δεδομένων του. Αυτό σας βοηθά να παραμείνετε πιο οργανωμένοι και παραγωγικοί, διασφαλίζοντας ότι όλα όσα χρειάζεστε είναι κοντά.