Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel
Οι μακροεντολές είναι μια σειρά καταγεγραμμένων ενεργειών που μπορείτε να εκτελέσετε με ένα μόνο κλικ, εξοικονομώντας χρόνο και προσπάθεια σε επαναλαμβανόμενες εργασίες. Το Excel υποστηρίζει εγγενώς μακροεντολές και μπορείτε να τις μετατρέψετε σε μυστικό όπλο για να ολοκληρώσετε γρήγορα τις εγκόσμιες εργασίες.
Οι μακροεντολές Excel είναι αρκετά εύκολες στη χρήση μόλις τις ενεργοποιήσετε. Η δυνατότητα εγγραφής μακροεντολής σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε μια μακροεντολή χωρίς γνώσεις προγραμματισμού: ξεκινήστε την εγγραφή, εκτελέστε τις ενέργειες και σταματήστε την εγγραφή.
Ας εξερευνήσουμε την εγγραφή μακροεντολών Excel με έναν λεπτομερή οδηγό βήμα προς βήμα.
Πίνακας περιεχομένων
Πώς να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Excel
Αν και οι μακροεντολές είναι ενσωματωμένες στο Excel, δεν είναι ενεργοποιημένες από προεπιλογή. Για να χρησιμοποιήσετε μακροεντολές, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την καρτέλα Προγραμματιστής στο Excel. Μόλις ενεργοποιήσετε την καρτέλα προγραμματιστή, η εγγραφή μιας μακροεντολής αποτελείται από την αντιστοίχιση μιας συντόμευσης, την εισαγωγή των λεπτομερειών και την εκτέλεση των ενεργειών μακροεντολής. Εδώ είναι ένας αναλυτικός οδηγός:
1. Ενεργοποιήστε την καρτέλα Προγραμματιστής
Η καρτέλα Προγραμματιστής είναι όπου μπορείτε να καταγράψετε τη μακροεντολή σας. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, αυτή η καρτέλα δεν είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.
Για να το ενεργοποιήσετε, μεταβείτε στο Αρχείο > Επιλογές > Προσαρμογή κορδέλας. Στη στήλη Προσαρμογή της κορδέλας με επιλεγμένες κύριες καρτέλες στο αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Προγραμματιστής και κάντε κλικ στο OK.
Η καρτέλα Προγραμματιστής θα εμφανιστεί τώρα στην κορδέλα. Θα παραμείνει μόνιμα εδώ εκτός και αν το απενεργοποιήσετε στο ίδιο παράθυρο.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εγγραφή μακροεντολής
Μεταβείτε στην καρτέλα Προγραμματιστής που μόλις ενεργοποιήσατε στην κορδέλα. Στην ομάδα Κώδικας, κάντε κλικ στην επιλογή Εγγραφή μακροεντολής. Αυτό θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο όπου θα πρέπει να εισαγάγετε τις λεπτομέρειες για τη μακροεντολή σας.
Εναλλακτικά, μπορείτε να πατήσετε Alt + T + M + R στο πληκτρολόγιό σας για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου μακροεντολών.
3. Εισαγάγετε ένα όνομα μακροεντολής
Εισαγάγετε ένα όνομα για τη μακροεντολή στο πεδίο Όνομα μακροεντολής. Κάντε το συγκεκριμένο, διαφορετικά, θα έχετε πρόβλημα να προσδιορίσετε γρήγορα τι κάνει η μακροεντολή στο μέλλον.
Ο πρώτος χαρακτήρας του ονόματος της μακροεντολής πρέπει να είναι ένα γράμμα, αλλά οι επόμενοι χαρακτήρες μπορεί να είναι γράμματα, αριθμοί ή κάτω παύλες. Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κενά και να αποφύγετε να δώσετε στη μακροεντολή το ίδιο όνομα με τις αναφορές κελιών.
4. Εκχωρήστε ένα πλήκτρο συντόμευσης
Η αντιστοίχιση ενός πλήκτρου συντόμευσης θα σας επιτρέψει να εκτελέσετε τη μακροεντολή στο Excel ανά πάσα στιγμή, πατώντας αυτόν τον συνδυασμό. Κάντε κλικ στο πλαίσιο του πλήκτρου συντόμευσης και πατήστε το πλήκτρο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε σε συνδυασμό με το Ctrl.
Είναι καλύτερο να κρατάτε πατημένο το Shift ενώ επιλέγετε τον συνδυασμό πλήκτρων για να τον κάνετε μέρος της συντόμευσης. Η συντόμευση μακροεντολής θα αντικαταστήσει τις προεπιλεγμένες συντομεύσεις του Excel, εάν υπάρχει ήδη. Για παράδειγμα, αν επιλέξετε Ctrl + A, τότε θα παρακάμψει τη δυνατότητα επιλογής όλων. Αντ ‘αυτού, χρησιμοποιήστε Ctrl + Shift + A, καθώς δεν είναι μια υπάρχουσα συντόμευση.
5. Επιλέξτε Πού να αποθηκεύεται η μακροεντολή
Χρησιμοποιήστε τη μακροεντολή Αποθήκευση στο αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε πού θέλετε να αποθηκεύσετε τη μακροεντολή.
Οι διαθέσιμες επιλογές είναι:
- Προσωπικό βιβλίο εργασίας μακροεντολών: Αυτό θα κάνει τη μακροεντολή διαθέσιμη κάθε φορά που χρησιμοποιείτε το Excel. Θα αποθηκεύσει τη μακροεντολή σε ένα κρυφό βιβλίο εργασίας μακροεντολών που ονομάζεται PERSONAL.XLBS.
- Νέο βιβλίο εργασίας: Αυτό θα κάνει τη μακροεντολή διαθέσιμη για τυχόν βιβλία εργασίας που δημιουργείτε κατά τη διάρκεια μιας υπάρχουσας περιόδου λειτουργίας του Excel.
- Αυτό το βιβλίο εργασίας: Αυτό θα κάνει τη μακροεντολή διαθέσιμη μόνο στο βιβλίο εργασίας που έχετε ανοιχτό.
6. Εισαγάγετε μια περιγραφή
Το τελευταίο βήμα σε αυτό το παράθυρο είναι να εισαγάγετε μια Περιγραφή στο πλαίσιο. Χρησιμοποιήστε αυτό για να περιγράψετε λεπτομερώς τι κάνει η μακροεντολή.
Αυτό το πεδίο είναι προαιρετικό, αλλά είναι καλή πρακτική να είναι όσο το δυνατόν πιο ολοκληρωμένο, ώστε εσείς και άλλοι να βλέπετε τι κάνει η μακροεντολή στο μέλλον.
7. Κάντε κλικ στο OK
Ίσως το πιο εύκολο βήμα από όλα! Κάντε κλικ στο OK όταν είστε ικανοποιημένοι με αυτά που υποβάλατε για να ξεκινήσετε την εγγραφή της μακροεντολής.
8. Εκτελέστε τις ενέργειες μακροεντολής σας
Η μακροεντολή εγγράφεται τώρα, οπότε εκτελέστε τα βήματά σας. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πληκτρολόγηση, κλικ κελιών, εφαρμογή μορφοποίησης ή εισαγωγή εξωτερικών δεδομένων από ιστότοπους ή μέρη όπως η Microsoft Access.
Μπορείτε να κάνετε εναλλαγή της επιλογής Χρήση σχετικών αναφορών στην καρτέλα Προγραμματιστής για να χρησιμοποιήσετε σχετικές αναφορές κατά την εγγραφή. Όταν αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη, οι ενέργειες καταγράφονται σε σχέση με το αρχικό κελί, κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο για δυναμικές μακροεντολές.
Για παράδειγμα, εάν κάνετε κλικ από το κελί A1 στο A3 κατά την εγγραφή, η εκτέλεση της μακροεντολής από το κελί J6 θα μετακινούσε τον κέρσορα στο J8. Εάν απενεργοποιηθεί, ο κέρσορας θα μετακινηθεί από το A1 στο A3.
Είναι καλύτερο να προγραμματίσετε εκ των προτέρων ποιες θα είναι οι ενέργειές σας, ώστε να μην κάνετε λάθος. Εάν γλιστρήσετε, σταματήστε την εγγραφή και ξεκινήστε ξανά. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσπαθήσετε να το διορθώσετε επεξεργάζοντας τον κώδικα της εφαρμογής Visual Basic (VBA) για τη μακροεντολή.
9. Κάντε κλικ στο Διακοπή εγγραφής
Αφού ολοκληρώσετε τα βήματα της μακροεντολής, επιστρέψτε στην καρτέλα Προγραμματιστής, εντοπίστε την ομάδα Κώδικα και κάντε κλικ στο Διακοπή εγγραφής.
Εναλλακτικά, μπορείτε να πατήσετε Alt + T + M + R στο πληκτρολόγιό σας για να σταματήσετε την εγγραφή της μακροεντολής. Έχετε πλέον καταγράψει με επιτυχία τη μακροεντολή Excel!
Τώρα που έχετε κατεβάσει τα βασικά, ίσως θέλετε να δείτε τους κορυφαίους πόρους για μακροεντολές Excel για να πάρετε μια ιδέα για το τι θα μπορούσατε να δημιουργήσετε με τη δυνατότητα. Μόλις το κατακτήσετε, θα μπορείτε ακόμη και να στέλνετε email από το Excel ή να δημιουργήσετε μια φόρμα αυτόματης εισαγωγής δεδομένων.
Χρήση καταγεγραμμένων μακροεντολών στο Excel
Αφού δημιουργήσετε τις μακροεντολές σας, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές κάνοντας κλικ στις Μακροεντολές από την καρτέλα Προγραμματιστής. Μπορείτε επίσης να πατήσετε Alt + F8 για να ανοίξετε αυτό το παράθυρο.
Εδώ, μπορείτε να επιλέξετε τη μακροεντολή σας και να κάνετε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση για να την εφαρμόσετε. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μακροεντολές.
Ενδέχεται να αντιμετωπίσετε το σφάλμα “Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία μιας μακροεντολής σε ένα κρυφό βιβλίο εργασίας” όταν προσπαθείτε να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μια μακροεντολή. Αυτό συμβαίνει επειδή η μακροεντολή σας αποθηκεύεται στο προσωπικό σας βιβλίο εργασίας μακροεντολής, το οποίο είναι ένα κρυφό αρχείο PERSONAL.XLSB.
Για να καταργήσετε την απόκρυψη αυτού του βιβλίου εργασίας, μεταβείτε στο μενού Προβολή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αναίρεση απόκρυψης στην ενότητα Παράθυρο. Επιλέξτε PERSONAL.XLSB και κάντε κλικ στο OK.
Το Excel θα ανοίξει το βιβλίο εργασίας PERSONAL.XLSB. Αυτό είναι ένα κενό βιβλίο εργασίας που αποθηκεύει τις προσωπικές σας μακροεντολές. Τώρα, μπορείτε να επιστρέψετε στο παράθυρο μακροεντολών και να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε τη μακροεντολή.
Αξιοποιήστε στο έπακρο το Excel με μακροεντολές
Οι μακροεντολές του Excel προσφέρουν έναν μετασχηματιστικό τρόπο για την αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών, βελτιώνοντας τα επίπεδα παραγωγικότητάς σας και ελευθερώνοντας πολύτιμο χρόνο. Ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό, έχετε κάνει ένα βήμα προς την καταγραφή των δικών σας μακροεντολών, παρέχοντάς σας ένα εργαλείο για πιθανή αυτοματοποίηση μη αυτόματων διεργασιών στο Excel.
Καθώς γίνεστε πιο ικανοί, θα διαπιστώσετε ότι οι μακροεντολές όχι μόνο απλοποιούν τις εργασίες σας αλλά και ανοίγουν πόρτες σε πιο προηγμένες λειτουργίες. Βουτήξτε βαθύτερα, εξασκηθείτε και ανακαλύψτε τις πλήρεις δυνατότητες των μακροεντολών Excel για να αναβαθμίσετε το παιχνίδι διαχείρισης δεδομένων σας!