Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα Gmail για να οργανώσετε εύκολα τα Εισερχόμενά σας

Βασικά Takeaways

  • Τα φίλτρα Gmail σάς επιτρέπουν να οργανώνετε και να διαχειρίζεστε τα εισερχόμενά σας προσθέτοντας ετικέτες, επισημαίνοντας τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως αναγνωσμένα ή διαγράφοντας μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
  • Δημιουργήστε φίλτρα από τη γραμμή αναζήτησης, ένα email ή το μενού Ρυθμίσεις για να εφαρμόσετε κριτήρια και αυτοματοποιημένες ενέργειες στα εισερχόμενα μηνύματα.
  • Επεξεργαστείτε ή διαγράψτε φίλτρα στην ενότητα Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις των ρυθμίσεων του Gmail για να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας οργανωμένα και τακτοποιημένα.

Τα φίλτρα Gmail είναι ακριβώς αυτό που υποδηλώνει το όνομα. Σας βοηθούν να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας οργανωμένα και ακατάστατα, ανακατευθύνοντας αυτόματα τα email. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε, να προσαρμόσετε και να διαχειριστείτε φίλτρα στο Gmail.

Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα στο Gmail

Για να δημιουργήσετε φίλτρα Gmail, θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε έναν υπολογιστή. Προς το παρόν, δεν είναι δυνατή η δημιουργία φίλτρων μέσω της εφαρμογής Gmail για κινητά (iOS ή Android).

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο στο Gmail, αλλά ο ευκολότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τη γραμμή αναζήτησης. Μεταβείτε στο επάνω μέρος των εισερχομένων σας και επιλέξτε το εικονίδιο του ρυθμιστικού με την ένδειξη “Εμφάνιση επιλογών αναζήτησης”.

Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα φίλτρο απευθείας από ένα email στα εισερχόμενά σας. Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο από ένα email που λάβατε:

  • Ανοίξτε ένα email που ταιριάζει με τα κριτήριά σας.
  • Κάντε κλικ στην επιλογή Περισσότερα δίπλα στα στοιχεία του αποστολέα.
  • Επιλέξτε Φιλτράρισμα μηνυμάτων όπως αυτό από τη λίστα επιλογών που εμφανίζεται.
  • Θα πρέπει να εμφανιστεί το παράθυρο “Επιλογές αναζήτησης”, με τα κριτήρια Από ήδη συμπληρωμένα. Αυτή η επιλογή λειτουργεί καλύτερα εάν λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την ίδια διεύθυνση.
  • Αφού εφαρμόσετε τα επιθυμητά κριτήρια φίλτρου στο παράθυρο επιλογών αναζήτησης, επιλέξτε Δημιουργία φίλτρου δίπλα στο κουμπί Αναζήτηση.
  • Θα πρέπει να εμφανιστεί μια λίστα με πιθανές αυτοματοποιημένες ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληροί τα καθορισμένα κριτήρια.
  •   Πώς να εγκαταστήσετε το Nextcloud σε ένα OpenMediaVault NAS στο Raspberry Pi

    Αυτή η λίστα θα πρέπει να περιλαμβάνει την επιλογή αρχειοθέτησης ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επισήμανσης ως αναγνωσμένου, επισήμανσης με αστέρι, διαγραφής του, επισήμανσης πάντα ή ποτέ ως σημαντικού και εφαρμογής ετικέτας ή κατηγορίας σε αυτό. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να εφαρμόσετε το φίλτρο σε υπάρχουσες συνομιλίες στα εισερχόμενά σας που πληρούν τα ίδια κριτήρια.

    Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με το πώς να ορίσετε τα κριτήρια για τα φίλτρα σας, ρίξτε μια ματιά στο άρθρο του Google Workspace σχετικά με το θέμα.

    Παραδείγματα χρήσιμων φίλτρων Gmail

    Θα ρίξουμε μια ματιά σε μερικά πρακτικά παραδείγματα φίλτρων Gmail που μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τη διαχείριση των email σας.

    1. Φιλτράρετε τα email με βάση τις λέξεις-κλειδιά στο Gmail

    Για να αποκλείσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν τη λέξη “επένδυση” από έναν συγκεκριμένο αποστολέα, μπορείτε να ακολουθήσετε τα βήματα που περιγράφονται παρακάτω:

  • Ανοίξτε το παράθυρο Επιλογές αναζήτησης.
  • Εισαγάγετε τη διεύθυνση email του αποστολέα (ή παραλείψτε αυτό το βήμα για να αποκλείσετε όλους τους αποστολείς).
  • Πληκτρολογήστε τη λέξη “επένδυση” στο πλαίσιο Έχει τις λέξεις.
  • Εάν θέλετε να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με βάση πολλούς όρους, χρησιμοποιήστε τον τελεστή “OR” για να τα διαχωρίσετε. Στη συνέχεια, το Gmail θα αναζητήσει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχουν τουλάχιστον έναν από τους καθορισμένους όρους. Για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να περιλαμβάνουν όλους τους όρους, μπορείτε να ενώσετε τις λέξεις με κενά ή να χρησιμοποιήσετε το “ΚΑΙ”.
  • Μπορείτε να κάνετε κλικ στην Αναζήτηση για να βρείτε όλα τα τρέχοντα email που ταιριάζουν με τα επιλεγμένα κριτήρια.
  • Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ στο Δημιουργία φίλτρου και επιλέξτε το πλαίσιο δίπλα στο Διαγραφή για να στείλετε όλα τα email που ταιριάζουν με τα κριτήρια στον Κάδο απορριμμάτων. (Μπορείτε να επιλέξετε να τα αρχειοθετήσετε επιλέγοντας Παράλειψη εισερχομένων).
  • Επιλέξτε ξανά Δημιουργία φίλτρου.
  • Θα πρέπει να δείτε ένα μήνυμα ότι το φίλτρο σας έχει δημιουργήσει. Όλα τα email που περιέχουν τις εισαγόμενες λέξεις θα διαγραφούν τώρα μόλις παραδοθούν.
  •   Πώς να κάνετε αναγκαστική επανεκκίνηση του iPhone 13 Pro

    2. Ταξινομήστε τα Εισερχόμενά σας στο Gmail χρησιμοποιώντας φίλτρα διευθύνσεων Plus

    Η διευθυνσιοδότηση συν είναι μια δυνατότητα που σας επιτρέπει να προσθέτετε χαρακτήρες στη διεύθυνση email σας και να λαμβάνετε τα μηνύματα στα εισερχόμενά σας. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία διευθύνσεων email μιας χρήσης για γρήγορες εγγραφές και για την οργάνωση email από διαφορετικούς αποστολείς.

    Για να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση συν, απλώς προσθέστε ένα σύμβολο συν (+) στη διεύθυνση email σας πριν από το σύμβολο @. Για παράδειγμα, [email protected] θα γινόταν [email protected].

    Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη νέα διεύθυνση για να εγγραφείτε σε ένα ενημερωτικό δελτίο και στη συνέχεια να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για να εφαρμόσετε αυτόματα μια ετικέτα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται από αυτό το ενημερωτικό δελτίο. Ένα άλλο πλεονέκτημα αυτής της δυνατότητας είναι ότι εάν αρχίσετε να λαμβάνετε ανεπιθύμητα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε εύκολα να πείτε ποια εταιρεία έχει ξεπουλήσει τη διεύθυνση email σας.

    Για να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση συν για να φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ακολουθήστε τα βήματα που αναφέρονται παρακάτω:

  • Ανοίξτε το παράθυρο Επιλογές αναζήτησης.
  • Εισαγάγετε τα κριτήριά σας στο πλαίσιο Έχει τις λέξεις: {προς:[email protected] παραδόθηκε σε:[email protected]}. Φροντίστε να αντικαταστήσετε το “makeuseof+tech” με την προσαρμοσμένη διεύθυνση email σας.
  • Οι σγουρές αγκύλες μπορούν να χρησιμοποιηθούν αντί του τελεστή OR και εξυπηρετούν την ίδια λειτουργία εδώ. Υπάρχουν άλλοι τελεστές προηγμένης αναζήτησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στις αναζητήσεις και τα φίλτρα σας στο Gmail και μπορείτε να τους βρείτε στη λίστα Βοήθεια Gmail.
  • Κάντε κλικ στο Create Filter και επιλέξτε Apply the label.
  • Μπορείτε να επιλέξετε μια κατάλληλη ετικέτα από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο. Εάν δεν έχετε ετικέτες που να ταιριάζουν, μπορείτε να δημιουργήσετε μια νέα.
  • Όταν τελειώσετε, κάντε ξανά κλικ στο Create Filter.
  • 3. Φιλτράρετε τα email με βάση το θέμα ή τον αποστολέα στο Gmail

    Ίσως θελήσετε να ρυθμίσετε ένα φίλτρο Gmail για να κατηγοριοποιήσετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο θέμα ή από έναν καθορισμένο αποστολέα σε μία ετικέτα. Ωστόσο, το Gmail συνδυάζει κριτήρια στο παράθυρο Επιλογές αναζήτησης χρησιμοποιώντας έναν τελεστή AND και όχι έναν τελεστή OR. Έτσι, αυτό έχει ως αποτέλεσμα ένα φίλτρο που επιλέγει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν όλα τα καθορισμένα κριτήρια, αντί να βρίσκει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πληρούν οποιοδήποτε μεμονωμένο κριτήριο.

      9 καλύτερες κάθετες οθόνες για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας

    Ενώ θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ξεχωριστά φίλτρα για κάθε κριτήριο, είναι πολύ πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε το πλαίσιο “Έχει τις λέξεις”. Για να δημιουργήσετε ένα φίλτρο για την οργάνωση όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με την εργασία κάτω από την ετικέτα “Εργασία”, θα ακολουθήσετε μια διαδικασία παρόμοια με αυτή που περιγράφεται παρακάτω:

  • Ανοίξτε το παράθυρο Επιλογές αναζήτησης.
  • Πληκτρολογήστε τον αποστολέα πριν από τον τελεστή από:. Μπορείτε να καθορίσετε πολλούς αποστολείς χρησιμοποιώντας αγκύλες ή τον τελεστή OR.
  • Μπορείτε να καθορίσετε μια λέξη-κλειδί για αναζήτηση στη γραμμή θέματος χρησιμοποιώντας τον τελεστή θέμα:.
  • Εάν θέλετε το φίλτρο να αναζητά συγκεκριμένες λέξεις σε όλο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (όχι απαραίτητα μόνο στη γραμμή θέματος), πληκτρολογήστε τις αφού καθορίσετε τον αποστολέα. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συνδέσει πολλές λέξεις-κλειδιά με τον τελεστή OR.
  • Στο επόμενο παράθυρο, επιλέξτε την ετικέτα που θα εφαρμοστεί σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ταιριάζουν με τα κριτήρια. Επέλεξα την ετικέτα «Εργασία».
  • Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει τη λίστα με τα έξυπνα φίλτρα Gmail για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης email για περισσότερα παραδείγματα χρήσιμων φίλτρων Gmail.

    Πώς να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε φίλτρα Gmail

    Εάν δεν χρειάζεστε πλέον συγκεκριμένα φίλτρα ή θέλετε να τα επεξεργαστείτε ώστε να περιλαμβάνουν συγκεκριμένα κριτήρια, δείτε πώς μπορείτε να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε τα φίλτρα σας στο Gmail:

  • Επιλέξτε το εικονίδιο γρανάζι και κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση όλων των ρυθμίσεων.
  • Κάντε κλικ στην επιλογή Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις.
  • Επιλέξτε επεξεργασία ή διαγραφή δίπλα στο φίλτρο που θέλετε. Κατά την επεξεργασία, αλλάξτε τα κριτήρια φίλτρου που θέλετε και επιλέξτε Συνέχεια > Ενημέρωση φίλτρου.
  • Εάν θέλετε να αφαιρέσετε πολλά φίλτρα, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα σε καθένα και επιλέξτε Διαγραφή στο κάτω μέρος όταν τελειώσετε.
  • Τα φίλτρα μπορούν να απλοποιήσουν τη διαδικασία διαχείρισης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και διατήρησης της τακτοποίησης των εισερχομένων σας. Αλλά τα φίλτρα δεν είναι ο μόνος τρόπος για να κρατήσετε τα εισερχόμενά σας οργανωμένα. Μπορείτε επίσης να μάθετε πώς να ταξινομείτε τα εισερχόμενά σας στο Gmail κατά αποστολέα, θέμα και ετικέτα.