Πώς να δημιουργήσετε ένα Digital Planner στα Φύλλα Google

Η οργάνωση των καθημερινών εργασιών και των χρονοδιαγραμμάτων σας μπορεί να απλοποιηθεί με έναν ψηφιακό προγραμματιστή. Ευτυχώς, δεν χρειάζεται να πληρώσετε για μια εξειδικευμένη εφαρμογή ή να παλέψετε με ένα υπερβολικά περίπλοκο πρόγραμμα — Τα Φύλλα Google μπορούν να ολοκληρώσουν τη δουλειά.

Η δημιουργία ενός ψηφιακού σχεδιασμού στα Φύλλα Google είναι εύκολη και απλή. Είτε σχεδιάζετε προσωπικές είτε εργασίες που σχετίζονται με την εργασία, έχει όλα τα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε για να οργανωθείτε και να διατηρήσετε την κορυφή των ευθυνών σας.

Βήμα 1: Προετοιμάστε το Φύλλο Google

Για να προετοιμάσουμε το φύλλο, θα διατηρήσουμε μόνο τις γραμμές και τις στήλες για να ταιριάζουν στον ημερήσιο προγραμματιστή και θα διαγράψουμε τα υπόλοιπα. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να κάνετε αυτό το βήμα αργότερα. Δείτε πώς:

Κάντε δεξί κλικ σε ένα σημείο στην επισημασμένη περιοχή και επιλέξτε Διαγραφή σειρών.

Βήμα 2: Προσθήκη κειμένου στο Digital Planner

Τώρα, ας προσθέσουμε λίγο κείμενο στον ψηφιακό σχεδιασμό. Αυτό περιλαμβάνει ετικέτες για την κεφαλίδα, την ημερομηνία, τις κορυφαίες προτεραιότητες, τη λίστα υποχρεώσεων, τις σημειώσεις και τα χρονικά διαστήματα (για τον προγραμματισμό της ημέρας).

Για αυτόν τον ψηφιακό σχεδιασμό, θα χρησιμοποιήσουμε χρονοθυρίδες 1 ώρας από τις 6 π.μ. έως τις 10 μ.μ. Θα εισαγάγουμε πλαίσια ελέγχου δίπλα σε κάθε αντικείμενο, ένα εργαλείο επιλογής ημερομηνίας και θα εξαγάγουμε το όνομα της ημέρας από την ημερομηνία.

Προσθέστε κείμενο για να προσθέσετε ετικέτες στα διάφορα τμήματα του σχεδιασμού (όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα).

Κάντε κλικ και σύρετε τον κέρσορα προς τα κάτω στο κελί B22, επεκτείνοντας την ώρα στις 10 μ.μ.

Επιλέξτε το πρώτο κελί που θα περιέχει το πλαίσιο ελέγχου για τη λίστα υποχρεώσεων. Μεταβείτε στην καρτέλα Εισαγωγή και επιλέξτε Πλαίσιο ελέγχου από το αναπτυσσόμενο μενού.

Κάντε κλικ και σύρετε προς τα κάτω την κάτω δεξιά γωνία του κελιού για να αντιγράψετε το πλαίσιο ελέγχου σε άλλα κελιά.

Επιλέξτε το κελί για να προσθέσετε το εργαλείο επιλογής ημερομηνίας, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα και επιλέξτε Επικύρωση δεδομένων.

Κάντε κλικ στην Προσθήκη κανόνα στο δεξιό παράθυρο που εμφανίζεται.

Στην περιοχή Κριτήρια, επιλέξτε Είναι έγκυρη ημερομηνία. Και αν τα δεδομένα δεν είναι έγκυρα, Απορρίψτε την εισαγωγή. Κάντε κλικ στην επιλογή Τέλος για αποθήκευση.

=upper(text (C2, “dddd”))

Εάν δεν έχετε επιλέξει καμία ημερομηνία, το όνομα της ημέρας είναι από προεπιλογή Σάββατο (όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα).

Βήμα 3: Προσαρμόστε την εμφάνιση του Digital Planner

Σε αυτό το σημείο, ο ψηφιακός σχεδιαστής φαίνεται αρκετά βαρετός και βασικός. Θα εφαρμόσουμε ορισμένες συμβουλές μορφοποίησης των Φύλλων Google για να το κάνουμε να φαίνεται καλύτερο.

Αυτό περιλαμβάνει την προσαρμογή του πλάτους των κελιών, τη συγχώνευση κελιών, την εφαρμογή περιγραμμάτων και την προσθήκη κάποιου χρώματος. Θα αποκρύψουμε επίσης τις γραμμές πλέγματος και θα τροποποιήσουμε την εμφάνιση του κειμένου για μια πιο καθαρή εμφάνιση.

Προσαρμόστε τα πλάτη των στηλών όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα ή σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Στην ενότητα Προγραμματισμός, επιλέξτε τα κελιά, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περιγράμματα και επιλέξτε Όλα τα περιγράμματα.

Επιλέξτε ένα κελί στην ενότητα κορυφαίων προτεραιοτήτων, κάντε κλικ στο εικονίδιο Περιγράμματα και επιλέξτε Κάτω περίγραμμα.

Κάντε κλικ και σύρετε από την κάτω δεξιά γωνία του κελιού για να εφαρμόσετε το κάτω περίγραμμα στα άλλα κελιά. Κάντε το ίδιο για την ενότητα της λίστας υποχρεώσεων.

Επιλέξτε τα κελιά κεφαλίδας όπως φαίνεται παρακάτω και κάντε κλικ στο εικονίδιο Συγχώνευση κελιών.

Επαναλάβετε το προηγούμενο βήμα για να συγχωνεύσετε καθεμία από τις επισημασμένες ενότητες παρακάτω.

Με επιλεγμένο το κελί σημειώσεων (όπως φαίνεται παρακάτω), ορίστε την Κατακόρυφη στοίχιση σε Επάνω και την Αναδίπλωση κειμένου σε Αναδίπλωση. Αυτό διασφαλίζει ότι οι σημειώσεις που εισάγετε ξεκινούν από την κορυφή και ταιριάζουν καλά στο κελί.

Μεταβείτε στην επιλογή Προβολή, Εμφάνιση και καταργήστε την επιλογή Γραμμές πλέγματος για να τις αποκρύψετε.

Επιλέξτε τα κελιά που θέλετε να χρωματίσετε, κάντε κλικ στο εικονίδιο χρώματος Συμπλήρωση και επιλέξτε ένα χρώμα. Μπορείτε να επιλέξετε να εφαρμόσετε εναλλακτικά χρώματα στην ενότητα προγραμματισμού.

Επιλέξτε κελιά με κείμενο και αλλάξτε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος γραμματοσειράς, τη στοίχιση και το χρώμα τους.

Βήμα 4: Εφαρμόστε Μορφοποίηση υπό όρους στο Digital Planner

Για αυτόν τον προγραμματιστή, θα εφαρμόσουμε μια διαγραφή σε ολοκληρωμένες εργασίες στην ενότητα της λίστας υποχρεώσεων. Αυτό σας βοηθά να δείτε με μια ματιά τι έχει γίνει και τι απομένει για την επόμενη μέρα.

Μεταβείτε στην καρτέλα Μορφοποίηση και επιλέξτε Μορφοποίηση υπό όρους.

=$E12=True

Ορίστε τη μορφοποίηση κειμένου σε Strikethrough χωρίς χρώμα γεμίσματος.

Ακολουθεί η μορφοποίηση υπό όρους σε δράση.

Συμβουλές για τη διατήρηση και την ενημέρωση του Digital Planner στα Φύλλα Google

Αφού δημιουργήσετε το ψηφιακό σας πρόγραμμα σχεδιασμού στα Φύλλα Google, είναι σημαντικό να το διατηρείτε οργανωμένο και εύκολο να ενημερώνεται. Ακολουθούν μερικές χρήσιμες συμβουλές που πρέπει να λάβετε υπόψη:

1. Αποθηκεύστε το σχέδιό σας ως πρότυπο

Αφού τελειοποιήσετε τη σχεδίαση του σχεδιαστή σας, μετονομάστε το βιβλίο εργασίας των Φύλλων Google σε “Πρότυπο Daily Planner”.

Στην αρχή ενός νέου μήνα, δημιουργήστε ένα αντίγραφο αυτού του προτύπου—μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο και επιλέξτε Δημιουργία αντιγράφου. Αυτό σας δίνει μια καθαρή αρχή κάθε φορά και σας επιτρέπει να διατηρείτε προηγούμενα αρχεία για μελλοντική αναφορά.

2. Κρατήστε ένα φύλλο «Ημέρα 0» στο Πρότυπο σας

Τοποθετήστε μια ανέγγιχτη έκδοση του ημερήσιου σχεδιασμού σας στην αρχή του βιβλίου εργασίας σας. Για να προγραμματίσετε μια νέα ημέρα, αντιγράψτε το φύλλο «Ημέρα 0», ονομάστε το με την ημερομηνία της ημέρας και ξεκινήστε τον προγραμματισμό.

3. Χρησιμοποιήστε Color-Coding για σαφήνεια

Η χρωματική κωδικοποίηση των εργασιών σας σάς επιτρέπει να αξιολογείτε γρήγορα τις κατηγορίες εργασιών, τις προτεραιότητες ή την πρόοδο. Για παράδειγμα, για κωδικοποίηση χρωμάτων βάσει κατηγορίας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μπλε για εργασίες που σχετίζονται με την εργασία, το πορτοκαλί για προσωπικές δουλειές και το ροζ για συναντήσεις ή συναντήσεις.

Μπορείτε να το κάνετε με μη αυτόματο τρόπο ή να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους για να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία με βάση συγκεκριμένα κριτήρια.

Παραμείνετε συγκεντρωμένοι με έναν απλό ψηφιακό προγραμματιστή στα Φύλλα Google

Η χρήση ενός ψηφιακού σχεδιασμού στα Φύλλα Google διατηρεί τα πράγματα απλά, επιτρέποντάς σας να παραμένετε οργανωμένοι και συγκεντρωμένοι. Έτσι, τώρα που έχετε τα βήματα για να δημιουργήσετε ένα από την αρχή, βάλτε τα σε δράση για να δημιουργήσετε το δικό σας. Το κλειδί για την επίτευξη των στόχων σας ξεκινά εδώ.