Ποια είναι η Σωστή Μεθοδολογία Διαχείρισης Έργου

Πριν απαντήσετε απευθείας στην ερώτηση στον τίτλο, είναι πάντα καλό να ξεκαθαρίζετε ποιος είναι ο τελικός στόχος του έργου που θέλετε να επιτύχετε
Πώς θα φαίνεται το προϊόν σε ένα μήνα, σε μισό χρόνο και σε ένα χρόνο από τώρα. Αλλά περιγράψτε το τώρα. Αυτό θα σας δώσει κάποια προοπτική και θα θέσει τις βασικές προσδοκίες σχετικά με το επίπεδο προβλεψιμότητας, ευελιξίας, ευελιξίας, ταχύτητας στην αγορά και καθορισμού του κόστους έγκαιρα.
Ναι, σήμερα, το στήσιμο των έργων του καταρράκτη φαίνεται να είναι μια γελοία ιδέα. Ειδικά αν έχει ήδη αποδειχτεί αμέτρητες φορές ότι αν θέλεις να αντιδράσεις γρήγορα στις αλλαγές στις αγορές, δεν έχεις άλλη επιλογή από το να είσαι ευκίνητος. Αλλά αν ο στόχος σας είναι να παραδώσετε ένα προϊόν σε ένα χρόνο από τώρα με χαρακτηριστικά που είναι ήδη αρκετά ξεκάθαρα και περιορισμένα από την αρχή, και έχετε ομάδες ανθρώπων χωρίς προηγούμενη εμπειρία με την ευέλικτη μεθοδολογία, τότε σίγουρα, παραμείνετε συντηρητικοί και πηγαίνετε στο καταρράκτη.
Δεν είναι τόσο απλό να τελειώσει κάθε περίπτωση. Ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς να αξιολογήσετε καλύτερα ποια μεθοδολογία είναι καλύτερη για το έργο σας.
Πίνακας περιεχομένων
Πώς μοιάζει ένας καταρράκτης;
Αντί να μπούμε σε ορισμένους ορισμούς που όλοι γνωρίζουν ήδη εδώ και μερικές δεκαετίες, ένα πρακτικό αποτέλεσμα ενός έργου καταρράκτη συνήθως μοιάζει με αυτό:
Όλη αυτή η διαδικασία μπορεί να διαρκέσει από μερικούς μήνες έως μερικά χρόνια. Όπως μπορείτε να προβλέψετε, οι χρήστες θα δουν τα αποτελέσματα μόνο στο τέλος αυτής της διαδικασίας. Έτσι, μετά από πολύωρη αναμονή έρχεται η στιγμή της αλήθειας (ή της αποτυχίας).
Εάν κάτι αλλάξει κατά τη διάρκεια αυτού του μεγάλου χρονικού διαστήματος και το τελικό προϊόν πρέπει να φαίνεται λίγο διαφορετικό, αυτή είναι μια κατάσταση που ονομάζετε αίτημα αλλαγής. Το σχέδιο πρέπει να ξανανοίξει, να επεξεργαστεί εκ νέου και να εγκριθεί εκ νέου. Παρατείνει ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα κατά ένα άλλο μέρος. Κάθε αλλαγή απαιτεί επανεκκίνηση της όλης διαδικασίας πριν.
Από την άλλη πλευρά, έχετε έναν ορισμό στερεάς φάσης, έναν σταθερό προϋπολογισμό για κάθε φάση και έναν σταθερό χρόνο. Ακόμα κι αν πρέπει να περιμένετε πολύ για να πάρετε το πρώτο αποτέλεσμα, αν οι πιθανότητες για αλλαγές στην πορεία είναι ελάχιστες, μπορεί να είναι μια προτιμότερη επιλογή.
Πώς μοιάζει ένας ευκίνητος;
Τώρα, αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο το έργο μπορεί να λειτουργήσει κάτω από μια εγκατάσταση Agile:
Αυτή είναι απλώς μια γρήγορη περίληψη, αλλά η διαφορά με τον καταρράκτη είναι ήδη ξεκάθαρη. Γρήγορη ανατροφοδότηση, προσαρμογή, αντανάκλαση των τρεχουσών αναγκών που αλλάζουν στο χρόνο, το πρώτο πολύτιμο προϊόν που παραδόθηκε στο συντομότερο δυνατό χρόνο. Όλα αυτά είναι ακίνητα που δεν έχετε καμία πιθανότητα να αποκτήσετε σε ένα έργο καταρράκτη.
Ευκίνητο εναντίον Καταρράκτη
Ένα έργο δεν μπορεί να είναι επιτυχές χωρίς την κατάλληλη μεθοδολογία διαχείρισης έργου. Αυτό σημαίνει τον καθορισμό διαδικασιών, μετρήσεων, αξιολογήσεων και γενικών τρόπων εργασίας για τις ομάδες που αποτελούν το έργο.
Οι ομάδες πρέπει να γνωρίζουν ποιους κανόνες να ακολουθήσουν, τι θα καθορίσει τα ορόσημα, πότε να τα φτάσουν και πώς να μετρήσουν και να αξιολογήσουν την επιτυχία. Ταυτόχρονα, οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να κατανοήσουν τι να περιμένουν από το έργο και πότε θα μπορέσουν να δουν τα πρώτα αποτελέσματα της εργασίας.
Με λίγη γενίκευση, μπορούμε να πούμε ότι τα έργα που λειτουργούν σε περιβάλλοντα cloud είναι πολύ πιο πιθανό να τείνουν σε ευέλικτες μεθοδολογίες (ή θα έπρεπε, τουλάχιστον). Τα έργα που εργάζονται με υποδομές εντός της εγκατάστασης εξακολουθούν να προτιμούν πολύ συχνά τις διαδικασίες καταρράκτη. Αυτό προκύπτει ως φυσικό συμπέρασμα.
Το περιβάλλον cloud είναι κατασκευασμένο από το έδαφος για να ταιριάζει στο συνεχώς μεταβαλλόμενο περιβάλλον. Προσαρμόζεται όσο πιο γρήγορα γίνεται (με διάφορες «ελαστικές» υπηρεσίες) στη νέα πραγματικότητα. Το περιβάλλον εσωτερικής εγκατάστασης είναι συχνά προκαθορισμένο στην αρχή. Είναι δύσκολο να το αλλάξει με την πάροδο του χρόνου, επομένως οι ομάδες εργάζονται με ντετερμινιστικές μεταβλητές για όλη τη διάρκεια του έργου.
Σύνοψη της προσέγγισης Agile vs. Waterfall.
FeatureWaterfall ApproachAgile ApproachHandling Απαιτήσεις χρήστη Η αλλαγή αντιμετωπίζεται ως επίσημη διαδικασία (Αίτημα αλλαγής). Η εργασία μπορεί να χρειαστεί να επαναληφθεί, επηρεάζοντας το κόστος και τα χρονοδιαγράμματα. Αγκαλιάζει τις αλλαγές ως μέρος της τυπικής διαδικασίας, χωρίς σημαντικό αντίκτυπο στο κόστος ή τα χρονοδιαγράμματα. Σχεδιασμός έργου και Πεδίο εφαρμογής Καθορίζει το εύρος στην αρχή και τηρεί αυτό. Οι φάσεις είναι άκαμπτες και τηρούν το αρχικό σχέδιο. Έχει σαφές όραμα για το τελικό προϊόν αλλά επιτρέπει αλλαγές. Οι εργασίες οργανώνονται σε σπριντ με ευελιξία στον τρόπο ολοκλήρωσης των εργασιών. Παρακολούθηση προόδου του έργου Παρακολουθεί την πρόοδο σε κάθε φάση. Οι καθυστερήσεις σε μία φάση μπορούν να επηρεάσουν ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα του έργου. Παρακολουθεί την πρόοδο μέσω συνεδριών επίδειξης στο τέλος κάθε σπριντ. Εστιάζει στο λειτουργικό προϊόν. Συνεργασία ομάδας Διαφορετικά άτομα σε διαφορετικές φάσεις έργου, περιορισμένη αλληλεπίδραση. Διαλειτουργική ομάδα με συνεχή επικοινωνία μεταξύ των μελών της ομάδας και των ενδιαφερομένων. Διαχείριση κινδύνου Παρακολούθηση κατάστασης με βάση την πρόοδο φάσης. Ανταποκρίνεται στους κινδύνους αναδρομικά ενώ τηρεί το σχέδιο. Εστιάζει στην προληπτική επίλυση εξαρτήσεων μεταξύ ομάδων και δραστηριοτήτων. Προσαρμόζει το σχέδιο για την εξάλειψη των προβλεπόμενων κινδύνων. Πλαίσιο ΕφαρμογήςΠαραδοσιακή μεθοδολογία. Απαιτεί πρακτικές μετασχηματισμού για προσαρμογή στην ευέλικτη προσέγγιση. Περιλαμβάνει αλλαγή συνηθειών και νοοτροπιών.
Αυτή η επιλογή, ωστόσο, θα καθορίσει πολλές πτυχές των ιδιοτήτων εκτέλεσης του έργου.
#1. Απαιτήσεις Έργου και Διαχείριση Αλλαγών
Μία από τις πιο σημαντικές πτυχές που καθορίζουν την επιλογή είναι ο τρόπος χειρισμού των απαιτήσεων του χρήστη. Και επίσης, ποια είναι η διαδικασία εάν αργότερα χρειαστεί αλλαγή στις ήδη συμφωνημένες απαιτήσεις;
Με ένα έργο καταρράκτη, όλες οι απαιτήσεις ορίζονται και υπογράφονται από τους ενδιαφερόμενους στην αρχή. Εάν προκύψει οποιαδήποτε αλλαγή σε αυτήν την κατάσταση, το έργο την αντιμετωπίζει ως Αίτημα Αλλαγής. Πρέπει να επικυρωθεί ξανά, να συμφωνηθεί και να επιβεβαιωθεί.
Οποιαδήποτε εργασία έχει ήδη γίνει μέχρι εκείνη τη στιγμή πρέπει να επανεξεταστεί και να ξεκινήσει ξανά. Το κόστος πρέπει να αναπροσαρμοστεί (καθώς πρόκειται για πρόσθετη εργασία που δεν καλύπτεται από την αρχική σύμβαση). Στο χειρότερο σενάριο, ακόμη και ολόκληρο το χρονοδιάγραμμα του έργου πρέπει να παραταθεί.
Με μια ευέλικτη ρύθμιση, οι αλλαγές είναι ευπρόσδεκτες. Αντιμετωπίζετε τις αλλαγές ως μια τυπική καθημερινή δουλειά. Συμφωνείτε με τα ενδιαφερόμενα μέρη (πιθανώς ως αποτέλεσμα της τελευταίας επίδειξης sprint) ότι οι αλλαγές είναι ζωτικής σημασίας προκειμένου να διατηρηθεί το όραμα του έργου. Στη συνέχεια, προγραμματίζετε αυτές τις αλλαγές αμέσως για τα επόμενα σπριντ.
Το προηγούμενο περιεχόμενο θα αλλάξει με αυτό και οι ομάδες συνεχίζουν να εργάζονται με νέες απαιτήσεις από εκείνη την ημέρα και μετά. Δεν υπάρχει απώλεια χρόνου ή κόστους. Απλώς προσαρμόζεσαι αμέσως στη νέα πραγματικότητα και αντικαθιστάς το αρχικό σχέδιο με το νέο. Δεν υπάρχει καθόλου ανάγκη για ειδική διαχείριση αιτήματος αλλαγής. Όλα είναι μέρος των πρωτοβουλιών σχεδιασμού σπριντ.
#2. Σχεδιασμός Έργου και Πεδίο εφαρμογής
Όπως θα περίμενε κανείς, το έργο του καταρράκτη θέτει και διορθώνει όλο το εύρος στην αρχή. Δημιουργείτε το σχέδιο έργου γύρω από αυτό το εύρος. Στη συνέχεια, διαιρείτε τη διάρκεια του έργου σε συγκεκριμένες φάσεις (συνήθως ανάλυση, σχεδιασμός, ανάπτυξη, δοκιμή, ανάπτυξη, υποστήριξη και συντήρηση) και διορθώνετε τις ομάδες και τους πόρους γύρω από αυτές τις φάσεις. Για το μεγαλύτερο μέρος του χρονοδιαγράμματος του έργου, ο κύριος στόχος σας είναι να τηρήσετε αυτό το αρχικό σχέδιο όσον αφορά το κόστος και το χρονοδιάγραμμα όσο το δυνατόν περισσότερο.
Ένα ευέλικτο έργο έχει ένα όραμα για το τελικό προϊόν αντί για ένα σκληρό σχέδιο. Η τελική κατάσταση είναι ξεκάθαρη, αλλά ο δρόμος για την επίτευξη αυτής της κατάστασης είναι ελεύθερος να αλλάξει. Επίσης, το χρονοδιάγραμμα του έργου εξακολουθεί να ορίζεται και να συμφωνείται με βάση μια προκαταρκτική εκτίμηση της ζήτησης και της εμπειρίας φορτίου χωρητικότητας για τις ομάδες που εργάζονται στο έργο. Το σχέδιο δεν έχει ξεχωριστές φάσεις. Αντίθετα, κάθε σπριντ είναι μια μικρή φάση που περιέχει όλες τις δραστηριότητες που χρειάζεται η ομάδα για να απελευθερώσει επιτυχώς το αυξητικό προϊόν.
Συνοπτικά, το έργο του καταρράκτη αντιμετωπίζει τις αλλαγές ως μια επιπλοκή προς επίλυση (και μια ευκαιρία για τους πωλητές να αποκτήσουν επιπλέον χρήματα). Αντίθετα, το ευέλικτο έργο αντιμετωπίζει την αλλαγή ως μια επιχείρηση ως συνήθως χωρίς πρόσθετες συνέπειες (εκτός από ένα καλύτερο κατάλληλο τελικό προϊόν).
#3. Παρακολούθηση Προόδου Έργου
Το έργο του καταρράκτη παρακολουθεί την πρόοδο του σχεδίου εντός των φάσεων του έργου. Η φάση σχεδιασμού δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν ολοκληρωθεί η φάση ανάλυσης, η δοκιμή δεν μπορεί να ξεκινήσει πριν ολοκληρωθεί ολόκληρη η κατασκευή κ.ο.κ.
Εάν κάποιες από τις φάσεις παρουσιάσουν καθυστέρηση, θα επηρεάσει την πρόοδο των υπόλοιπων φάσεων του έργου. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να ελέγχετε τις δραστηριότητες σε κάθε φάση και να διασφαλίζετε ότι προχωρούν γραμμικά κατά τη διάρκεια του χρόνου. Διαφορετικά, αυξάνετε τον κίνδυνο να καθυστερήσετε τη συγκεκριμένη φάση και, κατά συνέπεια, ολόκληρο το έργο.
Το ευέλικτο έργο παρακολουθεί την πρόοδο, κυρίως με συνεδρίες επίδειξης που λαμβάνουν χώρα στο τέλος κάθε σπριντ. Το λειτουργικό προϊόν είναι το πρωταρχικό μέτρο προόδου. Φυσικά, θέλετε να διασφαλίσετε ότι κάθε sprint τελειώνει με πλήρες περιεχόμενο σπριντ. Καμία ή μόνο ελάχιστες ιστορίες μεταφέρονται στα επόμενα σπριντ.
Τελικά, είναι πολύ πιο εύκολο να δείτε τη συνολική πρόοδο του έργου εάν μπορείτε να δοκιμάσετε απευθείας την τρέχουσα αύξηση του προϊόντος και να επιστρέψετε στην ομάδα με πολύ συγκεκριμένα σχόλια αμέσως.
#4. Ομαδική Συνεργασία
Πρόκειται για αυστηρά ξεχωριστές δραστηριότητες του καταρράκτη έναντι της συνεχούς συνεργασίας με όλα τα μέρη μιας ευέλικτης ομάδας.
Ένα έργο καταρράκτη συνήθως έχει διαφορετικούς ανθρώπους που εργάζονται σε διαφορετικές φάσεις του έργου. Μπορεί να ξεχειλίζουν ο ένας τον άλλον σε κάποιο βαθμό, αλλά εξακολουθούν να είναι διαφορετικές ομάδες ανθρώπων. Σχεδόν τα σιλό, θα έλεγε κανείς.
Ο ορισμός της ευέλικτης ομάδας έγκειται στην επικοινωνία και την αξία. Θα είναι επίσης μια διαλειτουργική ομάδα ικανή να εκτελεί όλες τις δραστηριότητες του κύκλου ζωής του προϊόντος. Τα σιλό των ομάδων είναι κάτι που δεν θέλεις να υπάρχει. Η συνεχής επικοινωνία μεταξύ της ομάδας και των εξωτερικών ενδιαφερομένων είναι ο βασικός ορισμός ενός επιτυχημένου ευέλικτου έργου.
#5. Διαχείριση κινδύνου
Προφανώς, θέλετε να έχετε μια διαδικασία για την παρακολούθηση τυχόν κινδύνων, ζητημάτων ή κάθε είδους εμπόδια που μπορεί να φέρει το έργο κατά τη διάρκεια του χρονοδιαγράμματος του.
Στην περίπτωση ενός έργου καταρράκτη, αυτό μεταφράζεται σε παρακολούθηση κατάστασης της τρέχουσας φάσης του έργου. Η τυπική αναφορά κατάστασης που μοιάζει με σηματοφόρο θα δείχνει πράσινο (όλα είναι εντάξει και σύμφωνα με το σχέδιο), κίτρινο (ορισμένα σημαντικά προβλήματα υπάρχουν, αλλά υπάρχει ακόμα σαφής κατανόηση του τρόπου επίλυσής τους) ή κόκκινο (που σημαίνει το έργο έχει σοβαρά προβλήματα που μπορεί να επηρεάσουν τα αρχικά χρονοδιαγράμματα ή τον προϋπολογισμό).
Το ευέλικτο έργο είναι επίσης διαφορετικό εδώ. Δεν παρακολουθείτε πραγματικά την πρόοδο προς τον στόχο. Αντιθέτως, λύνετε εξαρτήσεις μεταξύ διαφορετικών ομάδων και τύπων δραστηριοτήτων. Ο στόχος είναι να διασφαλιστεί ότι καμία ομάδα δεν περιμένει άλλη ομάδα με τις δραστηριότητες προόδου.
Φυσικά, μπορεί να εμφανιστούν κίνδυνοι, αλλά στη συνέχεια η λύση πρέπει να αλλάξει το σχέδιο στο μέλλον, έτσι ώστε ο κίνδυνος να εξαφανιστεί αντί να βρει τη λύση στον κίνδυνο διατηρώντας παράλληλα το αρχικό σχέδιο.
Με άλλα λόγια, μια ευέλικτη εγκατάσταση του έργου χρησιμοποιεί κάθε δυνατό τρόπο για να αλλάξει το σχέδιο για να μην αντιμετωπίσει τους προβλεπόμενους κινδύνους, πράγμα που σημαίνει ότι η διαχείριση κινδύνου είναι προληπτική. Στην περίπτωση ενός έργου καταρράκτη, ανταποκρίνεστε στους κινδύνους αναδρομικά και προσπαθείτε να τους επιλύσετε στο συντομότερο δυνατό χρόνο, ενώ τηρείτε το αρχικό σχέδιο.
#6. Πλαίσιο Εφαρμογής
Η τακτική υλοποίησης για έργα καταρράκτη είναι προφανώς λιγότερο προβληματική από ό,τι για τα ευέλικτα έργα. Συνήθως, η μεθοδολογία του καταρράκτη είναι το status quo που οι άνθρωποι έχουν ήδη ασκήσει εδώ και πολλά χρόνια.
Από την άλλη πλευρά, τα έργα απαιτούν ευέλικτες πρακτικές μετασχηματισμού για να αλλάξουν τις συνήθειες, τη νοοτροπία και τους τρόπους εργασίας τους. Είναι μια δύσκολη και συχνά αρκετά μακροχρόνια διαδικασία. Οι εταιρείες επενδύουν σημαντικά ποσά χρόνου και πόρων για να διδάξουν τους ανθρώπους να προσαρμόζονται σε ευέλικτες διαδικασίες.
Τα οφέλη με τη μορφή της γρήγορης προσαρμογής στις μεταβαλλόμενες ανάγκες του πελάτη είναι σημαντικά, αλλά η αλλαγή της νοοτροπίας των ανθρώπων και του γενικού εργασιακού περιβάλλοντος είναι το πιο δύσκολο κομμάτι.
Τις περισσότερες φορές, είναι επίσης ο μόνος τρόπος για να παραμείνετε ικανοί στην αγορά, επομένως οι συμβιβασμούς ανταμείβονται με μεγάλη επιτυχία για όσους πετυχαίνουν.
Τελικές Λέξεις
Ας το πούμε ξεκάθαρα. Εκτός και αν έχετε έναν πολύ συντηρητικό πελάτη χωρίς μεγάλο κίνητρο να προσφέρει γρήγορα αποτελέσματα στην παραγωγή (για όποιους λόγους μπορεί να έχει γι’ αυτό), το καλύτερο στοίχημά σας είναι να αρχίσετε να διαμορφώνετε τις ευέλικτες ομάδες από την αρχή. Αυτό είναι κυριολεκτικά αδιανόητο στον σημερινό κόσμο. Αυτό ισχύει ακόμη και στην περίπτωση της παραδοσιακής εγκατάστασης συστημάτων on-premise. Ειδικά αν η ομάδα είναι νέα ή ξεκινά από την αρχή με πρωτότυπα άτομα, εξακολουθεί να είναι λογικό να μεταμορφωθούν οι διαδικασίες ώστε να ευθυγραμμιστούν με ευέλικτες μεθοδολογίες.
Τούτου λεχθέντος, εξακολουθώ να βλέπω έργα όπου οι άνθρωποι απλώς αρνούνται να ακολουθήσουν αυτό το είδος ευέλικτης διαδικασίας ή οποιαδήποτε άλλη οργάνωση, αλλά αυστηρά ειδική για τη φάση οργάνωση της εργασίας. Ακολουθούν τον συνηθισμένο δρόμο της ανάθεσης της εργασίας για συγκεκριμένο χρόνο και προϋπολογισμό. Στη συνέχεια, αναμένουν ότι το έργο θα ακολουθήσει αυτή τη ρύθμιση χωρίς αποκλίσεις από το σχέδιο και τα χρήματα (με διάφορα αποτελέσματα, συνήθως όχι καλά).
Αυτή είναι μια απόφαση που έχουν το δικαίωμα να πάρουν, αλλά τελικά με μια τέτοια απόφαση αποφασίζουν να μείνουν στο παρελθόν. Μπορεί να λειτουργήσει γι ‘αυτούς για κάποιο χρονικό διάστημα, αλλά είναι μόνο θέμα χρόνου μέχρι να μην λειτουργεί πια.
Στη συνέχεια, ρίξτε μια ματιά στο λεπτομερές άρθρο σχετικά με τον κύκλο ζωής δοκιμών Agile.